Stefan Pfeiffer, Market Manager ECM und Lotus, IBM Deutschland
Ein Mittelständler, der sich prinzipiell für eine ECM-Lösung interessiert, fragt noch nicht nach einem Komplettsystem. Der Trend geht anscheinend zunächst eher zu Einzellösungen oder Einstiegspakete, die zu einer ECM-Gesamtlösung ausgebaut werden können.
Wir sprachen mit Stefan Pfeiffer, Market Manager ECM und Lotus bei IBM Deutschland, über die Herausforderungen, wie der Mittelstand für eine ECM-Lösung zu begeistern ist, und welche Schritte ein Mittelständler beachten sollte.
Wenn sich ein Mittelstandsunternehmen für ein ECM-System interessiert, wird dann eher eine Komplettlösung nachgefragt? Oder eher zunächst ein Basissystem, das sich mit Komponenten, z.B. für BPM, nachrüsten/erweitern lässt?
Pfeiffer: Mittelständler fangen nach meiner Beobachtung oft punktuell an. Klassischerweise ist das Thema E-Mail-Archivierung oder GDPdU-Archivierung (‚Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen’) ein solcher Einstiegspunkt. Deshalb bieten wir ja auch gerade seit zwei Jahren erfolgreich Einstiegspakete an, die komplett Hardware und Software umfassen. Der Clou an den Paketen ist dabei, dass diese eben zur kompletten ECM-Lösung ausgebaut werden können. Und darauf müssen die Kunden genau achten, um zukunftssichere Investitionen zu tätigen.
Wie vertraut sind Mittelstandsunternehmen mit der ECM-Thematik? Müssen Sie noch viel Basisarbeit leisten?
Pfeiffer: Ich denke, dass im gehobenen Mittelstand immer noch eher der Begriff Dokumenten-Management und Archivierung bekannt ist. Diese Begriffe sind jedoch dann auch geläufig, da Themen wie Archivierung nach GDPdU oder GOBS und auch E-Mail Archivierung doch schon rege diskutiert werden. Jedoch muss weiter Basis- und Aufklärungsarbeit geleistet werden, weil doch mancher Anbieter Schindluder mit dem Begriff ECM treibt und beispielsweise ‚File Sharing’ als voll ausgebautes ECM platziert. Eine ECM-Lösung kann keine Punktlösung sein, bei der mal ein paar Dateien gespeichert werden. Dazu gehört immer das Management aller Dokumente im ganzen Lebenszyklus. Aber solche Feinheiten hat diese Anbieter selten gestört. Die behaupten alles zu sein, von ECM bis Enterprise 2.0, auch wenn die Funktionen fehlen oder rudimentär sind. Also müssen wir weiter aufklären.
Ein ECM-System kann sicherlich nicht »so nebenbei« eingeführt werden. Was empfehlen Sie Unternehmen, die in Sachen ECM vorangehen wollen?
Pfeiffer: Wir empfehlen die schrittweise Einführung von ECM. Jedoch muss von Beginn an ein Bebauungsplan gemacht sein, der eine mittelfristige Planung enthält und die Investitionen schützt, die nach und nach getätigt werden. Bei der Einführung sollte man dann auch entsprechend erfahrene Partner einbinden. IBM hat ja viele kompetente Business-Partner, die sich seit Jahren seriös und fundiert mit dem Thema auseinandersetzen.
Mit welchen Trends rechnen Sie auf der kommenden »DMS Expo«?
Pfeiffer: Die diesjährige DMS wird eine Schlüsselmesse werden, nicht mal so sehr unter dem Aspekt neue Trends und Technologien. Vielmehr wird sich entscheiden, wie es mit der ECM- und DMS-Branche weitergeht. Wird man sich weiter einmal im Jahr zu einer Leitmesse treffen? Wird der Markt noch weiter zerfasern? Ansonsten wird das Thema Enterprise 2.0 ein Thema der Messe sein, was wir als IBM auch bewusst eingebracht haben. Die Frage ist da, wie klassisches Dokumenten-Management und Archivierung mit den neuen Web-2.0-Funktionen, von Wikis, Blog, sozialen Netzen bis hin zu Instant-Messagung und Unified-Communication sinnvoll kombiniert werden kann, um so smarter zu arbeiten. Genau das ist ja auch Thema unserer Keynote.
Erste Anbieter offerieren eine Art Managed-Service rund um die Dokumentenverwaltung, also eine Art DMS-as-a-Service bzw. ECM-as-a-Service. Ist das ein Trend, der sich durchsetzen kann? Oder eher ein Hype mit letztendlich wenig Aussichten auf größere Marktanteile?
Pfeiffer: Da stehen wir noch ganz am Anfang, da viele Fragen doch komplexer sind. Ich erinnere hier nur an das Thema Compliance, d.h. wie lange muss ich welche Dokumente aufbewahren. Da greifen dann doch oft kundenspezifische Anforderungen. Ein Maschinenbauer, der im Export tätig ist, hat andere Vorschriften und Aufbewahrungsfristen für andere Dokumente zu beachten als die Bäckereikette. Das ist noch ein weites Feld, aber man könnte sagen: Wenn nicht IBM, wer dann? Ich würde – und das ist meine persönliche Meinung – es sehr gut finden, wenn wir zum Archiv aus der Steckdose von IBM kommen würden.
Ist aus Ihrem Hause mit einem Managed-Service rund um die Dokumentenverwaltung zu rechnen bzw. offerieren Sie schon etwas?
Pfeiffer: IBM bietet diese Services seit Jahren bereits an. Kunden können insbesondere ihre E-Mail-Archivierung und Archivierung im Outsourcing bei IBM betreiben lassen.