Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer, ELO Digital Office
Angeblich sollen sich Mittelständler noch zu langsam mit der ECM/DMS-Thematik befassen. Möglicherweise wird ein ECM-System noch als zu kompliziert angesehen, oder evtl. auch als zu teuer – oder die Branche bringt die vielfältigen Vorteile nicht rüber. Nichtsdestoweniger gibt es neue rechtliche Regularien, die zunehmend eingehalten werden müssen. Und parallel explodiert die Flut an elektronischen Dokumenten in den Unternehmen.
Wir sprachen mit Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von ELO Digital Office, über derzeitige Herausforderungen, sinnvolle ECM-Lösungsansätze für den Mittelstand und Trends wie z.B. Compliance.
Laut VOI setzen noch nicht mal 25 Prozent der Mittelstandsunternehmen ein ECM-System ein. Obwohl es günstige Systeme gibt – warum gibt es hier noch Zurückhaltung?
Mosbach: Die Einführung einer ECM-Lösung macht sich alleine nicht nur an einem günstigen Lizenzpreis fest, sondern bringt natürlich auch einen gewissen Einführungsaufwand mit sich. Schließlich geht es im Wesentlichen um die Optimierung der Geschäftsprozesse. Zudem verfügt der Mittelstand auch nur über begrenzte IT-Ressourcen und Budgets; aus diesem Grund ist man dann schon mal geneigt, wie gehabt, alles beim Alten zu belassen.
Sind Argumente und Themen wie Compliance, GDPdU, GoBS oder digitale Betriebsprüfung überhaupt schon beim Mittelständler angekommen?
Mosbach: Ich denke ja. Da mittelständische Unternehmen häufig inhabergeführt sind, ist dort auch ein besonderes Bewusstsein im Umgang mit Rechtskonflikten und der Einhaltung rechtlicher Anforderungen vorhanden.
Günstigere und einfach zu installierende ECM-Systeme gibt es sicherlich bei kleineren Anbietern, die möglicherweise selber mittelständisch geprägt sind. Aber ist es für ein Mittelstandsunternehmen nicht sehr risikoreich, sich einem kleineren Anbieter anzuvertrauen?
Mosbach: Die Vergangenheit hat gezeigt, dass die Größe des Unternehmens im Hinblick auf Zukunftssicherheit nicht der ausschlaggebende Faktor ist. Gerade deutsche Mittelstandsunternehmen haben sich durch eine hohe Stabilität und Konstanz im Markt behauptet, wogegen große Anbieter eher mit Pleiten und Übernahmen in der Vergangenheit geglänzt haben. Dies spricht eher dafür, soliden und erfolgreichen deutschen Mittelstandsunternehmen zu vertrauen.
Welche besonderen Anforderungen soll Ihrer Meinung nach ein mittelständisches Unternehmen an ein ECM-System stellen, bzw. auf was soll bei der Auswahl geachtet werden? Gibt es bestimmte Funktionen, die für Mittelständler besonders wichtig sind?
Mosbach: Die Einführung sollte in kleinen Schritten beginnen, dabei sollte jedoch im Sinne der Zukunftsfähigkeit der gesamtheitliche Ansatz nicht außer Acht gelassen werden, damit die Lösung alle wichtigen Unternehmensanforderungen abdeckt. Ist der funktionale Rahmen für eine Systemauswahl abgesteckt, sollten weitere Aspekte geprüft werden, die das zukünftige System mitbringen muss, um optimal in die bestehende IT-Landschaft zu passen. So z.B. Plattformunabhängigkeit des Betriebssystems, Schnittstelle zu bestehenden Applikationen und ein Service-Orientierter-Ansatz (SOA).
Es gibt jetzt erste Anbieter, die eine Dokumentenverwaltung online als Dienstleistung anbieten. Macht Outsourcing beispielsweise aus Kostengründen Sinn? Was halten Sie von diesem möglichen Trend generell?
Mosbach: Software-as-a-Service (SaaS) wird in Zukunft sicherlich an Bedeutung gewinnen, da der Betrieb und die Betreuung einer Mietsoftware wesentlich kostengünstiger sind als ein im eigenen Unternehmen betriebenes System. Die Technologie, die dahinter steht, muss allerdings noch verbessert werden. Unternehmen brauchen individuelle und auf ihre Anforderungen zugeschnittene Lösungen. Dies muss auch mit dem SaaS-Modell möglich sein, sonst bleibt die Nachfrage aus. Darüber hinaus geben hierzulande noch immer viele Unternehmen ihre Daten und insbesondere das damit verbundene Business-Knowhow nicht gerne aus der Hand – was bisher noch gegen das SaaS-Modell spricht.
Welches sind Ihrer Ansicht nach die häufigsten Fehler, die bei einem ECM-Einsatz in einem Mittelstandsunternehmen gemacht werden?
Mosbach: Die Fehler sind verschieden, manchmal wird zu kurzfristig gedacht und nur ein Teilbereich betrachtet. Andererseits gibt es Unternehmen, die den Fehler begehen, alles auf einmal realisieren zu wollen. Die richtige Vorgehensweise ist jedoch, im Hinblick auf die Verbesserung der Unternehmensprozesse, ganzheitlich zu denken und in der Umsetzung zielgerichtet Schritt für Schritt zu beginnen.