Die rundum fertige ECM-Komplettlösung ist offensichtlich nicht das, was der Mittelstand möchte. Gefragter ist eine Basislösung wie zum Beispiel ein Dokumenten-Management-System, das später mit den steigenden Bedürfnissen ausgebaut werden kann.
Software-Entscheidungen werden auch heute noch oft aus dem Bauch heraus auf Grund von Präsentationen oder Empfehlungen auf dem Golfplatz gefällt. Denn die Lösungsansätze lassen sich oftmals nicht richtig vergleichen. Schließlich fahren die Anbieter im ECM-Bereich eine klare Differenzierungsstrategie. Dazu kommt, dass die Branche dafür prädestiniert ist, ständig neue Modewörter zu definieren. Das erschwert es vor allem Mittelständlern, sich mit möglichen Lösungen richtig auseinander zu setzen.
»Die DMS/ECM-Branche hat mit ihren vielen Abkürzungen bzw. Akronymen und vermeintlichen Synonymen mehr für Verwirrung als für Aufklärung gesorgt«, schimpft beispielsweise Andreas Schulz, Leiter internationales Produktmarketing beim Stuttgarter Software-Haus ELO Digital Office. »In vielen Unternehmen ist der Begriff Dokumenten-Management vertrauter und geläufiger und eine genaue Abgrenzung zu ECM eher unterrepräsentiert. Allgemein ist zu beobachten, dass viele Unternehmen in Bezug auf die durchgängige elektronische Arbeitsweise noch am Beginn stehen.«
»Entscheidend für den erfolgreichen Einsatz eines ECM-Systems ist ein klares Ziel, welches mit der Einführung einer Lösung erreicht werden soll. Mindestens genauso wichtig ist es jedoch, dass man mit einer kleinen Applikation beginnt«, betont Rudolf Gessinger, CEO von Saperion. »So kann man erste Erfahrungen mit dem System sammeln und Akzeptanz bei den Mitarbeitern schaffen. Üblicherweise denkt der Mittelstand nicht an eine ECM-(Informations-)Plattform, sondern an einzelne Lösungen, die auf Basis des ECM-Systems realisiert werden.«
ECM sollte schrittweise eingeführt werden
Eine »schrittweise Einführung von ECM« empfiehlt denn auch Stefan Pfeiffer, Market Manager ECM und Lotus bei IBM Deutschland: »Jedoch muss von Beginn an ein Bebauungsplan gemacht sein, der eine mittelfristige Planung enthält und die Investitionen schützt, die nach und nach getätigt werden. Bei der Einführung sollte man dann auch entsprechend erfahrene Partner einbinden.«
Ein »strukturiertes Vorgehen bei der ECM-Einführung« ist auch nach Meinung von Jürgen Biffar, Vorstand Produkte & Finanzen bei Docuware, entscheidend für den Erfolg: »Dazu gehört beispielsweise, die Dokumentarten und Prozesse zunächst zu dokumentieren und dann die Abbildung im System vorzunehmen. Die einfache Integration unterschiedlicher Anwendungen in das DMS spart Zeit und Kosten.« Biffar empfiehlt für eine reibungslose Einführung, »einen IT-affinen Mitarbeiter als Projektleiter abzustellen«.
Unternehmensprozesse analysieren
Karsten Renz, CEO beim Berliner ECM-Spezialisten Optimal Systems , plädiert dafür, dass in jedem Fall vor einer Produktauswahl die Analyse der eigene Unternehmensprozesse und Informationsflüsse erfolgen sollte: »Es ist wichtig, dass sich die zukünftigen Anwender darüber im Klaren sind, welche Anforderungen sie an das System haben und wie ihre Prozesse aussehen. Wenn ein Unternehmen seinen Bedarf nicht klar formulieren kann, wenn es nicht beschreiben kann, wo der Schuh drückt, wird kein Software-Anbieter ein wirklich passendes Angebot vorlegen können.«
»Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden, nicht jedes Papier gescannt. Nicht jede Ausnahmeregel muss designed sein«, empfiehlt Andreas Ahmann, zuständig für Business Development bei Ceyoniq Technology, potenziellen ECM-Interessenten bei einer Einführung. Mitarbeiter sollten nicht in völlig unnötige Rahmen gezwängt werden. Es empfehle sich, das System so simpel wie möglich zu gestalten.Gleichzeitig gelte es zu berücksichtigen, dass auch die volle Bandbreite der Anforderungen von morgen unterstützt wird. Nur müssen Unternehmen diese Bandbreite nicht gleich am ersten Tag abbilden.
Die handelnden Menschen nicht vergessen
»Auf Grund der vielen funktionalen Ausrichtungen kann die Einführung eines ECM-Systems natürlich kaum nebenbei erledigt werden«, argumentiert Pierre de Muelenaere, Präsident & CEO der belgischen I.R.I.S. Group. »Einige Mühe ist schon angesagt. Die Einrichtung eines ECM empfiehlt sich daher in systematischer Form und mit managementgetriebenen Akzenten. So eignet sich beispielsweise als bewährte Methodik ein erster Workshop mit allen Beteiligten. Jedes Veränderungsprojekt hat natürlich seine Tücken, die man kennen und beherrschen muss. Auch lebt ein solches Projekt von der Motivation seiner Protagonisten und der Erwartung an die konkreten Effekte, die sich durch seine Umsetzung einstellen sollen.«
Gleichzeitig müssten sich Entscheider laut de Muelenaere einer Sache bewusst sein: »Der größte Anteil der personellen und finanziellen Ressourcen ist nicht in die Technik, sondern vielmehr in die organisatorischen Aufwendungen zu investieren.«
Das sieht Schulz von ELO ähnlich: »Zum einen ist die frühzeitige Einbindung des Fachbereichs bzw. der Anwender ein wichtiger Erfolgsfaktor. Teilweise erleben wir bereits im Rahmen von Ausschreibungen und Präsentationen erste Tests mit potenziellen Anwendern.« Zum anderen ist laut Schulz die gesamte Planung des Projekts von entscheidender Bedeutung: »Daher lautet die Empfehlung, klein zu starten und die große Lösung dabei im Hinterkopf zu haben, um nicht Gefahr zu laufen, zu große und komplexe Projekte gegen die Wand zu fahren.«
Warum ECM-Basisarbeit immer noch wichtig ist
»Die größte Herausforderung für Anbieter ist derzeit die Basisarbeit. Nach meiner Schätzung wissen über 90 Prozent im KMU-Umfeld nicht, welche deutlichen Mehrwerte auf vielen Gebieten eine ECM-Lösung bringt«, betont Jens Büscher, Geschäftsführer von Docuportal. »ECM ist als Begriff, Methode und Technologie noch nicht angekommen. Trotz nachgewiesenem ROI fehlt das Vertrauen in die Wirksamkeit einer ECM-Lösung. ERP, CRM oder klassische DMS-Lösungen haben Priorität.« ECM wird Büschers Meinung nach weiter noch als eine Art »homöopathisches Mittel« bewertet: »Man sagt, es könne helfen, aber man glaubt es nicht. Dabei könnten KMUs 20 bis 50 Prozent der Mitarbeiterkapazitäten wieder zurückerhalten und Kontrolle über die wichtigsten Prozesse gewinnen.«
»Eigene Anforderungen (Pflichtenheft) und Budget definieren«, rät Doris Störtzer, Project Consultant beim Beratungsunternehmen Scintillations und Stellvertretende Vorstandsvorsitzende beim VOI, bei einer geplanten ECM-Einführung. »Danach Projektteam festlegen, Anbieterselektion starten und Ablaufplan festlegen. Will der Unternehmer damit nicht konfrontiert werden, dann gibt es sehr gute unabhängige Berater, die helfen.«
Managed-Service wird wohl kommen
Schlagwörter wie DMS-as-a-Service bzw. ECM-as-a-Service geistern in der Branche neuerdings herum. Ist das ein Trend, der sich durchsetzen kann? »Der SaaS-Ansatz für DMS ist die logische Konsequenz, wenn der Kunde nicht nur den elektronischen Posteingang auslagern will, sondern auch die nötige Archivierung«, ist sich Jörg Bothmann, Geschäftsführer beim DMS-Dienstleister Alpha Com Deutschland, sicher. »Denn DMS oder ECM-Lösungen gehören in der Regel nicht zum Standardrepertoire der eigenen IT-Abteilung.«
Im Hause Docuware hat man dafür bereits »DocuWare SaaS« im Programm. »Die Option, ihre On-Premise-Lösung um eine SaaS-Komponente zu ergänzen, ist vor allem für unsere Bestandskunden interessant«, erläutert Docuware-Vorstand Biffar. »Sie arbeiten mit ihrem zentralen Dokumenten-Pool inhouse wie gewohnt und nutzen beispielsweise zum Backup und zur Langzeitarchivierung ein oder mehrere Archive als gehostete Lösung. Zu im Kundensystem festgelegten Zeiten werden die Inhouse-Daten synchronisiert.«
Managed-Service – doch bloß eine Mode?
»Auch ein Hype kann schnell zum Trend werden«, meint Störtzer vom VOI. »Einige unserer Mitgliedsunternehmen beschäftigen sich mit genau diesen Themen und das sehr erfolgreich. Services, die mehr und mehr Beachtung finden für bestimmte Zielgruppen. Das Software-Modell passt mit großer Wahrscheinlichkeit nicht auf jedes Unternehmen, wird aber seinen Platz im Markt finden.«
Freilich gibt es auch gegenteilige Meinungen. »Unsere Erfahrung zeigt, dass Unternehmen zunehmend individuelle, auf sie zugeschnittene Lösungen brauchen. Wie und womit diese Anforderungen realisiert werden, ist sekundär«, erläutert Optimal-Manager Renz. »Laut jüngst veröffentlichter Studien fühlen sich offensichtlich sehr viele IT-Verantwortliche in den Unternehmen abgeschreckt von Modebegriffen wie SaaS & Co. Vor allem bei Cloud und Software-as-a-Service ist die Skepsis groß: 28 Prozent glauben, dass die Hersteller in diesem Umfeld Versprechungen machen, die sie nicht halten können. Solche Entwicklungen sind schade, denn sie kratzen am Vertrauensverhältnis zwischen Hersteller und Anwender.« Das Berliner Unternehmen bietet mit »OS ECM« eine flexible, frei konfigurierbare ECM-Technologie und wächst damit als Unternehmen seit 18 Jahren kontinuierlich – »durch immer mehr zufriedene Kunden«, betont Renz. »Und dabei haben wir schon diverse Marketingwellen erfolgreich überstanden.«