Mitarbeiter auf Baustellen im In- und Ausland haben dank digitaler Projektakten jederzeit denselben Informationsstand wie Kollegen der Wipron-Unternehmenszentrale. Hierfür integrierte der Spezialist für erneuerbare Energieanlagen das DMS-System DocuWare in seine IT-Landschaft mit dem Warenwirtschaftssystem Microsoft Dynamics AX, Microsoft Exchange und einer Eigenentwicklung.

Wipron realisiert Windräder auf hoher See

Windenergieanlagen, Biogasanlagen oder Photovoltaik-Lösungen – der Markt für erneuerbare Energien befindet sich selbst in wirtschaftlich schwierigen Zeiten in einer rasanten Wachstumsphase. Beste Voraussetzungen für die 2002 gegründete WIPRON Wind Projekt Nord GmbH. Ob es um den Aufbau, Umbau oder den Betrieb regenerativer Energieversorgungsanlagen geht, ob Kabelmontagen bis hin zum Netzanschluss durchgeführt werden sollen, oder ob die Dokumentation für Versorgungsnetze erstellt werden muss – der Dienstleister stellt für alle Fälle hochqualifiziertes Fachpersonal bereit. Geschäftsführer Christian Havemeister sieht eine besondere Herausforderung darin, seine Spezialisten ihrer Kompetenz entsprechend effizient einzusetzen, sie von Routineaufgaben weitgehend zu entlasten und sie bei ihren häufigen Auslandseinsätzen optimal zu unterstützen.
Neben neun aufwändig ausgestatteten Werkstattfahrzeugen gehören moderne IT- und Telekommunikationssysteme zur Grundausrüstung der vierzehn Wipron-Monteure. Dennoch erwies sich der elektronische Informationsaustausch mit den sechs Innendienstmitarbeitern der Kieler Unternehmenszentrale in der Vergangenheit häufig als sehr zeitraubend. Durch Auslandseinsätze waren Monteure oft wochenlang unterwegs; einem bestimmten Projekt zugeordnete Dokumente wurden folglich von mehreren Personen an verschiedenen Orten in unterschiedlicher Form vorgehalten. »Dringend benötigte Pläne lagen gelegentlich erst nach mehreren Telefonaten und langer Suche vor. Die Gefahr, wichtige Dokumente ganz zu verlieren, war zudem recht groß«, beschreibt Wipron-Gründer Havemeister die Ausgangssituation.
Die positive Geschäftsentwicklung mit bis zu 40 monatlich zu bearbeitenden Projekten, wobei jedes einzelne eine mindestens 100-seitige Projektakte generiert, verschärfte die Lage zusätzlich. Hinzu kam der stetig wachsende E-Mail-Verkehr; circa 200 projektrelevante E-Mails treffen allein in der Firmenzentrale täglich ein. Havemeister erklärt, was dies die Archivierung betreffend bedeutet: »Für spezielle Unterlagen wie beispielsweise Schaltbücher besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Der anwachsende Papierberg war gewaltig und ohne Einsatz eines modernen Dokumentenmanagement-Systems mittel- und schon gar nicht langfristig zu bewältigen.« Analog zur dynamischen Markt- und Geschäftsentwicklung definierte er ein Anforderungsprofil, in dessen Mittelpunkt neben großer Funktionalität und Ausbaufähigkeit ein hoher Bedienkomfort stand. DocuWare überzeugte den Geschäftsführer in punkto Preis-Leistungs-Verhältnis. Zudem bot die Lösung den gewünschten Freiraum für zukünftige Erweiterungen und die Möglichkeit, neue Applikationen einfach zu integrieren.
Die vom lokalen Docuware-Partner Anfang 2009 konzipierte DMS-Lösung integriert den zentralen Dokumenten-Pool in die Wipron-Geschäftsprozesse. Über standardisierte Schnittstellen werden aus dem Warenwirtschaftssystem Microsoft Dynamics AX und aus Microsoft Exchange Dokumente und E-Mails in das elektronische Archiv transferiert und zu einem Projekt zugehörig vollautomatisiert abgelegt. Auch eine eigenentwickelte Softwareanwendung für die Projekt- und Einsatzplanung wurde eingebunden. Über die auf Microsoft-Excel basierende Lösung werden die jeweilige Projektnummer vergeben und die Ordnerstruktur der Projektakten festgelegt und verwaltet. Die Umstellung dieser Anwendung von Excel auf eine SQL-Datenbank ist geplant und soll die Funktionalität des Projektmanagements weiter erhöhen.
Zur Digitalisierung papierbasierter Dokumente sind die Arbeitsplätze der Innendienstmitarbeiter sowie die Werkstattfahrzeuge mit Ricoh-Scannern vom Typ Aficio MP 171 SPF ausgestattet, sodass Unterlagen ortsunabhängig auch auf den Baustellen erfasst werden können. Zur Erfassung des Posteingangs und größerer Dokumentenmengen dient das in der Zentrale positionierte Ricoh-Multifunktionssystem MP-C2800AD, das auch die Faxkommunikation abwickelt. Die Zuordnung der gescannten Papierunterlagen zu den jeweiligen Projekten erfolgt über die Capturing-Plattform NSI Autostore Express. Entweder wird direkt ins Archiv gescannt oder Briefkörbe der entsprechenden Mitarbeiter werden am MFP angewählt; anschließend gibt der jeweilige Bearbeiter über eine Bildschirmmaske Schlüsselinformationen wie Kundenname, Projektnummer und Dokumententyp ein. Die Klassifizierung der digitalisierten Dokumente durch den Einsatz von Barcode-Aufklebern vollständig zu automatisieren, ist eine Option, die sich Havemeister abhängig vom Dokumentenwachstum für die Zukunft offen hält.
Der Datenaustausch zwischen den mobilen Endgeräten der Außendienstmitarbeiter und dem auf Microsoft Windows Server 2008 basierenden Unternehmensnetzwerk erfolgt über den DocuWare Web Client.

Wipron Geschäftsführer verzeichnet höhere Arbeitseffizienz dank DMS

Arbeitseffizienz durchgängig gesteigert. »Lange Suchzeiten gehören der Vergangenheit an. Egal ob der Innendienstmitarbeiter eine Rechnung oder einen Lieferschein einsehen möchte oder der Monteur auf einer Baustelle in Estland eine detaillierte Konstruktionszeichnung oder eine Dokumentation benötigt; beides ist in Sekundenschnelle abrufbar«, resümiert der Geschäftsführer. »Unsere Monteure beispielsweise können sich somit voll auf ihre Projekte konzentrieren. Fehler werden vermieden, da Unterlagen sich nicht mehr am falschen Ort befinden oder ganz verschwinden.« Als sehr hilfreich sieht er auch an, dass zu einem Projekt zugehörige E-Mails ebenfalls auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Des Weiteren hebt  der Firmengründer die intuitive Bedienung und Schlagwortsuche des Systems hervor. Als Geschäftsmann ist für ihn natürlich wichtig, dass sich die DMS-Investition bereits nach kurzer Zeit amortisiert hat.
Deutliche Vorteile bietet das DMS auch im Hinblick auf die Datensicherheit. »Der Verlust einzelner Dokumente ist heute ausgeschlossen; die Vernichtung eines kompletten Papierarchivs, etwa durch Brand oder Wassereinbruch, verhindern ebenfalls das elektronische Archiv und regelmäßige Datensicherungen «, so Havemeister. Letztendlich konnte auch der Platzbedarf für Papierunterlagen deutlich reduziert werden. Der Geschäftsführer schätzt, dass die Akten der jährlich rund 400 bearbeiteten Projekte ein Volumen von drei bis vier Europaletten beanspruchten. Durch den Wegfall des Papierarchivs spart das Unternehmen Lagerplatz. Den freien Platz nutzt es heute für neue Mitarbeiter und eine ergonomischere Gestaltung der Arbeitsplätze.
Jederzeit und ortsunabhängig durch den Austausch elektronischer Dokumente mit Mitarbeitern und Kunden kommunizieren zu können und dadurch viel Zeit einzusparen, aber einen besseren Service bieten zu können – darin sieht Havemeister in der modernen Arbeitswelt einen unverzichtbaren Erfolgsfaktor. Der Schlüssel zur Umsetzung dieses Anspruchs ist seiner Ansicht nach der gezielte Einsatz modernster Telekommunikations- und IT-Technologien. »Unsere Mitarbeiter garantieren den langfristigen Erfolg unseres Unternehmens. Nur wenn wir ihnen effiziente Arbeitsumgebungen schaffen und ihnen Freiraum für eigeninitiatives Handeln bieten, werden wir auch weiterhin vom enormen Potential des Marktes der erneuerbaren Energien profitieren«, davon ist Havemeister überzeugt. Der konsequente Ausbau des DMS-Einsatzes gehört für ihn dazu.