Die »E-Mail-Archive Appliance S400Pro-M« positioniert der Hersteller Artec als vollwertiges Dokumentenarchiv, das zudem Server-Entlastung gewährleisten soll. Dabei versteht der Anbieter ein E-Mail-System nicht nur als Kommunikationsplattform, sondern als Wissens-Managementsystem, mit entsprechendem Datenschutz.

Die eine Höheneinheit flache Appliance besteht aus Soft- und Hardware und lässt sich mit drei 1-Gbit-WAN/LAN-Schnittstellen ins Netzwerk einbinden. Dabei stellt das System die Intelligenz der E-Mail-Verwaltung und -sicherung dar. Die dahinter liegende Speichertechnologie ist frei wählbar, das S400 unterstützt alle derzeit verfügbaren Produkte und ist somit unabhängig vom Storage. Die Mailserver »MS Exchange«, »Scalix«, »Exim«, »Sendmail«, »Postfix«, Kerio«, »Open-Xchange«, »Sun EdgeMail«, »Oracle Collaboration Suite«, »Critical Path« und einige andere unterstützt das Gerät serienmäßig. Der Support für »Lotus Notes«, »GroupWise« und »Tobit« muss optional bzw. bei Drittanbietern erworben werden.

Bei der Ablage der Daten hat der Hersteller auch an rechtsrelevante Kriterien gedacht. So erhält jedes Dokument mittels »Automated Network Administrator« eine digitale Signatur sowie einen digitalen Datums- und Zeitstempel. Beides zusammen gilt als Authentizitätsnachweis des Mail-Inhalts inklusive aller Anhänge. Ebenso stellt dieser Mechanismus sicher, dass die Daten nicht manipuliert werden können. In Verbindung mit einem WORM-Verfahren auf dem Speichersystem erhält der IT-Verantwortliche einen hohen Grad an Rechts- und Steuerprüfsicherheit. Die EMA-Appliance verschlüsselt die Daten mit einer speziellen Methode. Der Zugriff kann nur mit der EMA-Hardware erfolgen, mit der gesichert wurde oder mit einem entsprechenden Austauschgerät. So soll ein Missbrauch durch Dritte ausgeschlossen sein, selbst dann, wenn diese mit administrativen Rechten ausgestattet sind. Das gilt auch für die angeschlossenen Storage-Einheiten, unabhängig ob diese am gleichen oder an einem externen Standort sind. Die S400Pro-M gewährt Anschluss an jede NAS-Appliance, FC- oder iSCSI-Anbindung stehen auf der Optionsliste.

Weiterer Schutz vor ungewolltem Zugriff soll das so genannte »4-Augen-Prinzip« bieten, das allerdings nicht zu den Standardfunktonen der S400Pro-M gehört. Dafür werden die Benutzer mit einer Rollenverteilung in zwei Gruppen eingeteilt und mit verschiedenen Rechten ausgestattet. Nur im Zusammenspiel der unterschiedlichen Gruppeninstanzen lassen sich bestimmte Funktionen wieder freischalten und ausführen. Nur durch die Beteiligung zweier berechtigter Gruppeninstanzen dürfen Nutzer kritische Prozesse wie das Löschen oder Exportieren von E-Mails durchführen.

Die S400Pro-M unterstützt zusätzliche Authentifizierungsverfahren wie LDAP, OpenLDAP, ActiveDirectory-Radius-Server oder auch individuelle Einstellungen. Administratoren können auch ein Single-Sign-On (SSO) nutzen und direkt aus dem E-Mail-Client auf das Archiv zugreifen, ohne Benutzerdaten oder Passwörter eingeben zu müssen.

Ein Import von bereits existierenden E-Mail-Daten wird ebenso durch die EMA-Appliance ermöglicht, wenn auch optional. Dazu integriert der Anbieter das »Enterprise-Mail-Importer«-Modul. Dadurch erfolgt ein automatischer Import des Mail-Bestands. Das System berücksichtigt alle Inhalte im Mailserver sowie die E-Mail- und PST-Dateien, die sich im Filesystem befinden.

Um auch die Speicher-Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen, bedient sich das EMA-Gerät des Single-Instance-Verfahrens. Ungewollte Redundanzen lassen sich so eliminieren. Darüber hinaus lässt sich der Mailserver entlasten, da der EDV-Manager alle nicht mehr benötigten Dokumente löschen kann. Die Daten selbst archiviert das Gerät im Originalformat. E-Mails legt es im SMTP/MIME-Format ab, Drucke als PDFs, Nadeldrucke als generischen Text und Plott- und CAD-Dateien als HPGL. Um Informationen abzurufen kann der Administrator auf eine Volltextsuche zurückgreifen. Der Zugriff erfolgt mittels Webbroswer oder aus dem E-Mail-Client heraus direkt im Archiv und belastet den Mailserver nicht.

Fazit
Auch Artec versucht bei seiner Appliance an alles zu denken, was im Zuge einer Mail-Archivierung anfallen könnte. Compliance und Sicherheitsaspekte stehen im Vordergrund. Unabhängigkeit von Speicherhardware, breite Mailserver-Unterstützung – wenn auch teilweise nur optional – und die Importfunktion machen die EMA S400Pro-M zu einer nützlichen Mail-Archivierungslösung. Dabei zeigt es ein gutes Preis/Leistungs-Verhältnis, was nicht bei allen Wettbewerbern zu finden ist.

Die Appliance, konzipiert für ein Unternehmen bis etwa 500 Mitarbeiter, mit Unterstützung für fast alle Standard-Mailserver und Importfunktionen für Bestandsdaten, Verschlüsselung, Volltextsuche (auch in Anhängen) sowie Zeit- und Datumsstempel kostet netto 8.890 Euro. Darin enthalten sind auch Updates sowie drei Jahre Garantie und Wartung. Für Atempos »ADAM« muss der IT-Manager beispielsweise bereits für 100 Nutzer etwa 5.000 Euro auf den Tisch legen. Natürlich muss der interessierte EDV-Verantwortliche genau auf Lizenz- bzw. Konfigurationslisten achten, die den letztendlichen Kaufpreis maßgeblich gestalten. Für kleinere Kundenumgebungen bietet Artec beispielsweise Lösungen für bereits 2.000 Euro oder eine Leasingvariante für ab 200 Euro im Monat.