Jens Büscher, Geschäftsführer, Docuportal
Ein Mittelständler, der sich prinzipiell für eine ECM-Lösung interessiert, fragt noch nicht nach einem Komplettsystem. Der Trend geht anscheinend zunächst eher zu Einzellösungen oder Einstiegspakete, die zu einer ECM-Gesamtlösung ausgebaut werden können.
Wir sprachen mit Jens Büscher, Geschäftsführer von Docuportal, über die Herausforderungen, wie der Mittelstand für eine ECM-Lösung zu begeistern ist, und welche Schritte ein Mittelständler beachten sollte.
Wenn sich ein Mittelstandsunternehmen für ein ECM-System interessiert, wird dann eher eine Komplettlösung nachgefragt? Oder eher zunächst ein Basissystem, das sich mit Komponenten, z.B. für BPM, nachrüsten/erweitern lässt?
Büscher: Letzteres. Leider analysieren KMUs nicht das Unternehmen nach allen Defiziten in der Datei- und Informationslogistik, sondern starten oft mit einer sehr fokussierten Lösung gegen ein konkretes Problem. Diese Lösung sollte aber langfristig nachrüstbar oder erweiterbar sein. Idealerweise ist dies eine schnell einsetzbare, einfach erlernbare und vom Invest sehr überschaubare ECM-Kompaktlösung. Sobald von einer Implementierung mehrerer Wochen gesprochen wird, sind die meisten Anbieter aus der Vorauswahl ausgeschieden. KMUs wünschen möglichst sofortige Out-of-the-Box Verfügbarkeit.
Wie vertraut sind Mittelstandsunternehmen mit der ECM-Thematik? Müssen Sie noch viel Basisarbeit leisten?
Büscher: Die größte Herausforderung für Anbieter ist derzeit die Basisarbeit. Nach meiner Schätzung wissen über 90 Prozent im KMU-Umfeld nicht, welche deutlichen Mehrwerte auf vielen Gebieten eine ECM-Lösung bringt. ECM ist als Begriff, Methode und Technologie noch nicht angekommen. Trotz nachgewiesenem ROI fehlt das Vertrauen in die Wirksamkeit einer ECM-Lösung. ERP, CRM oder klassische DMS-Lösungen haben Priorität. ECM wird weiter noch als eine Art »Homöopathisches Mittel« bewertet: Man sagt, es könne helfen, aber man glaubt es nicht. Dabei könnten KMUs 20 bis 50 Prozent der Mitarbeiterkapazitäten wieder zurückerhalten und Kontrolle über die wichtigsten Prozesse gewinnen.
Ein ECM-System kann sicherlich nicht »so nebenbei« eingeführt werden. Was empfehlen Sie Unternehmen, die in Sachen ECM vorangehen wollen?
Büscher: Da mittelständischen Unternehmen kaum bekannt ist, was sich ihnen mit ECM für Möglichkeiten auftun, empfehlen wir den Interessenten eine Basisanalyse durch die bekannten Berater, wie Project-Consult, dsk Beratungs, BARC und Zöller & Partner. Diese stellen fest, was man neben dem Kernproblem noch im Unternehmen lösen kann. Ebenso können diese bereits eine Vorauswahl für passende Lösungen treffen. Nicht überall, wo ECM drauf steht, ist auch gleich die passende Lösung drin. Es folgt ein Anforderungskatalog für eine Anbieterpräsentation (möglichst sogar Szenario-basierend), und dann eine Entscheidung. Dieser Vorgang benötigt nicht zwangsläufig viele Wochen, sondern kann sehr schnell und mit überschaubaren Kosten ablaufen.
Mit welchen Trends rechnen Sie auf der kommenden »DMS Expo«?
Büscher: Wieder spannende neue Marketingbegriffe, mit denen die Zeitschriften und Präsentationen geschmückt werden. Vielleicht einen Rest »Sharepoint Integration«, einen Hauch »Compliance«, geschmückt mit einer Prise »Web 2.0« und »ECM 2.0« – das hilft bei der Basisarbeit nicht, im Gegenteil, es verwirrt die Interessenten umso mehr. Aber die Trends gehen endlich in vernünftige, motivierende Benutzeroberflächen. Ebenso sehe ich deutliche Entwicklungen im Bereich »Enterprise Search«, also ganzheitlicher, übergreifender Suche nach geschäftsentscheidenden Informationen und Dateien im Unternehmen.
Erste Anbieter offerieren eine Art Managed-Service rund um die Dokumentenverwaltung, also eine Art DMS-as-a-Service bzw. ECM-as-a-Service. Ist das ein Trend, der sich durchsetzen kann? Oder eher ein Hype mit letztendlich wenig Aussichten auf größere Marktanteile?
Büscher: Da sind sie ja, die neuen Marketingbegriffe. Viele Anbieter bieten schon seit vielen Jahren ausgelagerte und mit Service unterstützte Lösungen – ich sehe das, außer im Marketing, nicht als Neuerung. Dieser Trend wird durch die Zunahme von Online-gestützten Business-Anwendungen, wie CRM, Google-Docs oder bald Microsoft-Office-Online-Anwendungen unterstützt. Das Vertrauen in ausgelagerte Anwendungen wächst, zunehmend auch wenn diese kostengünstiger angeboten werden. Hier sehe ich in den nächsten Jahren das größte Wachstum.
Ist aus Ihrem Hause mit einem Managed-Service rund um die Dokumentenverwaltung zu rechnen bzw. offerieren Sie schon etwas?
Büscher: Wir bieten seit vielen Jahren unsere umfangreiche Kompakt-ECM-Lösung »As A Service« als Alternative zur klassischen Lizenzinstallation an. Die Anteile am Umsatz sind derzeit noch gering, aber die Nachfrage hat deutlich zugenommen.