Postbearbeitungslösungen sind gerade »in«. Zum einen verspüren Anwender gerade wegen der Wirtschaftskrise einen Kostendruck, der sie nun dazu veranlasst, sich mit diesen Lösungen näher auseinander zu setzen. Zum anderen sind mittlerweile viele Anwender zu der Erkenntnis gelangt, dass wegen immer höherer Mailing-Stückzahlen mehr Effizienz im Haus notwendig ist. Manche wollen jetzt auch die Weichen für die Zukunft stellen, ergab eine Umfrage von ECMguide.de unter Anbietern von Postbearbeitungs- und Rechnungseingangslösungen.

Täglich erhalten Unternehmen unzählige Dokumente per Briefpost. Deren manuelle Bearbeitung ist für Organisationen zeit- und kostenaufwendig. Deutlich effizienter ist das Erledigen dieser Arbeiten mit einer Postbearbeitungslösung, neuerdings vor allem mit einer digitalen. Daher gehen immer mehr Unternehmen dazu über, ihre Papierpost unmittelbar nach dem Eingang einzuscannen, um sie dann anschließenden Verarbeitungsprozessen digital zur Verfügung zu stellen. Sie profitieren von geringeren Kosten und können gleichzeitig Bearbeitungs- und Servicezeiten verkürzen. Doch sind diese Vorteile bereits beim Anwender angekommen?

»Posteingangslösungen helfen bei der Organisation und Vereinfachung von Abläufen. Natürlich werden dabei auch Kosten eingespart, der Fokus liegt jedoch auf der Qualitätssteigerung und Prozesseffizienz.« So sieht es Ralf Klinkhammer, Senior Manager Product Management für die Business-Line ECM bei Beta Systems Software. »So wird, auch unter Compliance-Sicht, die eingehende Post – elektronisch oder auf Papier – den immer gleichen Verarbeitungsregeln unterworfen. Diese organisatorische Unterstützung sorgt für eine höhere Effizienz der Sachbearbeiter, die sich dann um ‚falsche Empfänger’ nicht mehr kümmern müssen. Gleichzeitig behält das Unternehmen vollständigen Überblick, wo und in welchem Stadium sich welches Poststück befindet.« Die bessere Auslastung hilft nach Meinung von Klinkhammer den Unternehmen auch, bei wieder erstarktem Geschäft ohne zusätzlichen Personalaufwand auszukommen: »Hier liegt dann der weitaus größere Teil der Kostensenkung. Somit stellen Posteingangslösungen die richtigen Weichen für die Zukunft und dienen als Initialzündung für weitere Hilfestellungen durch DMS- und Workflow-Lösungen.

Für Jürgen Küpper sind es dagegen sowohl Kostengründe als auch das Stellen von Zukunftsweichen, die derzeit für solche Lösungen sprechen. »Meist handelt es sich um eine Kombination aus beiden Gründen«, sagte der General Manager DMTi Central & Northern Europe bei Pitney Bowes. »Gerade im Bereich der Hochleistung geht es zum einen um Effizienz – immer größere Mengen zu günstigeren Preisen. Zum anderen steigen aber auch die Qualitätsansprüche deutlich. Ein Kunde möchte die Sicherheit haben, dass ein Poststück rechtzeitig und vollständig bearbeitet und auch versendet wurde, und er will das auch kontrollieren können. Des Weiteren gibt es im Bereich Direct-Marketing und speziell Transpromo einen wachsenden Bedarf nach inhaltlich gestalteten, individualisierten Anschreiben, auch wenn sie mehr kosten.« Die Investition lohne sich aber, argumentiert Küpper, »da diese Schreiben beim Kunden besser ankommen«.

Klaus Gettwart, Geschäftsführer von Mailconsult, sieht es etwas differenzierter: »Die Gründe sind sehr unterschiedlich. Es sind kurzfristig verbesserte Service-Levels oder bessere Zeiten bei den Bearbeitungsprozessen und in der Folge bessere Kostenstruktur.« Kosteneinsparungen ergeben sich nach Meinung von Gettwart jedoch im Gesamtprozess und »weniger in der Poststelle selbst«.

Ähnlich sieht es auch Thomas Rick, Geschäftsführer bei Behrens & Schuleit: »Unternehmen integrieren eine digitale Postbearbeitungslösung, um ihre Prozesse zu optimieren und damit Kosten zu senken. Damit stellen sie gleichzeitig die Weichen für die Zukunft. Sie profitieren zusätzlich von mehr Transparenz, sicherem Dokumentenzugriff und einem verbesserten Kundenservice.«

Ausführlicher differenziert es Frauke Artz. »Investitionen in neue Postbearbeitungslösungen haben verschiedene Gründe: Neben dem turnusmäßigen Austausch vorhandener Geräte gegen State-of-the-Art-Lösungen sind auch angestrebte Prozessverbesserungen, die Professionalisierung des Output-Managements – etwa durch unsere Software-Lösung »PrintMachine« – oder schlichtweg das Unternehmenswachstum treibende Kräfte für die Investitionen«, erklärt die Leiterin Marketing Kommunikation bei Neopost. »Zweifellos ist die neue Postbearbeitung Voraussetzung für eine zeitgemäße Kommunikation nach außen und innen; sie sichert damit die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Umso besser, dass sich solche Investitionen insbesondere auch durch attraktive Hersteller-Leasingangebote rechnen.« Damit werde vielen Kostendiskussionen von vornherein der Wind aus den Segeln genommen, betont Artz.

Professionalisierung des Output-Managements

Auch Daniel Izsak plädiert für eine granularere Unterscheidung: »Es kommt maßgeblich auf die Größe der Unternehmung und das tägliche Volumen an«, meint der General Manager Europa & Afrika von Anydoc Software. »Es geht den Unternehmen nicht primär darum, Mitarbeiter im Postbüro einzusparen. Viel wichtiger ist es ihnen, die Gesamtkosten der jeweiligen Gesamtprozesse im Fokus zu halten.« In diesem Kontext erkennt er diesen Trend: »Der digitale Posteingang ist dabei lediglich der Schlüssel zu einer umfassenderen BPM-Strategie.«

Raimund Schlotmann

Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella Information in Deutschland, glaubt, dass trotz des aktuell herrschenden Kostendrucks bei den Anwendern der Blick für die Zukunft nicht verstellt ist: »Natürlich sehen sich viele Unternehmen heute mehr als noch vor ein bis zwei Jahren einem steigenden Kostendruck gegenüber. Dennoch wollen Unternehmen es gerade in dieser Situation nicht versäumen, die Weichen für die digitale Zukunft zu stellen. Der Anteil elektronischer Sendungen wird in den nächsten Jahren weiter steigen, ohne dass dabei der klassische Brief verschwinden wird. Gerade deshalb ist es wichtig, beide – Versand und Empfangskanäle – problemlos und über denselben Prozess abzudecken, etwa über einen Dienstleister, der ein Komplettpaket anbietet.« Dies ermögliche, so Schlotmann, »sofortige Kostenersparnisse« sowohl bei klassischen Papierbelegen als auch elektronischen Dokumenten sowie die Möglichkeit »flexibel von einem auf das andere Format umzustellen«.

Einsparpotenzial: Rechnungseingang

Wenn Anwender richtig sparen wollen – und dabei auch noch die Effizienz ihres Unternehmens steigern wollen – dann kommen sie um eine Rechnungseingangslösung eigentlich nicht herum. Die Vorteile sind mannigfaltig. Vor allem ist es die Zeiteinsparung gegenüber manueller Bearbeitung und der Abfertigung auf Papier. Außerdem werden auch noch Unterbrechungen durch Abwesenheiten vermieden.

»Verschiedene Studien belegen, dass die Umstellung auf elektronische Rechnungseingangsbearbeitung für die europäischen Unternehmen Milliarden-Ersparnisse bewirken würden. Allein in Deutschland werden Schätzungen zufolge pro Jahr etwa sechs Milliarden Rechnungen auf dem Postweg versendet«, erläutert Karsten Renz, Geschäftsführer beim Berliner ECM-Softwarehaus Optimal Systems. »Etwa 80 bis 90 Prozent der damit verbundenen Kosten könnten durch elektronische Rechnungsverarbeitung eingespart werden. Dabei reden wir hier nur über Versandkosten! Oft werden andere Kostenverursacher vergessen, nämlich welche Kosten entstehen, wenn Post liegen bleibt, wenn Fristen nicht eingehalten werden und so weiter und so fort.«

Diese Frage, wie viel man tatsächlich einsparen kann, ist nach Meinung von Peter Buckmann »sehr komplex«, da man unterscheiden müsse, wie tief man den Prozess des Rechnungseingangs betrachten will. »Allein die Bearbeitung bis in das ERP-Format des Rechnungsempfängers mit Umsetzung der Medienbrüche, ganz gleich ob die Rechnung als Hardcopy oder elektronisch als PDF mit Signatur eingeht, kann bereits sehr kostspielig sein und jenseits von drei bis vier Euro liegen«, rechnet der geschäftsführende Gesellschafter bei Pegasus Mail vor. »Hinzu kommen Prozesse der Rechnungsprüfung auf Plausibilität etc. Wesentlich umfangreicher sind die Prüfprozesse in Bezug auf Lieferumfang und Bestellungsabgleich. Allein das Verknüpfen von Rechnung und Lieferschein sowie die Zuordnung der zu prüfenden Fachabteilung kann bereits sehr aufwendig sein. Hier können intelligente Dienstleistungen ein wahrer Segen sein.«

Ralf Dänzer

Ralf Dänzer, Business Development Manager Records Management bei Océ-Deutschland Business Services, weiß von interessanten Studien: »Auf internationaler Ebene existieren verschiedene Studien, die die Kosten für die komplette Verarbeitung einer Rechnung von der Annahme des Papiers über die Kontrolle nach §14 UStG bis hin zur fertigen Verbuchung in SAP betrachtet haben. Dabei reichen die Untersuchungsergebnisse von zirka acht Euro bis 20 Euro. Der Durchschnitt lag meist um die 14 Euro. Aus eigenen Erfahrungen können wir diesen Wert bestätigen.« Werde ein Dienstleister eingesetzt, der die entsprechenden Prozesse übernimmt, könne dies zu einer Reduzierung des Werts pro Rechnung um gut 35 bis 40 Prozent führen. »Das klingt hoch, ist aber tatsächlich realistisch«, betont Dänzer.

Auch Petra Greiffenhagen, Inhaberin der Unternehmensberatung Pro Konzept und zugleich Geschäftsführungsbeauftragte bei Ratiodata IT-Lösungen & Services, berichtet Ähnliches: » Die Unternehmensberatung Interim2000 hat vor einiger Zeit dazu eine Studie veröffentlicht. Eine innerhäusige Verarbeitung (Postöffnung bis hin zum Verbuchen) wurde hier mit Kosten von neun bis 13 Euro pro Rechnung im Durchschnitt ermittelt. Spezialisierte Dienstleister bieten dies auf dem Markt bereits für unter ein Euro an. Das Einsparpotenzial ist hier also enorm.« Freilich könne sich auch eine interne Lösung weiterhin lohnen, allerdings eher bei sehr großen Volumina. »Hier sollte man sich fragen«, meint Greiffenhagen, »ob man dauerhaft die internen Ressourcen zur Pflege des Systems aufbauen kann und will.«

Welche Branchen besonders davon profitieren

Im Prinzip können zwar alle Branchen und Industrien von digitaler Postbearbeitung profitieren. Aber Thomas Gabel, Geschäftsführer beim Xerox-Consulting-Partner Thomas Gabel Consulting TGC, kann einige Segmente identifizieren, die etwas mehr Vorteile davon haben. »Das sind Branchen mit hohem Privatkundenanteil wie Telekommunikation oder Energieversorger. Speziell auch Bereiche, für die die Einhaltung von Service-Level-Agreements eine Rolle spielt«, erläutert Gabel. »Dann Branchen mit hohem Rechnungsaufkommen sowie Branchen, die rechtlichen Auflagen wie SOX unterliegen und die Archivierungspflichten einhalten müssen. Außerdem Branchen mit einer hohen Anzahl von Verträgen wie Mietwagenfirmen, Versicherungen etc. Grundsätzlich alle Unternehmen, in denen dokumentenbezogene Prozesse nach einem gleichen oder ähnlichen Schema ablaufen und die sich daher automatisieren lassen, wie zum Beispiel bei Versicherungen.

Die Gründe dafür seien vielfältig: Kosteneffizienz, Automatisierung von redundanten Prozessen, Prozessoptimierung, Umweltaspekte (z.B. entfällt bei mehreren Sachbearbeitern die Notwendigkeit, Akten zu kopieren) sowie die Einhaltung von SLAs und Rechtsvorschriften. »Ein weiterer Schritt ist die Möglichkeit zur Analyse von Inhalten mittels Business-Intelligence«, betont Gabel. »Darauf wiederum kann eine Performance-Management-Lösung aufsetzen, die eine auf validen Informationen basierende Unternehmenssteuerung ermöglicht.«