Intelligente Datenerfassung hilft neue rechtliche Vorgaben im Laborbereich zu erfüllen und Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Beim Medizinischen Versorgungszentrum (MVZ) Koblenz kommt eine neue Lösung aus Hochleistungsscannern und Formularlesesystemen bereits produktiv zum Einsatz.
Von Siegfried Dannehl, Freier Journalist
Auomatisierte Blutanalyse generiert bis zu 6.000 Belege pro Tag. (Bild: Inotec)
Gestiegene Anforderungen
Früher – früher war irgendwie alles anders. »Früher konnte der Prozess der Datenerfassung mit überschaubarem technischem Aufwand durchgeführt werden«, erläutert Christopher Asp, Geschäftsführer von AB+M, einem Spezialisten für Formularlesesysteme. Die Auftragsvordrucke waren standardisiert angelegt, enthielten keine patientenspezifischen Daten und konnten daher leicht mit einem einfachen System ausgelesen werden.
Die seit einem Jahr geltende direkte Leistungsabrechnung zwischen LGen und KVen erfordert allerdings den Einsatz neuer Anforderungsscheine. Neben der Markierung der gewünschten Laboratoriumsuntersuchungen beinhalten sie umfangreiche Angaben zum jeweiligen Patienten wie beispielsweise Name, Geburtsdatum, Versicherungsnummer, aber auch medizinische Angaben zum Zweck der angeforderten Analyse.
»Die Belege besitzen einen farbigen Hintergrund und sind mit Barcode ausgestattet«, beschreibt Asp die neuen Rahmenbedingungen für die Datenerfassung. »Die Druckqualität auf den Anforderungsscheinen schwankt beträchtlich mit dem Ergebnis, dass einzelne Informationen nur schwer lesbar sind.«
Wettbewerbsfähigkeit stärken
Trotz Zeitdruck ist höchste Genauigkeit bei der Probenanalyse gefragt.
(Bild: Inotec)
Als Kriterien für die gesuchte Erfassungslösung nennt er Schnelligkeit, Zuverlässigkeit und Zukunftssicherheit. Etwa 70 Touren mit jeweils Hunderten von Blutröhrchen treffen jeden Mittag im MVZ ein. Dies entspricht einem Volumen von bis zu 6.000 Belegen pro Tag. Zwischen 13.00 Uhr und 17.00 Uhr finden die Haupterfassung der Auftragsdaten und die Analyse der Proben statt. Das Ziel ist es, die Befunde den Ärzten noch am selben Tag zur Verfügung zu stellen.
Bei allem Zeitdruck ist höchste Genauigkeit bei der Informationsverarbeitung und Probenanalyse gefragt. »Denn jeder Fehler führt zu höheren Kosten und zu einer niedrigeren Kundenzufriedenheit«, betont Walscheid. Schließlich muss die Erfassungslösung Arbeitsspitzen sicher bewältigen und mit einem wachsenden Belegvolumen Schritt halten.
Höchstmöglicher Automatisierungsgrad
Die beim MVZ implementierte Formularerkennungslösung stammt von AB+M und trägt diesen Kriterien Rechnung. Sie besteht aus einem Cluster-Server, das heißt zwei redundant ausgelegten Servern mit jeweils acht Prozessoren, zwei Scanner-Arbeitsplätzen, ausgestattet mit jeweils einem InoTec-»Scamax«-Hochleistungsscanner sowie leistungsfähiger Scan- und Erkennungs-Software.
Um einen hohen Durchsatz und beste Erkennungsraten zu erreichen, sind die eingesetzten Inotec-Scanner von entscheidender Bedeutung. »Nur ein Image in Topp-Qualität sowie ein robustes Beleghandling führen zu einem höchstmöglichen Automatisierungsgrad«, erklärt AB+M-Geschäftsführer Asp. Dank der standardisierten Gigabit-Netzwerk-Schnittstelle sind die Scanner in der Lage, hoch aufgelöste, unkomprimierte und damit kapazitätsintensive Farbimages schnell zu übertragen.
Roh-Bilddaten werden in Scan-Applikation vorbereitet
Herausforderung Datenerfassung: Druckqualität auf den Anforderungsscheinen schwankt beträchtlich. (Bild: Inotec)
Bilddaten und Barcode-Ergebnisse werden zusammen als Datenobjekt in eine Datenbank eingetragen. Ein solcher Datensatz durchläuft dann nacheinander die optische Markierungs- und Schriftenerkennung (OMR und OCR). Verläuft die Inhaltsprüfung positiv, erfolgt eine erste Teildatenübertragung an das Zielsystem. Andernfalls geht der Datensatz erst zur manuellen Korrektur. Dabei wird eine spezielle Applikation (Korrekturmaske) eingesetzt, die auf zehn Arbeitsplätzen zur Verfügung steht und in der Bild(er) und Erkennungsergebnisse zu einem Beleg angezeigt werden.
Am Ende des Erkennungsprozesses landen die gesamten Daten im Laborinformationssystem (LIS), das die Analysegeräte steuert. Die Ergebnisse der Blutuntersuchung werden an das LIS zurückgespielt und von dort per Fax oder Datenfernübertragung (DFÜ) den Ärzten bereit gestellt.
Investition gelohnt – Compliance im Griff
Walscheid ist mit der Erkennungsleistung und dem Automatisierungsgrad der Datenerfassungslösung sehr zufrieden. Gleichzeitig hebt er die hohe Laufstabilität und Ausfallsicherheit des eingesetzten IT-Systems hervor: »Die Investition hat sich bereits jetzt gelohnt. Walscheid zieht er ein positives Fazit und sieht das MVZ im Markt bestens positioniert: »Dank moderner IT-Systeme erfüllen wir die neuen Compliance-Anforderungen und stärken gleichzeitig unsere Wettbewerbsfähigkeit.«
An eine Ausdehnung des Formularerkennungskonzepts ist bereits gedacht. »So kann auch der Facharzt-Laborzweig die neuen Datenerfassungssysteme zur Effizienzsteigerung gewinnbringend einsetzen«, erklärt Walscheid. »Insbesondere beim Einsatz der neuen Kombi-Anforderungsscheine bietet sich der Vorteil, Patienteninformationen intelligent zu verknüpfen.«
MVZ für Laboratoriumsmedizin
Im Jahr 1948 als chemisches Labor gegründet, wurde das MVZ mit Sitz in Koblenz im April 2006 in ein Medizinisches Versorgungszentrum für Laboratoriumsmedizin umgewandelt und ist heute eine der größten Analyse-Dienstleister in Rheinland-Pfalz. Das Facharztlabor umfasst alle Bereiche der Labormedizin. An das MVZ angegliedert ist eine Laborgemeinschaft mit weit über tausend Mitgliedern. Das MVZ beschäftigt ca. 240 Mitarbeiter.
Inotec
Inotec GmbH mit Sitz im hessischen Wölfersheim entwickelt und produziert Hochleistungsscanner seit 1992. »Made in Germany« gehört für Inotec zur Unternehmensphilosophie: die komplette Produktkonzeption und -herstellung, von den ersten Prototypen bis zur Serienfertigung, findet am Standort Deutschland statt. Die »Scamax«-Scanner der 4x2-Serie sind dafür konzipiert, große Belegmengen und extrem heterogenes Beleggut schnell, sicher und in hoher Image-Qualität zu erfassen.