Matthias Schneider, Business Group Manager, Ingram Micro Distribution
Der Markt für Beleg- und Dokumentenscanner wächst zum Teil um 15 bis 20 Prozent. Zudem steigt das Interesse an Netzwerkscannern und Dokumentenmanagement generell. Waren entsprechende Systeme speziell für den Mittelstand nahezu unerschwinglich, stehen nun ausgereifte und erschwingliche Lösungen zur Verfügung.
Wir sprachen mit Matthias Schneider, Business Group Manager bei Ingram Micro Distribution.
Wie beurteilen Sie das Geschäft mit Dokumenten- und Abteilungsscannern im bisherigen Verlauf 2008? Was wird gekauft, wo wird vor allem investiert?
Schneider: Wir verzeichnen vor allem in den Bereichen Desktop- und Workgroup-Dokumentenscannern Absatzsteigerungen. Bedingt durch die wirtschaftliche Situation setzen Unternehmen heute stärker denn je darauf, Kosten zu senken. Die größten Potenziale bietet hier die Verwaltung. Im Vordergrund steht die Optimierung von Arbeitsprozessen – es geht um wesentlich mehr als das reine Ablichten von Papier. Besonders relevant sind die weiteren Prozessschritte wie Texterkennung, -verbesserung, -extraktion und die Einspeisung der digitalen und durchsuchbaren Informationen in die Unternehmensapplikationen.
Wie sieht Ihrer Meinung nach ein typischer Abteilungsscanner der Einstiegsklasse aus? Worauf sollten vor allem kleine Unternehmen beim Kauf achten? Welche Fehler werden beim Kauf oft gemacht?
Schneider: Man muss prinzipiell zwischen günstigen Multifunktionsgeräten, Bildscannern und professionellen Dokumentenscannern unterscheiden. Beim Dokumentenscanner liegt der Schwerpunkt auf der hohen Zuverlässigkeit und einer möglichst intuitiven, einfachen Bedienung. Das heißt: robuste Einzugsmechanismen, hochwertige Bildsensoren, automatische Verbesserungsfunktionen und ein additionales Software-Paket, das schon fast die Aufgaben eines kleinen Dokumentenmanagementsystems übernimmt. Fehler in der Wahl des passenden Scanners passieren, wenn sich Unternehmen die folgenden fünf Fragen nicht gestellt haben:
• Wird ein Simplex-, Duplex-oder Dualstream-Gerät benötigt?
• Ist ein Flachbettscanner erforderlich?
• Ist A3, A4 oder Querscannen von A4 erforderlich?
• Wie viel Volumen soll pro Zeiteinheit gedruckt werden?
• In welcher Qualität sind die Papiervorlagen?
Wie sieht Ihrer Meinung nach ein typischer Dokumentenscanner der Mittelklasse aus? Worauf sollten Unternehmen beim Kauf achten? Was zeichnet ein gutes Gerät aus?
Schneider: Die Hersteller segmentieren ihre Produkte in PDF- und Office-Scanner, Desktop- und Workgroup-Scanner, Abteilungs- und Produktions-Scanner. PDF- und Office-Scanner werden eingesetzt für Home-Office-Lösungen, bei Außendienstmitarbeitern und bei geringem Dokumentenaufkommen, ca. 100 bis 300 Blatt pro Tag.
Desktop- und Workgroup-Scanner sind beispielsweise einsetzbar am Arbeitsplatz, in der Abteilung, in Anwaltskanzleien, Arztpraxen, Versicherungsbüros oder Home-Offices. Das Dokumentenaufkommen für diese Anwendungsbereiche umfasst circa 500 bis 1.500 Blatt pro Tag.
Abteilungsscanner eignen sich unter anderem beim Posteingangsscannen als zentrale Scanner für alle Arten von Großraumbüros. Das Dokumentenaufkommen beträgt circa 1.500 bis 8.000 Blatt pro Tag.
Produktionsscanner werden dort eingesetzt, wo ein hohes Dokumentenaufkommen in kurzer Zeit abgearbeitet werden muss, zum Beispiel wenn ältere und umfangreiche Papierarchive bei Banken und Versicherungen, Bibliotheken, Universitäten schnell und kostengünstig elektronisch archiviert werden sollen. Diese Scanner können ein Dokumentenaufkommen von bis zu 100.000 Blatt pro Tag verarbeiten.
Mit welcher Entwicklung können Anwender und Unternehmen im Bereich Scannen & Erkennen in den kommenden ein bis zwei Jahren rechnen?
Schneider: Der Trend geht zu effizientem Dokumenten-Management. Das spiegelt sich auch in den Wachstumsprognosen der Analysten wider, die bis 2012 mit weltweiten Dokumentenscanner-Umsätzen von 700 Millionen Euro rechnen.
Welchen Stellenwert hat das Thema Inputmanagement und Dokumentenerfassung in kleinen und mittelständischen Unternehmen? Welches sind die konkreten Vorteile der beiden Ansätze?
Schneider: Inputmanagement, also die digitale Erfassung und Bereitstellung von unternehmensweiten Daten, unabhängig von deren Ursprung (Papier oder elektronische Dokumente), für Data-Warehouse- oder Enterprise-Content-Management-Systeme, setzt sicherlich sehr viel mehr Verständnis und Fachwissen seitens unserer Fachhandelspartner voraus. Bezogen auf unseren Marktanteil im Segment Desktop- und Workgroup-Scanner schätzen wir, dass unsere Fachhandelspartner ihren Kunden häufiger den Ansatz der Dokumentenerfassung als Vorstufe zu DMS anbieten werden.