Die acht Service-Center der Dresdner Bank verabschieden sich von der Papierablage. Nun wird ausschließlich mit elektronischen Kundenmappen und digitalem Postkorb gearbeitet. Dienstleister Alpha Com digitalisierte hierfür den Altbestand mit über 41 Millionen Seiten.

von Corinna Scholz

Dokumente direkt am Rechner aufzurufen ist effizienter als ins Archiv zu gehen und in Papiermappen zu blättern. Daher entschied sich die Dresdner Bank dazu, in ihren Service-Centern ein Dokumenten-Management-System einzuführen, das als zentrale Ablage dient und die Dokumente über ein elektronisches Postkorbsystem automatisch verteilt. Darüber hinaus sollte auch ein zentraler Zugriff ermöglicht werden. Die Recherche geschieht nach den üblichen Bereichs- und Stammnummern – nur schneller und komfortabler. Der Zugriff erfolgt online und parallel zu den Hauptanwendungen; zudem entfallen die immensen Ablageflächen.
Der Umstieg an den acht deutschen Standorten der Service-Center lief nacheinander in enger Zeitabfolge, wobei jeweils auch der komplette, jeweils lokal abgelegte Aktenbestand in digitaler Form vorliegen sollte. Heute werden die eingehenden Aufträge von den Mitarbeitern vor Ort gescannt und indiziert.

Welcher Aufwand für den Abschied vom Papier nötig war, ist den Bankmitarbeitern kaum aufgefallen. Die Arbeit erledigte extern Alpha Com.

Produktion mit bis zu 130 Mitarbeitern

Um eine Vorstellung vom Umfang zu bekommen, hier ein paar Zahlen: Durch den straffen Zeitplan mussten täglich bis zu 250.000 Datenseiten migriert werden – insgesamt mehr als 41 Millionen Stück, die einen Berg von über vier Kilometern ausmachen würden. Maximal 130 Teammitglieder waren am Alpha-Com-Standort Berlin ausschließlich mit diesem Vorhaben beschäftigt. Sie lieferten einen Komplettservice für die Bank, der auch das Einpacken der Mappen vor Ort sowie den exklusiven Transport in verschlossenen Behältern umfasste.

»Das ist ein temporäres Projekt und gehört nicht zu unserem Kerngeschäft«, begründet Dieter Schnetzer, Projektleiter bei der Dresdner Bank die Entscheidung, das Vorhaben extern realisieren zu lassen. Der Projektleiter und einige Kollegen schauten sich die Produktion vor und während des Ablaufs genau an, um sich von der Qualität des Partners zu überzeugen. »Wir waren anfangs ja nicht so sicher, ob es eine gute Idee wäre, diese sensiblen Daten außer Haus zu geben«, gibt Schnetzer zu, »der Besuch vor Ort sowie die kompetenten Gespräche haben jedoch alle Bedenken aus dem Weg geräumt.« Dies lag beispielsweise an dem ausgeklügelten Konzept für Logistik, der durchgängigen Qualitätskontrolle sowie dem hohen Sicherheitsstandard. Damit stellte der Dienstleister sicher, dass keine Akte in unberechtigte Hände gelangen oder verloren gehen konnte.

Lückenlose Verfolgung

Um die Tagesarbeit der Mitarbeiter im Service-Center nicht all zu sehr zu beeinträchtigen, war eine Mappe nicht länger als fünf Tage außer Haus. »Und wenn ein Kollege in dieser Zeit trotzdem den Vorgang brauchte, erhielt er ihn innerhalb von zwei Stunden per Fax oder E-Mail«, erinnert sich Projektleiter Schnetzer. Möglich war dies durch die lückenlose Prozessverfolgung, die Alpha Com mit dem eigenen Steuerungssystem »JobManager« fuhr. Damit ließ sich zu jeder Zeit abrufen, wo und in welchem Verarbeitungsschritt sich eine Mappe befand.
Da für den Umstieg ohnehin alle Papierakten angefasst werden mussten, nutzte die Dresdner Bank die Gelegenheit auch dazu, bislang unterschiedliche Ablageformen zu harmonisieren. Denn diese sahen je nach Standort und Kundentyp durchaus verschieden aus. Dabei variierten – historisch gewachsen – beispielsweise die Art des Archivmittels sowie die Ablagestruktur. Diese Unterschiede gibt es bei der neuen Ablage nicht mehr. Zudem wurden ehemals zweigeteilte Akten zusammengeführt und Fehlablagen korrigiert.

Es ergaben sich noch andere, willkommene Nebeneffekte, die jedem Archiv-Nutzer zugute kommen. So wählte die Bank eine Scan-Auflösung von 300 dpi in Schwarzweiß, was über dem üblichen Standard liegt. Damit ist gesichert, dass auch handschriftliche Einträge oder kontrastarme Kopien noch gut zu lesen sind. Außerdem prüften die Mitarbeiter von Alpha Com bei jedem Scan, ob er lotrecht ausgerichtet war, ob Einträge am Rand mit erfasst oder Informationen durch eingeschobene Zettel verdeckt waren.

Der Dienstleister übergab die Daten verschlüsselt auf USB-Platten in verschlossenen Koffern. Nachdem die Bank Images und Indexdaten eingespielt und geprüft hat, lässt der Partner die Originale datenschutzgerecht vernichten.