Klaus Timm, Channel Marketing Manager DACH, Kodak
Der Markt für Beleg- und Dokumentenscanner wächst zum Teil um 15 bis 20 Prozent. Zudem steigt das Interesse an Netzwerkscannern und Dokumentenmanagement generell. Waren entsprechende Systeme speziell für den Mittelstand nahezu unerschwinglich, stehen nun ausgereifte und erschwingliche Lösungen zur Verfügung.
Wir sprachen mit Klaus Timm, Channel Marketing Manager DACH bei Kodak.
Wie beurteilen Sie das Geschäft mit Dokumenten- und Abteilungsscannern im bisherigen Verlauf 2008? Was wird gekauft, wo wird vor allem investiert?
Timm: Das Jahr 2008 war bis jetzt ein sehr erfolgreiches Jahr. Wir konnten in beiden Segmenten Steigerungen von 15 bis 20 Prozent erreichen. Nachgefragt werden sowohl kleine Arbeitsplatz-, Abteilungs- aber auch Produktionsscanner in allen Klassen, die in der Lage sind, auch schwierigstes Beleggut ohne Probleme zu scannen.
Investiert wurde vor allem bei Kommunen, Städten, Kreisen und bei Landes- und Bundesbehörden. Aber auch bei mittelständischen Unternehmen, Steuerberatern und Selbstständigen sowie im Gesundheitsbereich war ein deutliches Wachstum zu verzeichnen.
Wie sieht Ihrer Meinung nach ein typischer Abteilungsscanner der Einstiegsklasse aus? Worauf sollten vor allem kleine Unternehmen beim Kauf achten? Welche Fehler werden beim Kauf oft gemacht?
Timm: Ein typischer Abteilungsscanner der Einstiegsklasse hat je nach Bedarf eine Scan-Geschwindigkeit für Farbe und Schwarzweiß von 25 bis 60 Blatt pro Minute. Die Möglichkeit ein Flachbett für gebundene Dokumente bei Bedarf anzuschließen sollte bedacht werden. Wichtig auch in diesem Segment ist eine sehr gute Scan-Qualität, die der Anwender auf Knopfdruck erhält. Hier sollten keine Abstriche gemacht werden – die Qualität muss auch schon bei wenigen Scans pro Tag stimmen und dies ohne aufwändiges Operatortraining. Extrem wichtig in diesem Segment ist eine schnelle und kulante Regelung im Schadensfall. Hier haben sich Service-Pakete, die bereits beim Kauf des Scanners inklusive sind, sehr bewährt. Im Falle eines Defekts erhält der Kunde einen Austausch-Scanner zum nächsten Werktag.
Häufige Fehler beim Kauf: man schaut häufig nur auf den Preis und auf die Geschwindigkeit. Daher werden oft zu hohe Volumen mit kleinen Scannern verarbeitet und der Personalaufwand ist enorm und die Produktivität sinkt. Ebenso ist die einfache Einbindung in Systeme sehr wichtig.
Wie sieht Ihrer Meinung nach ein typischer Dokumentenscanner der Mittelklasse aus? Worauf sollten Unternehmen beim Kauf achten? Was zeichnet ein gutes Gerät aus?
Timm: Ein typischer Dokumentenscanner der Mittelklasse ist ein robuster Produktions-Scanner, der auch in der Lage ist DIN A3-Dokumente zu scannen. Eine hohe Scan-Qualität, die auch bei gemischtem Beleggut immer automatisch vom Scanner erzeugt wird, ist in diesem Segment enorm wichtig und sorgt für eine hohe Produktivität. Ebenfalls wichtig ist die automatische Ausrichtung der Dokumente in Leserichtung, eine zuverlässige Ultraschall-Mehrfacheinzugserkennung und die Möglichkeit bei Bedarf ein Flachbett in A4 bzw. A3 anzuschließen.
Bei der Auswahl des passenden Scanners sollte man bedenken, dass auch mal Spitzen von über 100 Prozent über dem normalen täglichen Volumen abgedeckt werden müssen. Ebenfalls wichtig: ein zuverlässiger und schneller Vor-Ort-Service, sollte der Scanner mal defekt sein.
Mit welcher Entwicklung können Anwender und Unternehmen im Bereich Scannen & Erkennen in den kommenden ein bis zwei Jahren rechnen?
Timm: Auf alle Fälle mit immer mehr Geschwindigkeit und günstigeren Preisen. Direktes Scannen in Sharepoint oder SAP wird immer einfacher und komfortabler werden. Abteilungs-Scanner werden mit immer mehr Funktionen ausgestattet und diverse Ausgabeformate wie JPG, PDF, durchsuchbares PDF, Multi-TIFF werden automatisch im Scanner erzeugt. Auch das Signieren wie auch spezielle Farbkomprimierungen sollen direkt beim Scannen erzeugt werden.
Welchen Stellenwert hat das Thema Inputmanagement und Dokumentenerfassung in kleinen und mittelständischen Unternehmen? Welches sind die konkreten Vorteile der beiden Ansätze?
Timm: Diese Themen wurden lange im Mittelstand vernachlässigt. Zunehmend beinhalten ERP- oder Software-Systeme auch Teilbereiche des Inputmanagements und der Dokumenten-Erfassung. Auch Lösungen für automatisierte Prozesse wie z.B. Eingangs-Rechnungs-Erkennung sind im Mittelstand ab circa 200 bis 300 Rechnungen pro Tag sinnvoll. Eine Erfassung der Dokumente hat auch viele Vorteile im Bereich der Wirtschafts- und Steuerprüfung, da auf die Unterlagen jederzeit direkt zugegriffen werden kann.