Frank Schnittker, Pressesprecher, d.velop
Angeblich sollen sich Mittelständler noch zu langsam mit der ECM/DMS-Thematik befassen. Möglicherweise wird ein ECM-System noch als zu kompliziert angesehen, oder evtl. auch als zu teuer – oder die Branche bringt die vielfältigen Vorteile nicht rüber. Nichtsdestoweniger gibt es neue rechtliche Regularien, die zunehmend eingehalten werden müssen. Und parallel explodiert die Flut an elektronischen Dokumenten in den Unternehmen.
Wir sprachen mit Frank Schnittker, Pressesprecher bei d.velop, über derzeitige Herausforderungen, sinnvolle ECM-Lösungsansätze für den Mittelstand und Trends wie z.B. Compliance.
Laut VOI setzen noch nicht mal 25 Prozent der Mittelstandsunternehmen ein ECM-System ein. Obwohl es günstige Systeme gibt – warum gibt es hier noch Zurückhaltung?
Schnittker: Nach wie vor sind Unternehmen – insbesondere aus dem Mittelstand – der Ansicht, dass die Einführung eines ECM mit hohen Kosten verbunden ist. Dass der Projektaufwand auf Grund vorkonfigurierter Lösungen gering ist, kommt aber auch beim Mittelstand langsam an. Schließlich hat die VOI-Studie auch gezeigt, dass viele mittelständische Unternehmen bereits konkrete Pläne haben, ein ECM-System einzuführen.
Sind Argumente und Themen wie Compliance, GDPdU, GoBS oder digitale Betriebsprüfung überhaupt schon beim Mittelständler angekommen?
Schnittker: Nur bedingt, auch das ist ein Ergebnis der VOI-Marktuntersuchung aus dem Jahr 2007. Dies wird aber mit der Zeit kommen, spätestens dann, wenn das eigene Unternehmen zum ersten Mal digital geprüft wird.
Günstigere und einfach zu installierende ECM-Systeme gibt es sicherlich bei kleineren Anbietern, die möglicherweise selber mittelständisch geprägt sind. Aber ist es für ein Mittelstandsunternehmen nicht sehr risikoreich, sich einem kleineren Anbieter anzuvertrauen?
Schnittker: Keinesfalls. Die Auswahl eines ECM-Systems sollte man nicht an der Größe des Anbieters festmachen, sondern an dessen Lösungskompetenz. Außerdem sprechen mittelständische Unternehmen untereinander dieselbe Sprache. Dies spielt auch bei der »Kunden-Anbieter-Konstellation« eine wichtige Rolle. Der Anbieter kann die Herausforderungen seiner Kunden besser verstehen und vor allem umsetzen.
Welche besonderen Anforderungen soll Ihrer Meinung nach ein mittelständisches Unternehmen an ein ECM-System stellen, bzw. auf was soll bei der Auswahl geachtet werden? Gibt es bestimmte Funktionen, die für Mittelständler besonders wichtig sind?
Schnittker: Geschäftsprozesse sind so effizient wie möglich zu gestalten. Diese Forderung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Ein ECM-System soll dabei unterstützend wirken und standardisierte Abläufe automatisieren. Dabei sollte sich das Produkt in die gewohnten Applikationsoberflächen einbetten, um so die Anwendung für den Nutzer komfortabel zu gestalten und den Schulungsaufwand zu minimieren.
Die Frage nach einer Gewichtung von speziellen Funktionen stellt sich für Mittelständler nicht. Es ist vielmehr darauf zu achten, dass man bei der Auswahl das Gesamt-Ziel einer Prozessoptimierung vor Augen hat und ein System nach seinen Funktionen bewertet. Die Umsetzung sollte dann in bestimmten Arbeitspaketen unter Nutzung funktionaler Bausteine erfolgen. Getreu dem Motto »Think big, start small«.
Es gibt jetzt erste Anbieter, die eine Dokumentenverwaltung online als Dienstleistung anbieten. Macht Outsourcing beispielsweise aus Kostengründen Sinn? Was halten Sie von diesem möglichen Trend generell?
Schnittker: Dokumentenverwaltung online ist kein neuer Trend. Unter dem Schlagwort Application-Service-Providing (ASP) oder Software-as-a-Service (SaaS) ist die Online-Bereitstellung von ECM/DMS-Systemen schon länger ein Thema. Dies ist eine Möglichkeit, ein ECM-System zu nutzen. Unsere Erfahrung zeigt aber, dass diese Möglichkeit nur wenig genutzt wird. Schließlich verwaltet ein konsequent genutztes ECM-System unternehmenskritische Informationen, die man gerne »im Haus« behält.
Welches sind Ihrer Ansicht nach die häufigsten Fehler, die bei einem ECM-Einsatz in einem Mittelstandsunternehmen gemacht werden?
Schnittker: Gerne wird in einem großen Rundumschlag ein ECM-System gleichzeitig in mehreren Abteilungen und für alle Prozesse eingeführt. Dabei geht oftmals sehr schnell die Übersicht verloren und ein Nutzen stellt sich erst spät ein. Wir empfehlen eine schrittweise Implementierung in Arbeitspaketen, also auch hier: »Think big, start small«. So sind schneller Erfolgserlebnisse da, die alle Beteiligten motivieren und die man sukzessiv ausbauen kann.