Im Interview: Alos

Woeste: Wir verzeichnen nach wie vor einen regen Bedarf an Belegscannern, so dass der Absatz das Vorjahr leicht übertreffen wird. Es ist allgemein bekannt, dass dem Markt für kompakte Desktop- und Workgroup-Scanner über Jahre hinaus das höchste Wachstum prognostiziert wird. Dies führt bei den Herstellern zur Entwicklung vielfältiger Produktinnovationen in diesem stückzahlstärksten Marktsegment. In diesem Jahr wurden daher bereits viele neue Modelle vorgestellt, die insgesamt sehr zuverlässig und vergleichsweise recht leistungsfähig sind.
Unser Vertriebsschwerpunkt liegt eher im Bereich von beratungsrelevanten Abteilungs- und Produktionsscannern für zentrale Scannsysteme, meist im Verbund mit Erfassungslösungen. In diesem Segment investieren verschiedene Branchen wie beispielsweise Industrie, Handel, Scan- und IT-Dienstleister und Versicherungen.

Woeste: Der typische Scanner für den Arbeitsplatz im Büro ist ein kompaktes Tischgerät mit automatischem Durchzug für DIN A4. Vor dem Kauf sollten die wichtigsten Anforderungen geklärt sein wie beispielsweise Belegmenge pro Tag, Rückseitenrelevanz, Belegformat und ob Einzelseiten oder gebundene Dokumente überwiegen. Hieraus ergibt sich bereits eine Eingrenzung des breiten Angebotes, denn warum sollte ein DIN A3 oder gar ein größerer Flachbettscanner am Arbeitsplatz stehen, wenn diese Anwendungen eher die Ausnahme sind?
Die Geschwindigkeit eines Scanners in dieser Klasse halten wir für eher unbedeutend, zumal es sich immer um theoretische Werte handelt und die kleineren Geräte heute alle sehr leistungsfähig sind. Vielmehr sollte darauf geachtet werden, welche Scan-Software zur Verfügung steht und ob moderne Verfahren zur Bildoptimierung unterstützt werden. Die leistungsfähigen Tools für Dokumenten-Management-Anwendungen vereinfachen die Bedienung enorm, da eine hohe Bildqualität ohne aufwändige Veränderungen der Einstellwerte oder Rescanns erzielt wird. Denn letztlich ist die Nutzerakzeptanz eines DMS auch eine Frage der Bildqualität. In diesen Punkten und hinsichtlich des Durchsatzes unterscheidet sich die professionelle Büroanwendung im Wesentlichen von den preiswerten Flachbettgeräten des Consumer-Marktes und den Multifunktionskopiergeräten.

Woeste: Beim Einsatz eines Scanners in Abteilungen oder an einem zentralen Scan-Arbeitsplatz wird die Auswahl eines Geräts von einer Vielzahl weiterer Kriterien bestimmt, die von unseren Fachberatern in einem Beratungsgespräch mit dem Anwender geklärt werden. Hierzu zählen neben den grundsätzlichen Leistungsdaten Informationen über die Beschaffenheit des zu verarbeitenden Belegguts, die -formate und das -volumen, die zur Verfügung stehende Zeit und die Rückseitenrelevanz. Weiterhin ist es wichtig, ob ein Scanner im Bürobereich als Abteilungsscanner gelegentlich oder ständig genutzt wird, wodurch sich Fragen nach Geräuschentwicklung, Standfläche und Ergonomie ergeben. In punkto Ergonomie bieten wir übrigens Spezialtische für verschiedene Modelle an, die einen kompletten bedienerfreundlichen Arbeitsplatz für Produktionsscanner bilden.
Um die Scannerauswahl zu konkretisieren, bieten wir unseren Kunden einen Test mit den eigenen Belegen in unseren Democentern oder bei Kunden vor Ort an. Ein weiterer Aspekt, der beim Kauf von Hardware unbedingt bedacht werden sollte, ist die softwaretechnische Anbindung. Gescannte Dokumente werden üblicherweise an Dokumenten-Management- und Archiv-Systeme übergeben. Damit diese Anbindung reibungslos funktioniert, muss das Gerät für das Backend-System vom Softwareanbieter freigegeben bzw. zertifiziert sein, um ein nahtloses Zusammenspiel der Komponenten zu sichern. Jedoch unterstützen direkte Scanclients meist nicht alle Funktionalitäten der Hardware. Eine vom Backend unabhängige Erfassungslösung ist in der Regel wesentlich flexibler, auf die Anwendungen abstimmbar und erlaubt die uneingeschränkte Auswahl unter dem breiten Angebot an Scannern verschiedener Hersteller.

Woeste: Die für den DMS-Markt konzipierte Scanner-Hardware hat hinsichtlich mechanischer Zuverlässigkeit und Imagequalität bereits ein sehr hohes Niveau erreicht. Im Zuge des technologischen Fortschritts sehen wir bezüglich der Geschwindigkeiten, der farbgetreuen Wiedergabe, der Komprimierungsverfahren und hardwareseitigen Bildoptimierung Gestaltungsspielraum für die Zukunft. Gleiches gilt auch für das Designkonzept einiger Modelle im Hinblick auf die Bedienerfreundlichkeit.
Im Bereich Scannen und Erkennen kommt es nicht nur auf die Hardware an, sondern insbesondere auf die eingesetzten Software-Komponenten. Bei Einsatz entsprechender Software ermöglicht die gute Qualität gescannter Dokumente bereits eine sehr zuverlässige automatisierte Erfassung von Beleginhalten. Seien es die Auslesung bestimmter Belegbereiche, Klassifizierung von Dokumenten oder Speicherung relevanter Belegdaten. Von den Anbietern werden wesentlich einfachere, leichter konfigurierbare und benutzerfreundlichere Tools entwickelt werden. Sie werden die Zuverlässigkeit der Zeichenerfassung und die Erkennung grafischer Elemente nochmals verbessern sowie die Zuordnung logischer Zusammenhänge und Verknüpfungen erkennen können.

Woeste: Im Ursprung waren Erfassungslösungen hochvolumigen Anwendungen und somit Grossunternehmen vorbehalten, da Kosten und Nutzen für den Mittelstand in keinem sinnvollen Verhältnis standen. Im Zuge der weiteren Entwicklung der softwaretechnischen Verfahren und der Verbreitung von Anwendungen im Markt, können inzwischen auch kleine und mittlere Unternehmen durchaus von den Möglichkeiten der leistungsfähigen Lösungen für das Inputmanagement profitieren. Ein Beispiel hierfür ist die elektronische Auslesung relevanter Daten sowie die Sortierung bzw. Klassifizierung von Dokumenten im Posteingang. Neben der Vermeidung von manuellem Erfassungsaufwand mit quantifizierbarer Zeit- und damit Kostenersparnis, liegt ein wesentlicher Vorteil in der frühen revisionssicheren Speicherung der Belege in einem Dokumenten-Management-System. Weiterhin ist die Möglichkeit gegeben, Prozessabläufe mittels Workflow für die weitere Bearbeitung zu standardisieren.