Screenshot von neuen »DocuPortal 8« (Bild: Docuportal)
Mit über 40 neuen Funktionen präsentiert sich die neue ECM-Lösung »DocuPortal 8« des gleichnamigen Anbieters
DocuPortal. Die im Frühjahr angekündigte Version (
ECMguide.de berichtete) ist ab sofort verfügbar und bietet Unternehmen und Behörden eine umfangreiche, ganzheitliche Lösung, mit der Dateien und Informationen organisationsweit schneller und einfacher im Zugriff sind. Docuportal positioniert die Version 8 als eine der derzeit am schnellsten einsetzbaren ganzheitlichen ECM-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
Die neuen Funktionen erweitern die unterschiedlichen Module von Docuportal. Diese kombinieren in einer einzigen, schnellen und einfachen Installation Dokumentenverwaltung, Informationsablage, Workflow, dezentrale und internationale Zusammenarbeit (Collaboration) und Langzeitarchivierung sowie Volltextsuche und Dateivorschau hunderter Dateiformate. Der Zugriff erfolgt über ein sicheres Web-Interface oder die optionale Dateisystem-Integration für einen Zugriff auf Dateien und Informationen aus fast jeder Anwendung.
Eines der Highlights der neuen Funktionen in Version 8 ist ein Versionsvergleich mit Zusammenfassung. Durch den neuen, einzigartigen Versionsvergleich beschleunige die neue Version jetzt erheblich die Arbeit mit geänderten umfangreichen Dokumenten, wie sie beim Vertragsmanagement, in Rechtsabteilungen, im Marketing oder im Qualitätsmanagement typischerweise vorkommen. Mitarbeiter können beliebige Versionen einer Datei inhaltlich miteinander vergleichen. Gelöschte oder hinzugefügte Inhalte werden farbig markiert angezeigt. Dabei bietet der Versionsvergleich seine Ergebnisse wahlweise über das komplette Dokument dargestellt oder über einen besonderen Änderungsextrakt, das Summary, an. Mitarbeitern ist es damit möglich, selbst bei sehr umfassenden Dokumenten wie Gesetzestexten kleine Änderungen sofort zu erkennen und die notwendigen Maßnahmen daraus abzuleiten.
Neu ist weiterhin die optionale Doublettenprüfung, mit der doppelte Arbeit und unnötige Verschwendung von Ressourcen beendet werden sollen. Gleiche Dateien werden beim Hinzufügen in die Ablagestrukturen übergreifend erkannt und vermieden. Ergänzend kann die Doublettenprüfung sogar beim ersten automatischen Import bestehender Datei- und Ordnerstrukturen in eine ECM-Lösung genutzt werden. So lassen sich eventuell bereits redundant vorliegende Inhalte von Anfang an eliminieren, was die Arbeit der Administratoren deutlich erleichtert.
Docuportal unterstützt seine Kunden jetzt auch durch eine integrierte, automatische Echtheitsprüfung bei der Einhaltung rechtlicher Normen. Überprüft werden sämtliche Dateiarten während des Lebenszyklus im ECM-System. So lassen sich Änderungen von Dateien auf dem Festplattensystem und in der Datenbank aufdecken. Manipulierte Inhalte lösen Sicherheitsmeldungen aus, werden protokolliert und für die weitere Bearbeitung gesperrt. Für Auditoren und Steuerprüfer sind Manipulationen von Inhalten jederzeit nachvollziehbar. Ebenso kann manuell die Echtheit einer Datei geprüft werden.
Wer selbst ein Gespür für die neue Docuportal-Version bekommen will: Auf der Homepage gibt es eine funktionell unlimitierte, zeitlich begrenzte Testversion zum Download.
White-Paper aller neuen Funktionen von »DocuPortal 9« >>Docuportal Deutschland >>ECMguide.de-Interview mit Docuportal-Geschäftsführer Jens Büscher über Lösungsansätze und Trends bei E-Mail-Archivierung >>ECMguide.de-Interview mit Docuportal-Geschäftsführer Jens Büscher über »DMS im Mittelstand« >>ECMguide.de-Interview mit Docuportal-Geschäftsführer Jens Büscher über »ECM im Mittelstand« >>.