Im Interview: Avision Europe

Wulle: Dokumente dezentral digitalisieren – die Dateien zentral bereitstellen. Auf diese Formel kann man die aktuellen Tendenzen bringen. Das liegt ja auch nahe, wenn immer mehr Prozesse zwischen verteilten Standorten ablaufen und Unternehmen ihre Geschäftsfelder in immer kürzeren Abständen umstrukturieren oder erweitern.
Entsprechend liegen Scannermodelle besonders im Trend, die für kleinere Organisationseinheiten gedacht sind. Dabei sind es nicht mehr nur die klassischen Einzugsscanner für Dokumente, die gekauft werden. Auch speziellere Lösungen wie für das Netzwerk und für kleinere Formate, etwa für den Beleg- und Ausweis-Scan, sind auf dem Vormarsch. Den Wunsch nach viel Flexibilität bedienen wir zum Beispiel mit der Möglichkeit, Einzugs- und Flachbettscanner zu kombinieren und über einen Treiber zu betreiben, als hätte man nur ein Gerät.

Wulle: Beginnen wir mit der letzten Frage: Zunächst einmal ist es wichtig, sich überhaupt für eine eigenständige Lösung mit Scanner zu entscheiden. So selbstverständlich ist das nicht, denn häufig geht gerade in kleineren Unternehmen die Tendenz automatisch zum Multifunktionsgerät, das mehrere Bereiche abdeckt und vergleichsweise günstig ist.
Scannen läuft dort aber nur »unter anderem«. Oft wird es überhaupt nicht genutzt und wenn, dann stoßen solche Geräte schnell an ihre Grenzen: Hat man es mit größeren Dokumentenmengen zu tun, oder müssen Vorlagen minderer Qualität erfasst werden, greifen die vermeintlichen Vorteile der Investition nicht mehr. Generell gilt: Wer mehr als 50 Dokumente pro Tag erfassen muss, sollte sich überhaupt nur auf eigenständige Scan-Lösungen konzentrieren.
Auch im Einstiegssegment sollte man schon auf Funktionen achten, die das Risiko manueller Nacharbeit von vorneherein reduzieren. Dazu gehören der Schutz vor Mehrfacheinzügen und die Möglichkeit, Scan-Profile anzulegen und mit drücken von ein oder zwei Tasten ein aufbereitetes Dokument, das auch dann schon archiviert ist, zu erhalten. Die erfassten Dateien sollten nicht nur dem Ausdruck, Mailversand oder der Ablage lokal oder im Netzwerk zugeführt werden, sondern auch für eine spätere Einbindung in Archivierungs- und/oder DMS-Lösungen zur Verfügung stehen. Auch der Einsatz von OCR-Software gehört zu den überlegenswerten Punkten. TWAIN und ISIS-Treiber sollten daher auch bei kleinen Lösungen obligatorisch vorhanden sein.

Wulle: Für höhere Ansprüche sollten auf jeden Fall Möglichkeiten für die Bildoptimierung vorhanden sein. Dazu gehört der Ausgleich allzu großer Kontrast- und Farbunterschiede bei der Vorlage schon während des Scannens. Umgekehrt müssen kontrastarme Vorlagen im Scan möglichst gut lesbar gemacht werden. Das ist besonders wichtig, wenn im Folgenden Mechanismen zur Worterkennung wie OCR und ICR ins Spiel kommen oder Barcodes erfasst werden.
Im Hinblick auf das weitere Dokumentenmanagement kommt es zudem darauf an, die Dateien in Archivierungsformaten auszugeben, die von DMS-Systemen durchsucht werden können, zum Beispiel PDF/A. Hier wird von den Capture-Lösungen ein hohes Maß an Flexibilität und Automatismen für beste Bildqualität verlangt sowie eine umfassende Formatunterstützung.
Ein weiterer Punkt, der gerne vergessen wird: Ein hoher Scan-Durchsatz führt zu großen Dateimengen, die irgendwo abgelegt werden müssen. In diesem Sinne sollten nicht benötigte Teile von Dokumenten beim Scannen automatisch ausgespart werden können, etwa Ränder. Generell empfiehlt es sich vor dem Scanner-Kauf, die Fähigkeiten der Geräte im Hinblick auf das Verhältnis von Scan-Qualität und Ausgangsgröße der Dateien besonders unter die Lupe zu nehmen.

Wulle: In erster Linie beeinflusst der Gesetzgeber die Entwicklung am Scannermarkt. Unternehmen aller Branchen und Größen werden bei der elektronischen Archivierung stärker in die Pflicht genommen. Dabei spielt die Dokumentenerfassung eine immer wichtigere Rolle, indem schon beim Scannen typische Archivierungsformate generiert werden, um die weitere Bearbeitung wesentlich zu erleichtern.
Immer mehr Funktionen von Capture-Lösungen gehen in den Treiber über. In der Vergangenheit war es die Bildverbesserung, jetzt geht es beispielsweise um die Barcode-Erkennung. Dadurch lassen sich die weiteren DMS-Prozesse sehr vereinfachen.
Auch quantitativ gesehen dürfte das Thema Scannen an Bedeutung zunehmen. In Archiven, Museen und Bibliotheken etwa lagern riesige Mengen gedruckter Erzeugnisse, die noch auf Digitalisierung warten. Gerade im Bereich der Kulturgüter tun sich ganz neue Nutzungs- und Vermarktungsmöglichkeiten auf, als Beispiel seien nur die Bestrebungen bei Google genannt, mit führenden Bibliotheken zu kooperieren.

Wulle: Als Motivation sehen wir gerade bei kleineren Betrieben mehr den gesetzlichen Zwang am Werk als Initiativen aus eigenem Antrieb. Aber ganz abgesehen davon können sich Unternehmen jeder Größe einen erheblichen Teil der täglichen Office-Arbeit mit solchen Konzepten sparen. Vor allem die Dokumentensuche würde sich erheblich vereinfachen.
Es ist schon ein großer Unterschied, ob ich mir nach der Dokumentenerfassung Gedanken mache, ob die Datei dieses oder jenes Format bekommen soll, oder ob diese Frage schon während des Vorgangs geklärt ist und mein gescanntes Dokument automatisch in den weiteren Verarbeitungsprozess eintritt, bei dem jeder Schritt und Zugriff anderer Systeme und Anwendungen bis zur endgültigen Ablage genau definiert ist.