Peter Schnautz, Geschäftsführer, Inotec
Der Markt für Beleg- und Dokumentenscanner wächst zum Teil um 15 bis 20 Prozent. Zudem steigt das Interesse an Netzwerkscannern und Dokumentenmanagement generell. Waren entsprechende Systeme speziell für den Mittelstand nahezu unerschwinglich, stehen nun ausgereifte und erschwingliche Lösungen zur Verfügung.
Wir sprachen mit Peter Schnautz, Geschäftsführer bei Inotec.
Wie beurteilen Sie das Geschäft mit Dokumenten- und Abteilungsscannern im bisherigen Verlauf 2008? Was wird gekauft, wo wird vor allem investiert?
Schnautz: Der Absatz von Dokumentenscannern im professionellen Umfeld entwickelt sich sehr positiv, in Stückzahlen rechnen wir für die nächsten Jahre weltweit mit zweistelligen Wachstumsraten. Gefragt sind besonders Geräte, die heterogenes Beleggut schnell, zuverlässig und in hoher Bildqualität erfassen. Der Trend geht zu Modellen, bei denen Faktoren wie Ergonomie, Umweltfreundlichkeit und Service eine große Rolle spielen. Investiert wird mit dem Ziel, den gesamten Dokumenten-Workflow innerhalb der Unternehmen zu verbessern und wichtige Dokumente schneller für Geschäftsabläufe – wie den Kundenservice – verfügbar zu machen. Vor dem Hintergrund der Gesundheitsreform und anderer gesetzlicher Verpflichtungen verzeichnen wir eine verstärkte Nachfrage von Krankenversicherungen und Laboren, aber auch Behörden investieren in leistungsfähige Digitalisierungs-Lösungen.
Wie sieht Ihrer Meinung nach ein typischer Abteilungsscanner der Einstiegsklasse aus? Worauf sollten vor allem kleine Unternehmen beim Kauf achten? Welche Fehler werden beim Kauf oft gemacht?
Schnautz: Nicht die Organisationseinheit ist für die Wahl des Scanners ausschlaggebend, sondern die Aufgaben bzw. Anforderungen der Anwendung. Wer große oder stark heterogene Belegmengen digitalisieren muss, sollte einen Scanner mit hoher Leistung wählen. Teststellungen, die inzwischen alle renommierten Scanner-Hersteller anbieten, helfen dabei, die richtige Wahl zu treffen.
Wie sieht Ihrer Meinung nach ein typischer Dokumentenscanner der Mittelklasse aus? Worauf sollten Unternehmen beim Kauf achten? Was zeichnet ein gutes Gerät aus?
Schnautz: Dokumentenscanner der Mittelklasse weisen eine Scan-Geschwindigkeit von mindestens 80 Blatt oder duplex 160 Seiten pro Minute auf. Weitere Leistungskriterien sind eine sehr gute Image-Qualität in Farbe und Schwarzweiß, einfache Bedienung sowie ein Einzugssystem, das Belege in den unterschiedlichsten Formen und Stärken sicher verarbeitet. Zudem sollte das Gerät über Standard-Treiber und –Schnittstellen sowie integrierte Bildverarbeitungsfunktionen verfügen. Mit einer Upgrade-Option, die höhere Geschwindigkeiten und die Umstellung von Schwarzweiß auf Farbe bietet, lässt sich der Scanner an steigende Scan-Anforderungen anpassen.
Gute Geräte zeichnen sich zudem durch eine hohe Umweltverträglichkeit aus. Neben einem geringen Stromverbrauch im aktiven und passiven Zustand gehört dazu auch eine solide Verarbeitung und leichte Austauschbarkeit der wichtigsten Scanner-Komponenten getreu dem Motto »Reparieren statt Wegwerfen«.
Die hohe Verfügbarkeit der Scanner wird durch erstklassige Service-Leistungen sichergestellt: fachmännische, präventive Services ergänzt um einen reaktionsschnellen Support, wenn Störungen auftreten. Hierbei gilt es, auf das Kleingedruckte zu achten: All-in heißt nicht immer All-in, Arbeitszeiten der Techniker oder spezielle Ersatzteile sind oftmals von Service-Verträgen ausgeschlossen.
Mit welcher Entwicklung können Anwender und Unternehmen im Bereich Scannen & Erkennen in den kommenden ein bis zwei Jahren rechnen?
Schnautz: Dokumentenscanner werden immer intelligenter. Das heißt, sie übernehmen Bildverarbeitungsprozesse, die bisher nachgelagert mit spezieller DMS-Software durchgeführt wurden. Die Optimierung der digitalisierten Images im Scanner mit Funktionen wie das automatische Geraderichten der Dokumente oder die Schwarzrandentfernung ist bereits heute Standard. Einen Schritt weiter geht das elektronische stempeln (Bate-Stamping) der Dokumente, das wir in unserer Scanner-Serie »4x2« verwirklicht haben. Dabei können Dokumente mit einem elektronischen Datenstring versehen werden. Anstatt Barcodes auf die Belege zu kleben und anschließend über den Scanner auszulesen, kann ich diese elektronisch in die Dokumente einbelichten und erreiche damit eine frühe Dokumentenindexierung.
Die Modularität und Flexibilität von Scannern der gehobenen Leistungsklasse wird weiter zunehmen. Je nach Anwendung und Bedarf können Anwender sich ihre optimale Scanner-Lösung zusammenstellen. Der Kunde zahlt nur für diejenige Leistung, die er wirklich braucht und kann maßgeschneiderte, individuelle Input-Lösungen implementieren. Dies wird die Basis für weiteres Wachstum und Innovationen im Scanner-Bereich legen.
Welchen Stellenwert hat das Thema Inputmanagement und Dokumentenerfassung in kleinen und mittelständischen Unternehmen? Welches sind die konkreten Vorteile der beiden Ansätze?
Schnautz: Im gegenwärtigen wirtschaftlichen Umfeld agieren kleine und mittelständische Unternehmen eher vorsichtig. Am ehesten bereit, in Input-Lösungen zu investieren, sind Unternehmen, die bereits IT-Strukturen für DMS-Aufgaben aufgebaut haben. Anwendungsschwerpunkte liegen im Posteingang und der Rechnungsverarbeitung. Im Kontrast zu der geringen Verbreitung leistungsfähiger Input-Lösungen stehen die Nutzenpotenziale. Dies sind beim Thema Posteingang zum Beispiel schnellere Durchlaufzeiten, geringere Prozesskosten und die Einbeziehung weiterer Dokumentenklassen in den Arbeitsprozess. In der Regel haben sich die Investitionen nach einem Jahr bereits amortisiert.