OCR-Lösung für Kölner Studentenwerk Bild: Alos
Das beratende Systemhaus für ECM-und DMS-Lösungen
ALOS hat die Dokumentenmanagement-Software
»OCR for AnyDoc« in der Abteilung Gebäude-Management des Kölner Studentenwerks implementiert. Die Lösung unterstützt die Mitarbeiter bei der Erfassung handschriftlich ausgefüllter Arbeitsaufträge, die bei Wartungsarbeiten oder größeren Reparaturen in den vom Studentenwerk betreuten Gebäuden auftreten. Jedem Auftrag wird ein eigens dafür kreiertes Formular zugeordnet, in dem ein Barcode, die Arbeitszeit, die Arbeitsleistung und weitere spezifische Informationen aufgeführt werden. Bislang wurden diese Formulare zwar eingescannt, die Werte der für das Rechnungswesen relevanten Felder mussten aber manuell eingetragen werden, was zu erhöhten Personalkosten führte. Durch das automatische Auslesen der Dokumente entfällt dieser Prozess.
OCR for Anydoc erkennt automatisch die Strukturen des Layouts und liest die entsprechenden Formularzonen aus. Zusätzlich verfügt es über ein Qualitätsverfahren, das den gescannten Bereich je nach Anforderungen weiterbearbeitet. So können Formulare aufgehellt, entzerrt oder bereinigt werden. Zudem werden schlecht lesbare Zeichen automatisch ergänzt und störende Linien entfernt. »Die Beratung und Programmierung zur genauen Strukturierung der Formulare bildete die Grundlage für das korrekte Auslesen der Werte. ALOS hat diese Aufgabe mit überzeugend hoher Kompetenz gelöst. Wir konnten den gesamten Arbeitsprozess optimieren und unseren Kundenservice enorm verbessern«, berichtet Cornelia Draschner, Leiterin der IT-Abteilung beim Kölner Studentenwerk.
Durch eindeutige Zuordnung können Daten im »DocuWare-Archiv« abgelegt und für alle relevanten Nutzer zugänglich gemacht werden. Anfragen und Auskünfte über den Status einer Reparatur können somit schneller bearbeitet werden. Desweitern unterstützt die automatische Weiterverarbeitung das Rechnungswesen durch Zuordnung der abzurechnenden Arbeitsstunden auf die verschiedenen Kostenstellen.