Die Wahl des passenden Scanners will wohl überlegt sein. Vor dem Kauf empfiehlt es sich eine Analyse der Anforderungen und des Belegguts durchzuführen. Dies gilt sowohl für Abteilungs- und Einstiegsmodelle wie auch für Produktionsscanner der Mittelklasse.
von Karl Fröhlich
Avision »AV830«
Gefragt sind aktuell kompakte Dokumenten- sowie Netzwerkscanner. »Hier ist der Trend zum dezentralen Scannen zu sehen«, sagt
Martin Falk,
Product Manager LFP/DIMS bei
Canon. »Wo früher im Posteingang oder zentral in einer Abteilung mit einem oder mehreren großen Systemen gescannt wurde, wird heute an jedem Arbeitsplatz ein Scanner platziert.« Dokumente lassen sich so sofort vom jeweiligen Sachbearbeiter bearbeiten und einem Vorgang zuordnen. Der zusätzliche Nutzen: Desktop-Geräte optimieren Wege- und Durchlaufzeiten und der Anwender kann den Dokumentenscanner auch für zusätzliche Aufgaben nutzen. Dazu gehören beispielsweise die Erfassung von Visitenkarten, das Einlesen von Dokumenten und anschließende OCR-Texterkennung und Scan-to-Mail-Funktionen.
»Geräte aus dem Bereich `Low Volume Production Scanning´ mit einer Geschwindigkeit von bis zu 75 Seiten pro Minute, wachsen auf Grund immer höherer Leistungsfähigkeit am stärksten«, bestätigt Mark Reinhard, Leitung Marketing bei Kofax. Auch kleine Scanner bieten mittlerweile gute Qualität, eine hohe Geschwindigkeit, diverse Bildverbesserungen sowie Simplex oder Duplex. Und dies zu Einstandskosten ab unter 500 Euro (netto).
Kaufkriterien für Abteilungsscanner der Einstiegsklasse
Canon
»imageFormula DR-2010C«
Ein Dokumentenscanner im Einstiegssegment kombiniert die Flexibilität eines Flachbett-Scanners mit der eines automatischen Dokumenteneinzugs. »Da Mitarbeiter, die das Gerät bedienen, häufig keine Experten sind, sind einfache Anwendung und Zuverlässigkeit die wichtigsten Kriterien«, meint
Bärbel Meiborg,
Director Commercial Business bei
Hewlett-Packard. »Scanner sollten über Funktionen wie Auto-Orientierung sowie automatisches Entfernen von leeren Seiten verfügen.«
Geräte der Einstiegsklasse sind Herstellerangaben zufolge auf ein Volumen von bis zu 1.500 Seiten pro Tag ausgelegt. Die Praxis zeigt jedoch, dass sich Produkte wie Canons »DR-2510c« (siehe Produkt-Review auf ECMguide.de) oder Kodaks »i1120« (siehe Produkt-Review auf ECMguide.de) eher für einige wenige Durchläufe in der Woche eignen. Einer der häufigsten Fehler beim Kauf ist, den Fokus zu sehr auf den Preis und die Geschwindigkeit zu legen. Oft werden zu hohe Volumen mit kleinen Scannern verarbeitet. Dies erhöht den Personalaufwand zum Teil enorm und mindert die Produktivität deutlich. Einerseits erreichen die preiswerten Modelle die geforderten Durchsatzraten nicht, andererseits erfordert die Überlastung ein stetiges manuelles Eingreifen um Störungen zu beheben.
Laut Thomas Wulle, Geschäftsführer bei Avision sei es wichtig, sich für eine eigenständiges Gerät zu entscheiden: »So selbstverständlich ist das nicht, denn häufig geht gerade in kleineren Unternehmen die Tendenz automatisch zum Multifunktionsgerät, das mehrere Bereiche abdeckt und vergleichsweise günstig ist. Oft wird es überhaupt nicht genutzt und wenn, stoßen solche Geräte schnell an ihre Grenzen: Bei größeren Dokumentenmengen oder Vorlagen minderer Qualität greifen die vermeintlichen Vorteile der Investition nicht mehr.« Wer mehr als 50 Dokumente pro Tag erfassen muss, sollte sich auf eigenständige Scan-Lösungen konzentrieren.
Kodak »ScanMate i1120«
Auch im Einstiegssegment gelte es auf Funktionen zu achten, die das Risiko manueller Nacharbeit von vornherein reduzieren. Dazu gehören der Schutz vor Mehrfacheinzügen und die Möglichkeit, Scan-Profile anzulegen. »Die erfassten Dateien sollten nicht nur dem Ausdruck, Mailversand oder der Ablage lokal bzw. im Netzwerk zugeführt werden, sondern auch für eine spätere Einbindung in Archivierungs- und/oder DMS-Lösungen zur Verfügung stehen«, erwartet Wulle. »Auch der Einsatz von OCR-Software gehört zu den überlegenswerten Punkten. TWAIN und ISIS-Treiber sollten daher auch bei kleinen Lösungen obligatorisch vorhanden sein.«
»Ein typischer Abteilungsscanner der Einstiegsklasse hat je nach Bedarf eine Geschwindigkeit für Farbe und Schwarzweiß von 25 bis 60 Blatt pro Minute«, fasst Klaus Timm, Channel Marketing Manager DACH bei Kodak, zusammen. »Wichtig ist auch in diesem Segment eine sehr gute Scan-Qualität, die der Anwender auf Knopfdruck erhält. Hier sollten keine Abstriche gemacht werden – die Qualität muss auch schon bei wenigen Scans pro Tag stimmen und dies ohne aufwendiges Operatortraining. Extrem wichtig in diesem Segment ist eine schnelle und kulante Regelung im Schadensfall. Hier haben sich Service-Pakete, die bereits beim Kauf inklusive sind, sehr bewährt. Im Falle eines Defekts erhält der Anwender einen Austausch-Scanner zum nächsten Werktag.«
Kaufkriterien für Dokumentenscanner der Mittelklasse
Inotec »Scamax 4x2«
Generell gilt es die eigenen Anforderungen genau zu kennen. Soll das Gerät nur PDFs generieren oder Daten wie Artikel- oder Rechnungsnummer aus einem Dokument auslesen? »Wir raten generell dazu, vor dem Kauf – egal in welcher Klasse – eine Beleggutanalyse durchzuführen und auszuwerten«, empfiehlt
Thomas Kleinkuhnen,
Director Sales Solutions & Services bei
Avnet. »Ein heutiger Mittelklassescanner sollte auf jeden Fall über eine Ultraschall-Doppelblatteinzugskontrolle verfügen sowie über ein ausreichendes Beleganlagefach. Ein gutes Gerät zeichnet sich zum einen durch ein sehr gutes Einzugsverhalten aus und zum anderen dadurch, dass jegliches Beleggut verarbeitet werden kann.«
Eine Ultraschall-Doppeleinzugskontrolle gewährleistet, dass jedes Blatt aus einem Stapel den Scanner einzeln durchläuft. »Dabei ist es ihm egal, ob es sich bei den Dokumenten um Visitenkarten oder Rechnungen handelt«, sagt HP-Managerin Meiborg. »Zudem ist es wichtig, dass der Scanner sich in die IT-Infrastruktur des Unternehmens über TWAIN, ISIS oder WIA-Treiber einfügen lässt. Die Smart-Document-Scan-Software kann auch in Third-Party-Umgebungen wie Sharepoint oder Kofax eingebunden werden.«
»Dokumentenscanner der Mittelklasse weisen eine Geschwindigkeit von mindestens 80 Blatt oder duplex 160 Seiten pro Minute auf«, erklärt Peter Schnautz, Geschäftsführer bei InoTec. »Gute Geräte zeichnen sich zudem durch eine hohe Umweltverträglichkeit aus. Neben einem geringen Stromverbrauch im aktiven und passiven Zustand gehört dazu auch eine solide Verarbeitung und leichte Austauschbarkeit der wichtigsten Komponenten getreu dem Motto `Reparieren statt Wegwerfen´. Mit einer Upgrade-Option, die höhere Geschwindigkeiten und die Umstellung von Schwarzweiß auf Farbe bietet, lässt sich der Scanner an steigende Anforderungen anpassen.«
Hewlett-Packard »N7710«
Für höhere Ansprüche sollten auf jeden Fall Möglichkeiten für die Bildoptimierung vorhanden sein. »Dazu gehört der Ausgleich allzu großer Kontrast- und Farbunterschiede bei der Vorlage schon während des Scannens«, konstatiert Avision-Manager Wulle. »Umgekehrt müssen kontrastarme Vorlagen im Scan möglichst gut lesbar gemacht werden. Das ist besonders wichtig, wenn anschließend Mechanismen zur Worterkennung wie OCR und ICR ins Spiel kommen oder Barcodes erfasst werden. Im Hinblick auf das weitere Dokumentenmanagement kommt es zudem darauf an, die Dateien in Archivierungsformaten auszugeben, die von DMS-Systemen durchsucht werden können, zum Beispiel PDF/A. Hier wird von den Capture-Lösungen ein hohes Maß an Flexibilität und Automatismen für beste Bildqualität verlangt sowie eine umfassende Formatunterstützung.«
Netzwerkscanner mit zentraler Verwaltung
Duplexscanner haben sich durchgesetzt. In Bezug auf das Papierformat sind im Marktsegment der Produktionsscanner mittlerweile überwiegend DIN-A3-Modelle zu finden. Selbst wenn als Beleggut ausschließlich A4 vorkommt, lässt sich durch quer eingelegte Blätter und automatische Rotation um 90 Grad eine weitere Produktivitätssteigerung erzielen. Auf dem Weg zum Standard sind Netzwerkscanner. »Diese werden direkt ins Netz eingeklinkt, über einen Browser administriert und vom Benutzer über ein Touch-Display bedient«, erklärt Canon-Manager Falk. »Funktionen wie Scan-to-Mail, Scan-to-File, und Scan-to-USB sollten zum Standardumfang zählen. Der Vorteil von Netzwerk-Scanning: Der Scanner lässt sich zentral administrieren und jeder Anwender kann nach einer Einarbeitungszeit von zehn Minuten alle Vorteile eines professionellen Dokumentenscanners nutzen.«
Bei der Auswahl des passenden Scanners sollten Unternehmen zudem bedenken, dass auch mal Spitzen von über 100 Prozent des normalen täglichen Volumens abgedeckt werden müssen. Ein weiterer Punkt, der laut Avision-Manager Wulle gerne vergessen wird: »Ein hoher Scan-Durchsatz führt zu großen Dateimengen, die irgendwo abgelegt werden müssen. In diesem Sinne sollten nicht benötigte Teile von Dokumenten, wie zum Beispiel Ränder, beim Scannen automatisch ausgespart werden können.« Generell empfiehlt es sich vor dem Kauf, die Fähigkeiten der Geräte im Hinblick auf das Verhältnis von Scan-Qualität und Ausgangsgröße der Dateien besonders zu beachten.