Scanner: Markt und Entwicklung

Die digitale Dokumentenerfassung vereinfacht die Archivierung, Weiterverarbeitung und den unternehmensweiten Informationsfluss. Die Hersteller von Scannern bedienen den Markt mit immer intelligenteren Geräte. Anwender profitieren von integrierten Funktionen, die viel Handgriffe automatisieren.

von Karl Fröhlich

Hewlett-Packard
»ScanJet N6310«

»Investiert wird vor allem bei Kommunen, Städten, Kreisen und bei Landes- und Bundesbehörden«, konstatiert Klaus Timm, Channel Marketing Manager DACH bei Kodak. »Aber auch bei mittelständischen Unternehmen, Steuerberatern und Selbstständigen sowie im Gesundheitsbereich war ein deutliches Wachstum zu verzeichnen.«

»Dokumente dezentral digitalisieren – die Dateien zentral bereitstellen«, erklärt Thomas Wulle, Geschäftsführer bei Avision Europe, die aktuellen Tendenz. »Das liegt ja auch nahe, wenn immer mehr Prozesse zwischen verteilten Standorten ablaufen und Unternehmen ihre Geschäftsfelder in immer kürzeren Abständen umstrukturieren oder erweitern.« Entsprechend liegen Scannermodelle besonders im Trend, die für kleinere Organisationseinheiten gedacht sind. Dabei sind es nicht mehr nur die klassischen Einzugsscanner für Dokumente, die gekauft würden. Auch speziellere Lösungen wie für das Netzwerk und für kleinere Formate, etwa für den Beleg- und Ausweis-Scan, seien auf dem Vormarsch. »Den Wunsch nach viel Flexibilität bedienen wir zum Beispiel mit der Möglichkeit, Einzugs- und Flachbettscanner zu kombinieren und über einen Treiber zu betreiben, als hätte man nur ein Gerät«, sagt Wulle.

Bärbel Meiborg,
Hewlett-Packard

Trend: Zentrale Scanner mit hoher Intelligenz

Die kommenden Scanner-Generationen werden wie bisher schneller und sollen an Intelligenz gewinnen. »Die Entwicklung geht zu effizientem Dokumenten-Management«, sagt Matthias Schneider, Business Group Manager bei Ingram Micro Distribution. »Das spiegelt sich auch in den Wachstumsprognosen der Analysten wider, die bis 2012 mit weltweiten Dokumentenscanner-Umsätzen von 700 Millionen Euro rechnen.«

»Der wichtigste Trend ist bei den Netzwerkscannern zu sehen«, sagt Martin Falk, Product Manager LFP/DIMS bei Canon. »Marktstudien belegen, dass in 2012 jeder vierte verkaufte Dokumentenscanner ein Netzwerkscanner ist.« Zudem dürfen sich Anwender auf noch kompaktere und robustere Modelle freuen.

»Im Bereich Scannen und Erkennen kommt es nicht nur auf die Hardware an, sondern insbesondere auf die eingesetzten Software-Komponenten«, hebt Dieter Woeste, Geschäftsführer bei Alos, hervor. »Bei Einsatz entsprechender Software ermöglicht die gute Qualität gescannter Dokumente bereits eine sehr zuverlässige automatisierte Erfassung von Beleginhalten. Dabei kann es sich um das Auslesen bestimmter Belegbereiche, der Klassifizierung von Dokumenten oder Speicherung relevanter Belegdaten handeln. Die Anbietern entwickeln an leichter konfigurierbaren und benutzerfreundlicheren Tools. Sie sollen die Zuverlässigkeit der Zeichenerfassung und die Erkennung grafischer Elemente nochmals verbessern sowie die Zuordnung logischer Zusammenhänge und Verknüpfungen ermöglichen.«

Digitale Dokumente vereinfachen Weiterbearbeitung

Avision »@V2500«

Die Optimierung der digitalisierten Images im Scanner mit Funktionen wie das automatische Geraderichten der Dokumente oder die Schwarzrandentfernung ist bereits heute Standard. »Einen Schritt weiter geht das elektronische stempeln (Bate-Stamping) der Dokumente«, meint Inotec-Manager Schnautz. »Das heißt, das Dokumente erhält einen elektronischen Datenstring. Anstatt Barcodes auf die Belege zu kleben und anschließend über den Scanner auszulesen, werden diese elektronisch in die Dokumente einbelichtet und damit eine frühe Dokumentenindexierung erreicht.«

»Auch quantitativ gesehen dürfte das Thema Scannen an Bedeutung zunehmen«, erwartet Wulle. »In Archiven, Museen und Bibliotheken etwa lagern riesige Mengen gedruckter Erzeugnisse, die noch auf Digitalisierung warten. Gerade im Bereich der Kulturgüter tun sich ganz neue Nutzungs- und Vermarktungsmöglichkeiten auf, als Beispiel seien nur die Bestrebungen bei Google genannt, mit führenden Bibliotheken zu kooperieren.«

Dokumentenerfassung beschleunigt Informationstransfer

Das Thema Inputmanagement und Dokumentenerfassung ist in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) noch nicht angekommen. Auch ein Grund, weshalb die Branche hier ein großes Potenzial sieht. Unter anderem sollen weltweite rechtliche Vorgaben das Thema digitales Dokumentenmanagement einen größeren Stellenwert verschaffen. »Vor fünf Jahren waren professionelle Dokumenten-Management-Systeme für KMUs teilweise unerschwinglich und mit vielen Fehlern behaftet«, resümiert Canon-Manager Falk. »Mittlerweile bieten viele große Anbieter Lösungen an, die perfekt auf die Branchen zugeschnitten und auch bezahlbar sind.«

ERP- oder Software-Systeme beinhalten zunehmend auch Teilbereiche des Inputmanagements und der Dokumentenerfassung. »Lösungen für automatisierte Prozesse wie Eingangs-Rechnungs-Erkennung sind im Mittelstand ab circa 200 bis 300 Rechnungen pro Tag sinnvoll«, konstatiert Kodak-Manager Timm.

Im gegenwärtigen wirtschaftlichen Umfeld agieren KMUs noch vorsichtiger als sonst. Die elektronische Erfassung der Dokumente hat jedoch einige Vorteile. »Digitale Dokumente senken die Kosten für die Archivierung und beschleunigen das Widerauffinden«, erklärt HP-Managerin Meiborg. Beispielsweise kann bei einer Wirtschafts- und Steuerprüfung, jederzeit direkt auf die Unterlagen zugegriffen werden. »Unabhängig von der Unternehmensgröße profitieren Firmen von sinkenden Prozesskosten und einer Beschleunigung des Informationstransfers zu Kunden, Behörden und unter Mitarbeitern«, argumentiert Mark Reinhard, Leitung Marketing bei Kofax.

Am ehesten bereit, in Input-Lösungen zu investieren, sind Unternehmen, die bereits IT-Strukturen für DMS-Aufgaben aufgebaut haben. »Im Kontrast zu der geringen Verbreitung leistungsfähiger Input-Lösungen stehen die Nutzenpotenziale«, meint Inotec-Manager Schnautz. Dies sind beim Thema Posteingang zum Beispiel schnellere Durchlaufzeiten, geringere Prozesskosten und die Einbeziehung weiterer Dokumentenklassen in den Arbeitsprozess.« In der Regel amortisieren sich die Investitionen bereits nach einem Jahr.