Petra Greiffenhagen, Inhaberin Pro Konzept / Geschäftsführungsbeauftragte Ratiodata IT-Lösungen & Services
Der Markt für Postbearbeitungslösungen wird neuerdings mehr denn je durch die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsabläufe getrieben. Das hat Auswirkungen auf den Maschinenpark von Unternehmen jeder Größenordnung.
Wir sprachen mit Petra Greiffenhagen, Inhaberin der Unternehmensberatung Pro Konzept und Geschäftsführungsbeauftragte bei Ratiodata IT-Lösungen & Services, über neue Technologien, Strategien und Produkte sowie Einsatzszenarien neuer Postbearbeitungslösungen.
Wenn sich Firmen derzeit für neue (digitale) Postbearbeitungslösungen entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Greiffenhagen: Beides ist der Fall. Kostendruck ist die eine Seite, die Beschleunigung der nachfolgenden Arbeitsprozesse aber oft der entscheidende Faktor für die Beschäftigung mit einem Posteingangsprojekt.
Gibt es Branchen, die leichter für eine Postbearbeitungslösung zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Greiffenhagen: Finanzdienstleister und Versicherer sind gute Kandidaten für eine solche Lösung. Überall da, wo Fristen in der Bearbeitungsdauer wichtig sind und schnelle Entscheidungen getroffen werden müssen, wie z.B. bei einem Versicherungsfall, gibt es gute Gründe für eine solche Lösung. Aber auch Krankenkassen entscheiden sich zunehmend für eine digitale Posteingangsbearbeitung.
Wodurch wird der Markt für Postbearbeitungslösungen getrieben und welche Trends sind zukunftstauglich?
Greiffenhagen: Getrieben wird dieser Markt vor allem durch den harten Wettbewerb in der extrem angespannten Situation auf den Märkten. Die Kundensicherung ist da mit Sicherheit ein wichtiger Faktor, und natürlich die mit der Verschlankung der Arbeitsprozesse einhergehenden Kostensenkungen. Dadurch, dass die Lösungen den Posteingang immer zuverlässiger digitalisieren und klassifizieren (Zuordnung nach Dokumententyp- oder -klasse) und auch automatisch indizieren (verschlagworten), sind sie nun vorbehaltlos einsatzfähig und zukunftstauglich geworden.
Postbearbeitungslösungen unterliegen ja einem gewissen technologischen Wandel. Würden Sie evtl. einem Kunden z.B. Leasing-Modelle empfehlen, damit der Gerätepool stets auf dem aktuellen Stand der Technik ist?
Greiffenhagen: Ich glaube, die Frage nach Leasing oder nicht ist eher zweitrangig für die Notwendigkeit der regelmäßigen Erneuerung des Geräte- und Softwareparks. Bei einer Inhouse-Lösung gibt es auch andere Methoden, um sich aktuell zu halten, z.B. über entsprechende Upgrade/Update-Verträge mit den Herstellern. Oder man wählt die Variante einer Nutzungsvereinbarung per Klick, d.h. es erfolgt eine stückpreisbezogene Abrechnung, wobei die Hard- und Software im Eigentum des Anbieters verbleibt.
Ist möglicherweise ein Dienstleister für Postbearbeitungslösungen für einen Kunden eine gangbare Alternative?
Greiffenhagen: Mit Sicherheit ist das eine gangbare Alternative, denn Dienstleister bieten das »Rundum- sorglos-Paket« an, d.h. keine eigenen Investitionen in Hard- und Software, kein eigener Aufbau von Know-how und keine Wartung. Allerdings sollte man bei der Auswahl des Dienstleisters stark darauf achten, dass dieser vertrauenswürdig ist, Erfahrung hat und entsprechende Referenzen und Zertifizierungen vorweisen kann.
Am PC einen Brief schreiben und ihn auf Knopfdruck an eine zentrale Stelle senden, die sich dann um Druck und Versand kümmert – es hört sich einfach an, aber gibt es wirklich schon so einfache und praxistaugliche Systeme?
Greiffenhagen: Ja, die gibt es. Verschiedene Output-Spezialisten kümmern sich genau darum und können somit die Briefe kostengünstiger versenden, als es einzelne Abteilungen oder im Falle der Dienstleistung das Unternehmen selbst tun könnte. Portooptimierung ist hier das Stichwort.
Wenn wir jetzt z.B. Rechnungseingangslösungen betrachten – welche Kosten ergeben sich hier typischerweise für ein Unternehmen? Und: Welche Einsparpotenziale gibt es hier?
Greiffenhagen: Die Unternehmensberatung Interim2000 hat vor einiger Zeit dazu eine Studie veröffentlicht. Eine innerhäusige Verarbeitung (Postöffnung bis hin zum Verbuchen) wurde hier mit Kosten von neun bis 13 Euro pro Rechnung im Durchschnitt ermittelt. Spezialisierte Dienstleister bieten dies auf dem Markt bereits für unter ein Euro an. Das Einsparpotenzial ist hier also enorm. Auch eine Inhouse-Lösung kann sich lohnen, allerdings eher bei sehr großen Volumina. Hier sollte man sich fragen, ob man dauerhaft die internen Ressourcen zur Pflege des Systems aufbauen kann und will.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im Postbearbeitungs-Segment zu rechnen?
Greiffenhagen: Der Trend geht mit Sicherheit dahin, dass sich mehr und mehr Firmen für eine intelligente Bearbeitung ihres Posteingangs entscheiden werden. Die angebotenen Lösungen werden immer ausgereifter und ermöglichen auch die Abbildung komplexer Geschäftsvorfälle und Regelwerke, z.B. bei der Rechnungseingangsbearbeitung. Die Sachbearbeiterprozesse werden nachhaltig unterstützt, was zu einer schnelleren und qualifizierteren Bearbeitung von Geschäftsvorfällen führt. Die Firmen profitieren davon nachhaltig. Mehr und mehr werden sich für das Outsourcing entscheiden, denn hier kann man mit festen Kosten kalkulieren. Die Hemmschwelle für das Outsourcing ist durch beispielhafte Anwendungen gesunken.