Auch im Mittelstand werden elektronisch gespeicherte Dokumente und Informationen in zunehmendem Maße geschäftskritisch. Hier besteht großes Potenzial – für den Anwender mit enormen Rationalisierungsmöglichkeiten und für die ECM-Anbieter mit interessanten Marktaussichten. Daher gleichen sich die Anforderungen an die ECM-Umgebung an diejenigen der großen Betriebe an.

von Engelbert Hörmannsdorfer

Die Ansprüche des Mittelstands steigen. ECM-Systeme, die denen großer Unternehmen in nichts nachstehen, sind keine Seltenheit. Gleichzeitig steigt aber auch der Leidensdruck – es gilt, neue Anforderungen wie Compliance, GDPdU, GoBS oder die digitale Betriebsprüfung zu beachten. »Compliance betrifft alle. Der Mittelstand kann es sich nicht leisten, diese Anforderungen zu ignorieren – wie die Anfragen und Ausschreibungen erkennen lassen«, bestätigt Sven Kaiser, Director Marketing & Corporate Communication beim Berliner ECM-Spezialisten Optimal Systems. »Wer mit international agierenden Unternehmen Geschäfte macht, muss sich unweigerlich mit deren Regeln auseinander setzen. Die permanente Verpflichtung, Compliance-Anforderungen gerecht zu werden, ist ganz klar eines der treibenden Argumente, um in eine ECM-Lösung zu investieren.«

»Sicherlich spielen Auflagen wie Compliance, GDPdU, GoBS oder digitale Betriebsprüfung bei vielen Mittelständlern bereits eine große Rolle, zumal viele Großunternehmen aus Compliance-Gründen von ihren Zulieferern inzwischen eine entsprechende Zertifizierung erwarten und verlangen«, erläutert Stefan Weiß-Weber, Presales Manager CM & A (Content Management & Archiving) bei EMC Deutschland. »Somit ergibt sich also auch ein Wettbewerbsvorteil aus der Berücksichtigung dieser Themen für KMU. Ferner erleichtert auch dem KMU selbst die Einhaltung dieser Vorschriften das entsprechende Wachstum, denn irgendwann kommt eventuell dann der Zeitpunkt, wo das Unternehmen groß genug ist, sich nach diesen Vorschriften richten zu müssen. Dann ist diese Hürde schon mal genommen.«

Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von ELO Digital Office, ist sich absolut sicher, dass Themen wie die neuen Regularien auch beim Mittelstand bereits angekommen sind: »Da mittelständische Unternehmen häufig inhabergeführt sind, ist dort auch ein besonderes Bewusstsein im Umgang mit Rechtskonflikten und der Einhaltung rechtlicher Anforderungen vorhanden.« Dem kann allerdings Frank Schnittker, Pressesprecher bei d.velop »nur bedingt« so zustimmen: »Auch das ist ein Ergebnis der VOI-Marktuntersuchung aus dem Jahr 2007. Dies wird aber mit der Zeit kommen, spätestens dann, wenn das eigene Unternehmen zum ersten Mal digital geprüft wird.«

Anforderungen eines mittelständischen Unternehmens

Nach Meinung von Dvelop-Pressesprecher Schnittker sollte ein ECM-System dabei helfen, »Geschäftsprozesse so effizient wie möglich zu gestalten«. Diese Forderung gelte unabhängig von der Unternehmensgröße. »Ein ECM-System soll dabei unterstützend wirken und standardisierte Abläufe automatisieren«, sagt Schnittker. »Dabei sollte sich das Produkt in die gewohnten Applikationsoberflächen einbetten, um so die Anwendung für den Nutzer komfortabel zu gestalten und den Schulungsaufwand zu minimieren.«

»Die Anwender sollten auf umfassende DMS-Funktionen achten«, rät Manfred Forst, Geschäftsführer der Dmsfactory, »also inklusive E-Mail-Archivierung, ERP-Anbindung oder Integration in MS-Office.« Das ist aber heute nach Meinung von Forst kaum noch ein Problem: »Dieses Spektrum decken heute fast alle Produkte ab.« Wichtiger ist seiner Ansicht nach, dass »Mittelständler neben dem Produkt auch auf eine ganzheitliche Lösungsberatung Wert legen und dass ein Systemintegrator ihre individuellen Anforderungen flexibel erfüllen kann«.

Für Oswald Freisberg, Geschäftsführender Gesellschafter bei SER Solutions Deutschland sind es weniger die Produkt-Features, vielmehr sei für einen Mittelständler »wichtigstes Kriterium, dass der Aufwand für Implementierung und Betreuung des Systems überschaubar bleibt«. Um einen schnellen Nutzen zu erzielen und die Kosten im Griff zu behalten, empfehle sich daher die Wahl eines verlässlichen Herstellers, der Software, Hardware und Dienstleistung für alle Komponenten aus einer Hand anbieten kann und der standardisierte Lösungspakete im Programm hat. »Die benötigten Funktionalitäten«, meint Freisberg, »unterscheiden sich bei einem mittelständischen Unternehmen meines Erachtens nicht wesentlich von denen, die in einzelnen Bereichen von Großkonzernen zum Einsatz kommen.«

Dem kann Andreas Ahmann, zuständig fürs Business Development bei Cyoniq Technology nur zustimmen: »Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Anforderungen der mittelständischen Unternehmen nicht anders sind als die von Großunternehmen, vielleicht abgesehen von globalen Themen wie Sprachunterstützung und 24x7-Support.«

»Abgesehen von einem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis sollte sich das System durch zusätzliche Komponenten individuell erweitern lassen«, empfiehlt Roger David, Geschäftsführer von Windream. »Klassische Beispiele sind hier etwa die Integration von Fax- und E-Mail-Archivierungslösungen oder Scan-Anwendungen sowie die leichte Anbindung an Produkte von Drittanbietern.«

ECM von einem großen oder mittelständischen Anbieter?

Hier ist die Meinung der vertretenen Firmen, je nach Unternehmensgröße, freilich erratbar. Aber trotzdem – die Argumente pro oder kontra einen ECM-Branchenriesen bzw. kleineren mittelständisch geprägten ECM-Lieferanten sind sehr interessant – und auch kontrovers. »Kleine Anbieter verschwinden oft schneller vom Markt als große, was langfristig Risiken für Unternehmen birgt«, ist sich EMC-Manager Weiß-Weber sicher. »Ferner haben große Unternehmen auch entsprechend größere Entwicklungsabteilungen, die dann auch die Möglichkeiten haben, sich zukunftsweisend mit neuen Technologien zu beschäftigen, wie derzeit z.B. Web 2.0, ohne dass unmittelbarer Geschäftsdruck existiert.« Kleinere Anbieter, so die Erkenntnis von Weiß-Weber, würden erst dann auf neuere Technologien setzen, »wenn die Kunden entsprechende Funktionalitäten fordern«.

Bei der Argumentation kommt die aktuelle Finanzkrise einem Mittelständler wie Optimal Systems dagegen eher entgegen: »Wer ist beständiger – ein mittelständisch-inhabergeführtes Unternehmen oder eine große Kapitalgesellschaft?«, fragt Sven Kaiser, Marketingchef beim Berliner ECM-Haus ketzerisch. »Weder Leistungsumfang noch Einfachheit bei der Implementierung lassen sich an Kriterien wie Umsatz oder Mitarbeiterzahl festmachen. Die vermeintlich ‚größten’ Anbieter haben zuweilen weder a) das funktionsreichste Produkt, noch b) die besten Dienstleistungen oder gar c) den kundenorientiertesten Service. Und gerade für mittelständische Unternehmen gelten Kundennähe, Kundenbeziehungen und die Zufriedenheit der Anwender sehr viel – da verstehen sich Mittelständler untereinander deutlich besser.«

Auch Ceyoniq-Manager Ahmann argumentiert für einen mittelständischen ECM-Lieferanten, aber mit anderen Gründen: »Es gibt keine ‚großen’ deutschen ECM-Anbieter, sondern ausschließlich mittelständische. Kunden entscheiden sich durchaus gerne für die deutschen Anbieter, weil diese zumeist die Themen wie Compliance, GDPdU, GoBS oder digitale Betriebsprüfung beherrschen. Das Risiko zu bewerten, im Laufe der Jahre bei einem großen ausländischen Anbieter nicht immer mit der deutschen Rechtslage einherzugehen, bleibt jedem selbst überlassen.«

»Wichtig sind das Geschäftsmodell des Anbieters und die installierte Basis«, meint Richard Luckow, Bereichsleiter Direktvertrieb bei Easy Software. »Ein kleinerer Anbieter kann sich besser auf die Anforderungen einstellen. Zukunft haben nur Anbieter, die Lösungen anbieten, die nicht nur branchenübergreifend, sondern auch für jede Unternehmensgröße geeignet sind.« Selbstredend, dass Luckow sein Softwarehaus mit rund 9.000 Installationen hier führend sieht.

Auch die Lanze, die Saperion-CEO Rudolf Gessinger für einen mittelständischen ECM-Anbieter bricht, ist stichhaltig: »Die Lösungsangebote der ECM-Branchenriesen sind für die Bedürfnisse vieler Kunden in der Regel zu komplex, zu aufwendig in der Implementierung und zu kostenintensiv im Betrieb. Auch die Standard-Softwareprodukte z.B. von Microsoft und SAP decken nicht alle ECM-Anforderungen ab und bedürfen heute der Ergänzung durch spezialisierte ECM-Produkte.« Dies ist laut Gessinger der Vorteil mittelständischer Anbieter wie beispielsweise Saperion: »Wir sind preiswerter, wir reagieren umfassend auf lokale Markterfordernisse und können Kunden doch individueller bedienen.«