Roger David, Geschäftsführer, Windream
Angeblich sollen sich Mittelständler noch zu langsam mit der ECM/DMS-Thematik befassen. Möglicherweise wird ein ECM-System noch als zu kompliziert angesehen, oder evtl. auch als zu teuer – oder die Branche bringt die vielfältigen Vorteile nicht rüber. Nichtsdestoweniger gibt es neue rechtliche Regularien, die zunehmend eingehalten werden müssen. Und parallel explodiert die Flut an elektronischen Dokumenten in den Unternehmen.
Wir sprachen mit Roger David, Geschäftsführer von Windream, über derzeitige Herausforderungen, sinnvolle ECM-Lösungsansätze für den Mittelstand und Trends wie z.B. Compliance.
Laut VOI setzen noch nicht mal 25 Prozent der Mittelstandsunternehmen ein ECM-System ein. Obwohl es günstige Systeme gibt – warum gibt es hier noch Zurückhaltung?
David: Die Zurückhaltung vieler Mittelständler resultiert weniger aus dem Preis/Leistungs-Verhältnis der auf dem Markt erhältlichen ECM-Systeme, als vielmehr aus einer generellen Unsicherheit gegenüber allen IT-Systemen. Schwierigkeiten in der Handhabung, großer Schulungsaufwand, Probleme bei der Implementierung und letztlich auch die adäquate Systemadministration und -wartung sind dafür verantwortlich, dass die meisten mittelständischen Unternehmen vor einer entsprechenden Investition immer noch zurückschrecken.
Sind Argumente und Themen wie Compliance, GDPdU, GoBS oder digitale Betriebsprüfung überhaupt schon beim Mittelständler angekommen?
David: Diese Themen werden häufig – bewusst oder unbewusst – einfach verdrängt. Viele Unternehmen fragen sich immer noch, warum sie ihre traditionellen Strukturen wie Aktenablage und Papierarchiv zugunsten einer für sie dubiosen IT-gestützten Infrastruktur aufgeben sollten. Die Unternehmen haben aber bisher nicht erkannt, dass die Einhaltung der GoBS, GDPdU usw. schon seit dem 1. Januar 2002 Pflicht ist. Allerdings haben die Betriebsprüfungen für die Jahre 2001, 2002 und 2003 erst gegen Ende des Jahres 2007 begonnen. Somit wird das Thema GDPdU erst bei den Prüfungen akut, die seit Ende letzten Jahres stattfinden. Es ist also damit zu rechnen, dass diese Prüfungen die Bedeutung der digitalen Ablage und Archivierung in den Mittelstand tragen werden.
Günstigere und einfach zu installierende ECM-Systeme gibt es sicherlich bei kleineren Anbietern, die möglicherweise selber mittelständisch geprägt sind. Aber ist es für ein Mittelstandsunternehmen nicht sehr risikoreich, sich einem kleineren Anbieter anzuvertrauen?
David: Absolut nicht. Was sich viele Mittelständler wünschen, ist direkte Nähe zum Hersteller, unmittelbare Präsenz und sofortige Reaktion des Herstellers bei Problemen. Das bekommen sie bei einem Hersteller, der selber mittelständisch geprägt ist, viel eher als bei einem vermeintlich »großen« Lieferanten. Auch die technologische Reife der von mittelständischen IT-Unternehmen entwickelten Produkte ist denen der Großunternehmen mindestens ebenbürtig, häufig sogar überlegen. Wir sprechen hier aus eigener Erfahrung.
Welche besonderen Anforderungen soll Ihrer Meinung nach ein mittelständisches Unternehmen an ein ECM-System stellen, bzw. auf was soll bei der Auswahl geachtet werden? Gibt es bestimmte Funktionen, die für Mittelständler besonders wichtig sind?
David: Die Funktionsvielfalt spielt mittlerweile bei der Auswahl eines geeigneten Systems eine eher untergeordnete Rolle. Vielmehr kommt es darauf an, dass ein System leicht bedienbar und vom Anwender in jeder Situation beherrschbar ist. Dazu zählen vor allem auch eine schnelle und unkomplizierte Installation einschließlich Updates sowie ein möglichst minimaler Aufwand bei der Systempflege und Administration.
Abgesehen von einem attraktiven Preis/Leistungs-Verhältnis sollte sich das System durch zusätzliche Komponenten individuell erweitern lassen. Klassische Beispiele sind hier etwa die Integration von Fax- und E-Mail-Archivierungslösungen oder Scan-Anwendungen sowie die leichte Anbindung an Produkte von Drittanbietern.
Es gibt jetzt erste Anbieter, die eine Dokumentenverwaltung online als Dienstleistung anbieten. Macht Outsourcing beispielsweise aus Kostengründen Sinn? Was halten Sie von diesem möglichen Trend generell?
David: Outsourcing bedeutet immer, dass ein Unternehmen sein gesamtes Wissen aus der Hand geben und alle Informationen einem externen Dienstleister anvertrauen muss. Es liegt auf der Hand, dass insbesondere mittelständische Betriebe dabei ein flaues Gefühl im Magen bekommen. Generell sind die Kosten für ein einfach zu installierendes und leicht bedienbares System geringer als die Kosten für Outsourcing.
Welches sind Ihrer Ansicht nach die häufigsten Fehler, die bei einem ECM-Einsatz in einem Mittelstandsunternehmen gemacht werden?
David: Vielen Unternehmen ist es wichtig, dass ein System über eine möglichst große Funktionsvielfalt verfügt und verlieren dabei andere Aspekte, die aber mindestens ebenso wichtig sind, völlig aus den Augen. Denn der maximale Nutzen eines Systems stellt sich nur ein, wenn es vom Hersteller bzw. von einem zertifizierten Partner des Herstellers auch professionell eingerichtet und konfiguriert wird. Eine professionelle Systemkonfiguration mit optimalen Einstellungen kostet wenig, bringt aber maximalen Komfort. Von dieser Möglichkeit machen Unternehmen viel zu selten Gebrauch.