Unternehmen müssen sicherstellen, dass die digitalen Abbilder von Papier-Dokumenten unverändert dem Original entsprechen. Dies übernimmt eine Signaturlösung, die, wenn bereits in die Scan-Software integriert, Zeit und Kosten bei der rechtssicheren Datenerfassung sparen soll.
von Karl Fröhlich
Grafik SRZ
Die Einbindung elektronischer Signaturen in Geschäftsprozesse soll dazu beitragen, Arbeitsabläufe sicherer und effizienter zu machen. »Im Rechnungswesen beispielsweise gewährleisten mit elektronischen Signaturen versehene elektronische Rechnungen, dass die Vorsteuer abgezogen werden darf (UstG §14) sowie umfangreicher Papieraustausch und Aufwendungen dafür (Portokosten und spätere Lagerung) vermieden werden«, erklärt
Angelo Grodzki,
Marketing- und Vertriebsmanager beim
Satz-Rechen-Zentrum (SRZ).
Eine elektronische Signatur ist der Beweis, dass das digitalisierte Abbild mit dem Original auf Papier übereinstimmt. Daher wächst die Bedeutung auch in den Bereichen Datenerfassung und -archivierung. Die Umwandlung bereits beim Posteingang und anschließende Archivierung in einem elektronischen Archiv ist in vielen Firmen bereits ein gängiges Verfahren zur Vermeidung von Papierbergen.
»So verlangt beispielsweise §36 der Allgemeinen Verwaltungsvorschriften über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung (SRVwV) unter anderem, dass die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen sind, wenn sie vor Ablauf der entsprechenden Aufbewahrungsfrist vernichtet werden sollen«, sagt Grodzki. »Auch im Rahmen der GDPdU existieren Vorgaben bezüglich der Archivierung elektronischer Dokumente, die unter Handels- und Steuerrecht fallen.« Demnach sei neben dem direkten recherchierenden Datenzugriff beim Steuerpflichtigen und der Überlassung elektronischer Informationen auch der Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur gefordert.
Scan-Software mit integriertem Signaturmodul
SRZ »Crosscap Professional«
Die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben mündet nicht selten in komplexe Infrastrukturen mit separaten Signatur-Servern. Einen weniger aufwendigeren Ansatz soll »Crosscap Professional«, eine Software zur Dokumentenerfassung von SRZ, darstellen. Sie ist als Einzelplatz-Lösung konzipiert, unterstützt die meisten TWAIN-kompatiblen Scanner und lässt sich in bestehende Dokument- oder Content-Management-Systeme einbinden. Dies erlaubt die Erzeugung personengebundener Signaturen im Massenbelegverfahren unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.
Für die öffentliche Verwaltung oder das Gesundheitswesen ist das qualifizierte Signieren bestimmter digital erfasster Dokumente mittlerweile gesetzlich vorgeschrieben. Crosscap Professional gestattet die Einbettung einer Signatur nach Signaturgesetz (SigG), um die Übereinstimmung mit dem Originalpapier zu bestätigen. Die eingescannten Belege entsprechen somit den gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung sensitiver Dokumente.
Die digitalen Signaturen vergibt eine Software am Ende des Erfassungsprozesses. Für diesen Vorgang eignet sich »digiSeal office pro« von secrypt. Die Erstellung der Signaturen kann dabei stapelweise erfolgen.
»Signiert werden jeweils nach Stichprobenprüfung freigegebene Stapel«, erläutert SRZ-Manager Grodzki. »In der Praxis haben sich Sichtkontrollen zwischen zwei und fünf Prozent der gescannten Seiten bewährt. Die Protokolle dieser Kontrollen können zur Beweissicherung automatisch archiviert werden. Während des Signaturvorgangs lassen sich bereits weitere Papiere scannen.« Vor der Übergabe der originär elektronisch signierten Dokumente kann sich zudem eine automatisierte Verifikation mit Erzeugung umfangreicher Prüfdokumentationen anschließen.
Die Vorteile integrierter Scan- und Signaturlösungen liegen laut Grodzki auf der Hand. Unternehmen sparen Zeit und Kosten, sie geben Organisationen das sichere Gefühl im Fall von juristischen Auseinandersetzungen beweiskräftige Nachweise erbringen zu können.