In der Poststelle wartet ein riesiger Schatz darauf, gehoben zu werden: Verantwortliche können Milliarden einsparen ... und neu investieren.
von Christian Raum
Durch die neue Organisation der Poststellen haben die Unternehmen die Möglichkeit riesige Summen zu sparen. An dieses Geld kommen die Verantwortlichen allerdings nur, wenn sie bereit sind alte Strukturen aufzubrechen und tiefgreifende Veränderungen bei Organisation und Struktur der hier startenden Prozesse vor zu nehmen.
Dabei greife das von der ECM-Industrie propagierte Konzept mit Hilfe eines Scanners den Posteingang zu digitalisieren und elektronisch zu verteilen – mal unter dem Schlagwort »digitale Poststelle«, mal unter dem Schlagwort »elektronischer Mailroom« viel zu kurz. »Papier und Digital wird in den kommenden Jahren parallel existieren«, unterstreicht ein Teilnehmer des Berliner DMS-Roundtables. Nur wenige Organisationen könnten tatsächlich innerhalb kurzer Zeit die Postbearbeitung komplett umstellen.
Der Berliner DMS-Roundtable fand Anfang der Woche erstmals nach einer Pause wieder statt. Zu der Veranstaltung wird in Zukunft »ecmguide.de« gemeinsam mit Anbietern aus der ECM-Industrie einladen.
Kosten-Nutzen-Rechnung bei der Postbearbeitung
Die digitale Bearbeitung der Prozesse sei zunächst nur an der Stelle sinnvoll, an der ein deutliche Kosten-Nutzen-Rechnung erstellt werden könne. Und dabei gehe es – auch das wird von der ECM-Branche häufig vergessen – sowohl um den Weg der Briefe in das Unternehmen hinein, wie aus der Firma heraus.
»Ein entscheidendes Problem der Poststellen ist, dass hier wenige Leute über viele Millionen Euro Porto entscheiden«, kritisieren die Teilnehmer. »Und auf Grund von Erfahrungen aus der Vergangenheit müssen wir oft in Frage stellen, ob die Mitarbeiter ausreichend qualifiziert sind, mit solch hohen Summen umzugehen«.
Tabuthema Portokosten
Dies sei einerseits in vielen Unternehmen ein Tabu, habe aber bei genauer Betrachtung konkrete Hintergründe: »Über Jahrzehnte war das Porto eine Art Steuer, die man für die Beförderung seiner Post zahlen musste. Es waren Kosten die das Unternehmen zahlen musste, egal wer dafür verantwortlich zeichnete und wer die Post bearbeitet.« So kam auch das böse Wort der »Sozialstation Poststelle« zustande.
Heute hätte sich die Situation gründlich geändert. Sollten die Post-Dienstleister ab dem kommenden Jahr die Rabatte der Post erhalten und sie an ihre Kunden weiter geben, könnte das eine Revolution bei der Postbearbeitung bringen.
Post-Rabatte weitergeben
Denn dann ließen sich mit Hilfe von Porto-Optimierung bis zu 20 Prozent der Kosten für die Beförderung unmittelbar sparen. Weitere Einsparungen brächten Verbesserungen beim zentralen Einkauf von Verbrauchsgütern, Bündelung der Druckaufträge oder die Übergabe der gesamten Poststelle und der nach folgenden Prozesse an einen Dienstleister.
Wenn das gesparte Geld erst einmal auf dem Tisch liegt, stellt sich die Frage, wie es sinnvoll wieder investiert werden kann. Auch hierfür haben die Unternehmen am Tisch eine Lösung: Verantwortliche könnten die Prozesse, die sich an den Posteingang anschließen weiter digitalisieren und somit optimieren. Und auch der Postversand kann durch neue Produkte und Konzepte verbessert werden: Multichannel, Individualisierung oder Farbdrucken sind hier wichtige Zukunftsthemen.
Hier entwickelt sich ein Markt, die Anbieter dieser neuen Systeme – Hersteller, Berater, Dienstleister – bereits erkannt haben. Und auf dem sie in den kommenden Jahren mehrere Milliarden Euro umsetzen wollen.
Erstmals diskutierten Anbieter von digitalem Dokumenten-Management-Systemen gemeinsam mit Experten aus der analogen, papierbasierten Dokumenten-Verarbeitung. Erstaunlich ist, dass beide Seiten ein ähnliches Verständnis vom Markt haben und sich ähnliche Produkte und Dienstleistungen für ihre Zukunft vorstellen können.