Bärbel Meiborg, Director Commercial Business, Hewlett-Packard
Der Markt für Beleg- und Dokumentenscanner wächst zum Teil um 15 bis 20 Prozent. Zudem steigt das Interesse an Netzwerkscannern und Dokumentenmanagement generell. Waren entsprechende Systeme speziell für den Mittelstand nahezu unerschwinglich, stehen nun ausgereifte und erschwingliche Lösungen zur Verfügung.
Wir sprachen mit Bärbel Meiborg, Director Commercial Business bei Hewlett-Packard.
Wie beurteilen Sie das Geschäft mit Dokumenten- und Abteilungsscannern im bisherigen Verlauf 2008? Was wird gekauft, wo wird vor allem investiert?
Meiborg: Der Markt für Dokumentenscanner wächst sehr schnell. Laut der Infosource-Studie »European High Speed Scanner Market« vom Mai 2008 verzeichnet der Markt im Workgroup-Segment ein Wachstum von 12,9 Prozent, bei Abteilungsscannern von 19 Prozent. In Deutschland unterscheidet sich die Aufteilung ein wenig. Hier beträgt der Anteil an Workgroup-Scannern 16,9 Prozent, der an Abteilungsscannern 17 Prozent. Unternehmen sehen die Vorteile in der Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse wie dem automatischen Erfassen von Rechnungen und den damit einhergehenden Kosteneinsparungen. Neben gesetzlichen Anforderungen ist der Einsatz des Microsoft »Sharepoint Server« in Unternehmen ein weiterer Motor und es werden verstärkt Lösungen angefragt, die Papierdokumente per Knopfdruck direkt scannen und an dieses Portal- und Team-Collaborations-System leiten. Der Trend geht klar von einer zentralisierten zu einer verteilten Architektur, da Unternehmen diese Vorteile sehen.
Wie sieht Ihrer Meinung nach ein typischer Abteilungsscanner der Einstiegsklasse aus? Worauf sollten vor allem kleine Unternehmen beim Kauf achten? Welche Fehler werden beim Kauf oft gemacht?
Meiborg: Ein Dokumentenscanner im Einstiegssegment kombiniert die Flexibilität eines Flachbett-Scanners mit der eines automatischen Dokumenteneinzugs. Da Mitarbeiter, die das Gerät bedienen, häufig keine Experten sind, sind eine einfache Anwendung und Zuverlässigkeit die wichtigsten Kriterien.
Scanner sollten über Funktionen wie Auto-Orientierung sowie automatisches Entfernen von leeren Seiten verfügen. Netzwerkfunktionen sind ebenfalls wichtig. Ein Gerät in der Einstiegsklasse schafft bis zu 25 A4-Seiten in der Minute beziehungsweise knapp 1.000 Seiten am Tag. Für das Erfassen und die Verteilung der gescannten Dokumente bieten wir die Software »Smart Document Scan Software« an, mit der Anwender individuelle Scan-Profile anlegen und auf Knopfdruck betätigen können.
Wie sieht Ihrer Meinung nach ein typischer Dokumentenscanner der Mittelklasse aus? Worauf sollten Unternehmen beim Kauf achten? Was zeichnet ein gutes Gerät aus?
Meiborg: In der Mittelklasse sollten die Geräte 35 bis 40 Seiten pro Minute scannen können. Unser »Scanjet N7710« mit Einzelblattzufuhr und Duplex-Einheit erfasst bis zu 1.500 Seiten täglich. Die Ultraschall-Doppeleinzugskontrolle gewährleistet, dass jedes Blatt aus einem Stapel den Scanner einzeln durchläuft. Dabei ist es ihm egal, ob es sich bei den Dokumenten um Visitenkarten oder Rechnungen handelt. Zudem ist es wichtig, dass der Scanner sich in die IT-Infrastruktur des Unternehmens über TWAIN, ISIS oder WIA-Treiber einfügen lässt. Die Smart-Document-Scan-Software kann auch in Third-Party-Umgebungen wie Sharepoint oder Kofax eingebunden werden.
Mit welcher Entwicklung können Anwender und Unternehmen im Bereich Scannen & Erkennen in den kommenden ein bis zwei Jahren rechnen?
Meiborg: Wir sind der Meinung, dass die Produkte kostengünstiger und im Gegenzug deutlich mehr Funktionen anbieten werden. Zudem wird die Verteilung der eingescannten Dokumente im Unternehmen zu einem wichtigen Kaufkriterium. Aber auch Sicherheitsaspekte spielen eine große Rolle, denn Unternehmen möchten schließlich wissen, wer Dokumente erfasst.
Welchen Stellenwert hat das Thema Inputmanagement und Dokumentenerfassung in kleinen und mittelständischen Unternehmen? Welches sind die konkreten Vorteile der beiden Ansätze?
Meiborg: Die Verwaltung von Input, Inhalt oder Output wird gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen immer wichtiger. Gründe dafür sind Kostendruck, Compliance-Anforderungen, eine höhere Kundenzufriedenheit und Effizienz sowie ein geringerer Informations-Overflow. Während Enterprise-Content-Management bereits in großen Unternehmen angekommen ist, investieren kleinere Firmen nun ebenfalls in diesen Bereich. Denn digitale Dokumente senken die Kosten für die Archivierung und beschleunigen das Wiederauffinden.