Engelbert Hörmannsdorfer
Papier und Digital existiert zunehmend parallel bereits bei vielen Unternehmen. Aber in den Postbearbeitungsstellen merkt man von der beginnenden Verschmelzung noch nichts. Oder vielleicht noch nicht allzu viel. Sicher ist: Unternehmen, die ihre Poststellen neu organisieren, haben die Möglichkeit, riesige Summen zu sparen. An dieses Geld kommen die Verantwortlichen allerdings nur, wenn sie bereit sind, alte Strukturen aufzubrechen und tiefgreifende Veränderungen bei Organisation und Struktur der hier startenden Prozesse vorzunehmen.
Die Technologien und Produkte dazu gibt es. Aber etliche Interviews zu unserem Schwerpunktthema »Postbearbeitung« ergaben freilich auch, dass es immer noch zu sehr menschelt – neue Technologien bedingen halt auch neue Prozesse. Und damit müssen althergebrachte Zöpfe abgeschnitten werden.
Dabei greift das von der ECM-Industrie propagierte Konzept, mit Hilfe eines Scanners den Posteingang zu digitalisieren und elektronisch zu verteilen – mal unter dem Schlagwort »digitale Poststelle«, mal unter dem Schlagwort »elektronischer Mailroom« – viel zu kurz. Es gehört mehr dazu: die Postbearbeitung ist komplett umzustellen. Es hört sich einfach an, ist aber doch letztendlich kompliziert.
Bedenken Sie: In der Poststelle wartet ein riesiger Schatz darauf, gehoben zu werden: Verantwortliche können Millionen einsparen – und neu investieren.
Engelbert Hörmannsdorfer, ChR ECMguide.de