Karsten Renz, CEO, Optimal Systems
Ein Mittelständler, der sich prinzipiell für eine ECM-Lösung interessiert, fragt noch nicht nach einem Komplettsystem. Der Trend geht anscheinend zunächst eher zu Einzellösungen oder Einstiegspakete, die zu einer ECM-Gesamtlösung ausgebaut werden können.
Wir sprachen mit Karsten Renz, CEO beim Berliner ECM-Spezialisten Optimal Systems, über die Herausforderungen, wie der Mittelstand für eine ECM-Lösung zu begeistern ist, und welche Schritte ein Mittelständler beachten sollte.
Wenn sich ein Mittelstandsunternehmen für ein ECM-System interessiert, wird dann eher eine Komplettlösung nachgefragt? Oder eher zunächst ein Basissystem, das sich mit Komponenten, z.B. für BPM, nachrüsten/erweitern lässt?
Renz: Unsere Erfahrungen zeigen, dass es besonders für Mittelständler sinnvoll ist, eher mit einer kleinen Lösung, zum Beispiel in einer Abteilung oder für einen Bereich, anzufangen, um diese dann schrittweise auszubauen. Die Modularität des Systems ist dementsprechend ein sehr wichtiger Aspekt: die ausgewählte Software sollte die Möglichkeit bieten, die Lösung modular auf- und auszubauen und sie gegebenenfalls an wechselnde Anforderungen anpassen zu können. ECM-Software sollte Geschäftsprozesse genau so modellieren können, wie sie jeweils gebraucht werden, und Unternehmen nicht dazu zwingen, Geschäftsprozesse an die technologischen Möglichkeiten der Software anpassen zu müssen.
Wie vertraut sind Mittelstandsunternehmen mit der ECM-Thematik? Müssen Sie noch viel Basisarbeit leisten?
Renz: Heute verfügen viele Kunden über erste Erfahrungen mit ECM-Lösungen oder Teillösungen wie ERP-Systemen, Dokumenten-Management-Systemen und Archivierungs-Systemen. Entsprechend sind die Kundenanforderungen an ECM-Software im Vergleich zur ersten Einführungswelle vor Jahren auch deutlich gestiegen.
Anderseits ist das Bewusstsein, die eigenen Prozesse zu optimieren, in deutschen Unternehmen zwar vorhanden. Aber aus Angst vor der eigenen »Verkrustung« trauen sich viele oft noch nicht an die Optimierung eigener Prozesse. Dahinter steckt oft die unbegründete Angst, gewohnte Pfade zu verlassen, auch wenn sie noch so weite Umwege bedeuten. Aber der Mittelstand muss heute in ECM-Lösungen investieren, um Strukturen sowie Prozesse zu entschlacken und zu optimieren – getreu dem Motto »Investieren, um zu sparen«.
Ein ECM-System kann sicherlich nicht »so nebenbei« eingeführt werden. Was empfehlen Sie Unternehmen, die in Sachen ECM vorangehen wollen?
Renz: In jedem Fall sollte vor einer Produktauswahl die Analyse der eigene Unternehmensprozesse und Informationsflüsse erfolgen. Es ist extrem wichtig, dass sich die zukünftigen Anwender darüber im Klaren sind, welche Anforderungen sie an das System haben und wie ihre Prozesse aussehen. Wenn ein Unternehmen seinen Bedarf nicht klar formulieren kann, wenn es nicht beschreiben kann, wo der Schuh drückt, wird kein Softwareanbieter ein wirklich passendes Angebot vorlegen können.
Mit welchen Trends rechnen Sie auf der kommenden »DMS Expo«?
Renz: Industrietrends hin oder her – es geht eigentlich darum, Lösungen für Probleme anzubieten, den Kunden zuzuhören und eine passende Lösung für seine Anforderungen anzubieten. Durch unsere Kundennähe und durch aktives Zuhören haben wir entdeckt, dass Themen wie Ergonomie und Usability genau so wichtig sind, wie Leistungsumfang und Technologie.
Bei den meisten unserer Anfragen geht es in diesem Jahr um die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Handhabung des gesamten Unternehmenswissens. Dies sind zwei Anwendungsbereiche, wo unsere Kunden zu Recht große Einsparpotenziale sehen. Außerdem wünscht sich der Mittelstand effiziente E-Mail-Management-Lösungen, nicht zu letzt, um auch Compliance-Anforderungen besser in den Griff zu bekommen. Daneben sind auch Lösungen für eine schnellere Rechnungs- und Postbearbeitung weiterhin sehr gefragt. Es geht hierbei heute nicht mehr nur um die Archivierung von Papier, viel mehr muss das gesamte Unternehmenswissen organisationsweit abgebildet, sicher und schnell verfügbar gemacht werden.
Erste Anbieter offerieren eine Art Managed-Service rund um die Dokumentenverwaltung, also eine Art DMS-as-a-Service bzw. ECM-as-a-Service. Ist das ein Trend, der sich durchsetzen kann? Oder eher ein Hype mit letztendlich wenig Aussichten auf größere Marktanteile?
Renz: Unsere Erfahrung zeigt, dass Unternehmen zunehmend individuelle, auf sie zugeschnittene Lösungen brauchen. Wie und womit diese Anforderungen realisiert werden, ist sekundär. Laut jüngst veröffentlichter Studien fühlen sich offensichtlich sehr viele IT-Verantwortliche in den Unternehmen abgeschreckt von Hype-Begriffen wie SaaS & Co. (21 Prozent der befragten CIOs wollen demnach von »Cloud Computing« schon jetzt nichts mehr hören, 17 Prozent sind von »Web 2.0« genervt – ermittelte US-»InformationWeek«). Vor allem bei Cloud und Software-as-a-Service ist die Skepsis groß: 28 Prozent glauben, dass die Hersteller in diesem Umfeld Versprechungen machen, die sie nicht halten können. Solche Entwicklungen sind schade, denn sie kratzen am Vertrauensverhältnis zwischen Hersteller und Anwender. Deshalb mag ich mich nicht an der Diskussion beteiligen, was ausgereift ist und wo noch Defizite stecken. Wir bieten mit »OS ECM« eine flexible, frei konfigurierbare ECM-Technologie und wachsen damit als Unternehmen seit 18 Jahren kontinuierlich durch immer mehr zufriedene Kunden. Und dabei haben wir schon diverse Marketingwellen erfolgreich überstanden.
Ist aus Ihrem Hause mit einem Managed-Service rund um die Dokumentenverwaltung zu rechnen bzw. offerieren Sie schon etwas?
Renz: Wie gerade beschrieben: Branchenübliche Begriffsdefinitionen und Abgrenzungen interessieren Anwender eher wenig. Als innovatives Unternehmen setzen wir uns aber durchaus mit dem Thema SaaS auseinander. Als Software-Hersteller gehört SaaS aber nicht zum Kerngeschäft. Wir haben allerdings Partner (auch im europäischen Ausland), welche entsprechende Modelle/Konzepte erfolgreich anbieten.