Zum Roundtable in Berlin trafen sich auf Einladung des Internetmagazins ECMguide.de und BancTec Anbieter aus dem Bereich der Postbearbeitung. Thema der Diskussion waren analoge und digitale Prozessabläufe und Lösungen. Logistik- wie IT-Dienstleister sehen in diesem Markt als Anbieter von Outsourcing-Leistungen gute Verkaufschancen. Die Angebote gehen über die reine Organisation des Posteingangs hinaus – etwa wenn ein Logistikunternehmen seinen Kunden anbietet, die gesamte Kreditorenbuchhaltung als Outsourcing-Leistung zu übernehmen.
von Christian Raum
Die Teilnehmer
Das Digitalisieren, das automatische Auslesen und die Weiterleitung der Dokumente in den elektronischen Workflow gilt in einigen Unternehmen bereits als bewährter Prozess – zumindest für bestimmte Teile des Posteingangs wie etwa Rechnungen. In einem zukünftigen Schritt möchten viele Verantwortliche ihren so genannten »Digital Mailroom« weiter optimieren. Etwa indem sie Informationen aus den Dokumenten auslesen und automatisch in die nachfolgenden Applikationen übergeben oder weitere Teile der eingehenden Post elektronisch bearbeiten. Andere Unternehmen betreten heute erst dieses Neuland und beginnen damit die Prozesse in ihrem Posteingang zu überdenken.
Mit dem Überdenken ist zunächst einmal ein Umdenken verbunden. Denn in vielen Unternehmen sieht die Poststelle heute ganz traditionell aus. Die Post erreicht das Unternehmen in Papierform, wird von den Mitarbeitern entgegengenommen, einzelnen Abteilungen und Ansprechpartnern zugeordnet und verteilt. Die Ausgangspost wird gesammelt, frankiert und meist bei der Deutschen Post eingeliefert. Gleichzeitig übernehmen die Mitarbeiter unternehmensinterne Serviceleistungen wie das Verteilen von Verbrauchsmaterial oder den Telefondienst.
Doch die alten Strukturen brechen auf: Die Post wird auf die Dauer ihr Monopol für den Brieftransport verlieren. Das bedeutet, dass – wie an einigen Standorten bereits geschehen –Konkurrenz kostengünstige, interessante Angebote macht. Die soziale Infrastruktur in den Poststellen selbst ändert sich und damit die so genannte »Portokassenmentalität«. Sie weicht einem Dienstleistungsanspruch gegenüber dem eigenen Unternehmen.
Traditionell tragen die Mitarbeiter das Papier zu den zuständigen Kollegen an die Schreibtische. Aber mehr und mehr Unternehmen setzen auf die frühe elektronische Erfassung der Dokumente. Damit zieht Hightech in die Poststellen ein: Scannen, elektronisch erfassen, Inhalte erkennen, indizieren und digital weiter bearbeiten.
Wie hoch das Einsparpotenzial ist, macht eine Studie deutlich, die die Fachhochschule Münster gemeinsam mit Pegasus Mail und MailConsult zur »Postlogistik im Mittelstand« erstellt hat. Ein Ergebnis: In den Unternehmen mit hohem Postaufkommen gibt es großen Bedarf an der Zusammenführung der papiergebundenen Prozesse mit den digitalen Strukturen – wie elektronischem Archiv oder DMS-Workflow. Durch deren ganzheitliche Integration ergeben sich für die kommenden Jahre Einsparpotentiale von mehreren Milliarden Euro, so das Resümee der Forscher.
»Wichtigste Voraussetzung für die Realisierung dieser Synergien ist die Nutzung der Poststelle als Profit-Center ‚Digitalisierungsschnittstelle‘«, erläutert Peter Buckmann, Geschäftsführer bei Pegasus Mail. »Denn hier ist das entsprechende Know-how angesiedelt oder es sollte intelligenterweise hier angesiedelt werden.«
»Besonders die größeren, industriell organisierten Unternehmen sind bei diesen Erkenntnissen der Optimierungsmöglichkeiten weiter als der Mittelstand«, berichtet Buckmann. »Dort ist der Druck, etwas zu tun, schon seit mehreren Jahren sehr hoch. Die Aufklärung des Mittelstands, die bisherige ‚Portokasse‘ explizit auf den Prüfstand zu stellen, ist der derzeitige Schwerpunkt unserer Arbeit. Damit helfen wir dem Mittelstand seine Potenziale erfolgreich auszuschöpfen. Als Dienstleister, der Services rund um die Poststelle im Kerngeschäft anbietet, bemühen wir uns die Prozesse des Paperhandlings genau zu analysieren und intelligent zu verbessern.«
Mehr Aufmerksamkeit für die Postlogistik zahlt sich in den Unternehmen aus. »Die Poststellen haben einen wesentlichen Anteil an der Kommunikation zwischen Unternehmen, mit Kunden und hausintern, da die eingehenden Dokumente immer Ausgangspunkte für Geschäftsprozesse sind«, sagt Ralf Kastner, Business Development, BancTec. »Wenn ein Unternehmen früh und zentral ansetzt, Dokumente elektronisch zu erfassen, bereitzustellen und deren Inhalte möglichst intelligent digital zu erschließen, verfügt es über ein großes Optimierungspotenzial. Dann kann es die nachfolgenden Geschäftsprozesse sehr effizient steuern.« Es gibt ein breites Entwicklungsfeld für interne Poststellen und externe Dienstleister, ist sich Kastner sicher.
Die Roundtable-Teilnehmer sind sich einig: Heute gibt es noch keine Definition, wie genau eine digitale Poststelle in der Zukunft aussehen wird oder kann. Vielversprechende Potenziale sehen aber alle Anbieter, sowohl aus dem analogen als auch aus dem digitalen Umfeld. »Wir beraten Unternehmen bei der Optimierung ihres Paperhandlings und blicken zunächst auf das aktuelle manuelle Poststellengeschehen. Wir beziehen jedoch stets von Anfang an alle Aspekte von Post – papiergebundener genau wie elektronischer – in unsere Analyse mit ein. Es ist sehr interessant, dass Vertreter digitaler Lösungen ähnliche Herausforderungen sehen«, freut sich Bernd Karnatz, Gesellschafter, MailConsult. »Die ganzheitliche Betrachtung der Prozesse ist besonders wichtig. Es reicht im Unternehmen zum Beispiel nicht, die Geschäftsführer zu überzeugen und Veränderungsentscheidungen topdown zu platzieren. Für erfolgreiche Projekte müssen die Menschen im Betrieb, die verabredeten Prozessinhalte mit Leben füllen. Ihre Motivation zählt.«
Und es zählt, was die Kunden überhaupt kaufen können. Denn, wie Ralf M. Ruthardt von der Seeburger AG unterstreicht: »Es hat in den letzten Jahren noch keine nachhaltige Technologie gegeben, die eine wirklich durchgängige digitale Lösung für den gesamten Posteingang bietet. Oft wurden und werden einzelne Themen bearbeitet. Für eine umfassende Lösung müssen wir aber die Posteingangsstelle im Kontext sehen mit vielen Fachabteilungen, die unterschiedliche Anforderungen stellen, und zusätzlich im Kontext mit dem IT-Umfeld.«
»Wenn wir als von außen kommende Partner da etwas bewegen wollen, müssen wir in den Unternehmen sehr heterogene Gruppen ansprechen und das Experten-Know-how mit den verschiedenen Blickwinkeln berücksichtigen. Da bedarf es Lösungsanbietern, wie der Seeburger AG, die sehr umfassend auftreten können.«, so Ruthardt weiter.
Viele Anbieter haben erkannt, dass sie sich ein Netzwerk schaffen müssen. Nur so können sie die vielfältigen Kundenwünsche erfüllen. Aus dieser Erkenntnis heraus – ein einzelnes Unternehmen kann niemals den gesamten Bedarf eines Kunden abdecken – halten alle Teilnehmer den umfassenderen Blickwinkel für zukunftsweisend.
»Vor einigen Jahren wünschte sich einer unserer Kunden, dass es für seine Rechnungseingangsbearbeitung einen Dienstleister gibt, der alle Rechnungen aller Formate – egal ob Fax, E-Mail, Papier oder EDI – gemeinsam hostet und in ein einziges digitales Format transferiert. Die aufbereiteten Daten sollten dann in das unternehmenseigene ERP-System gegeben werden und die Fakturierung automatisiert ablaufen«, berichtet Steffen Tampe, Principal bei BearingPoint. »Das Unternehmen wollte alle Verarbeitungsschritte outsourcen, die nicht für das Rechnungswesen relevant sind – wie Postlogistik und Brieftransport.«
BearingPoint begab sich auf die Suche nach dem passenden Dienstleister. Niemand sah sich in der Lage alle Wünsche zu erfüllen. Die Diskussion zog sich über vier Jahre hin. Dann griff die Deutsche Post die Idee wieder auf und sieht sich heute fähig, die Anforderungen zu erfüllen. Sie ist international aufgestellt, verfügt über die notwendige Logistik, und kann Brieflogistik verbinden mit Datenverarbeitung und Zahlungsverkehr. »Im kommenden Jahr wird die Post mit diesem IT-basierten Angebot auf den Markt kommen: die Abwicklung des gesamten Rechnungseingangs einschließlich des Buchens im ERP-System des Kunden«, berichtet Tampe.
Mit diesem Angebot steht sie nicht allein. Die Telekom AG hat die Bearbeitung ihres Rechnungseingangs zentral zusammengeführt und dafür ein so genanntes »Shared Service Center« aufgebaut – laut Kastner unterstützt von BancTec. Das Center übernehme die Bearbeitung der Eingangsrechnungen als Dienstleistung für alle Konzerntöchter: Posteingang, Scannen und Prüfen. »Die Telekom erbringt diesen Service inzwischen auch für andere Kunden. Sie scannt und analysiert deren Rechnungen und übergibt sie als Datensatz weiter«, erklärt Kastner. »Entscheidend ist die Bereitschaft den Prozess outzusourcen und die nimmt allmählich zu.«
Schaut man sich in Europa um, gibt es weitere Beispiele für den Wandel in der Postverarbeitung. Auch ein Projekt der Dänischen Post baute BancTec mit auf und unterstützte mit Hard- und Software sowie Tools und Know-how für die elektronische Dokumentenverarbeitung und Workflow. Beauftragt ein Unternehmen die Post seinen Posteingang zu übernehmen passiert folgendes: Zunächst wird die Post geöffnet und mit BancTec-Scannern eingescannt. Anschließend klassifiziert das Software-Modul eFIRST capture die gesamte Post automatisch. Die Inhalte werden, abhängig vom Dokumenttyp, durch das Capture-Modul extrahiert. Gleichgültig, ob strukturierte Dokumente wie Formulare in die Poststelle kommen, oder gänzlich unstrukturierte Briefe.
Im Anschluss daran leitet die Dänische Post die Informationen im XML-Format elektronisch an den Outsourcing-Kunden weiter und speist sie in die jeweils relevanten Workflows ein. Die Post kommt elektronisch - die Zukunft lässt grüßen.