Angetrieben durch die Diskussion über die Finanzkrise zielen Unternehmen besonders auf Kosteinsparungspotenzial durch Prozessoptimierung ab. Die Unabhängigkeit eines ECM-Systems zum Beispiel gilt in einem dynamischen Geschäftsumfeld nunmehr tatsächlich als Wettbewerbsvorteil. Dies ist das Resümee einer Umfrage des ECM-Spezialisten Saperion unter Kunden und Partnern.
Interessant dabei, dass die Befragten besonders Wert auf die Unabhängigkeit der Lösung vom eingesetzten IT-System legen – 74 Prozent bewerteten diesen Aspekt als ausschlaggebend im Auswahlprozess der ECM-Systeme. Denn eine ECM-Lösung ist kein abgeschlossenes System an sich, sondern verbindet beispielsweise Anwendungen, Datenbanken, Abteilungen und Projektteams. Für den reibungslosen Ablauf benötigen Unternehmen eine integrierte, skalierbare Lösung, die sich nahtlos in die bestehende unternehmenseigene IT einfügt und möglichst wenig Auswirkung auf bestehende Abläufe hat.
Web 2.0 hat die Informationserstellung- und -verteilung verändert – und deshalb bewerten 56 Prozent der Befragten die Unabhängigkeit vom Recherche-Client als ausschlaggebend im Auswahlprozess und bevorzugen Hersteller, die einen umfassenden Wissensmanagement-Ansatz vertreten. Saperion empfiehlt daher, dass ECM-Hersteller die Wahl des Recherche-Clients freistellen sollten. Dadurch würden auch traditionelle DMS-Systeme die Weiterentwicklung zu einer ganzheitlichen Informationsverwaltungsplattform schaffen.
Im Gegensatz dazu steht die Meinung der Befragten zur Unabhängigkeit vom Hersteller: Waren früher noch Argumente wie Eigenständigkeit bei der Softwareentwicklung oder individuelle Anpassung an betriebs- oder branchenspezifische Anforderungen bei der Lösungswahl ausschlaggebend, fallen diese Kriterien heute aufgrund der meist offenen Schnittstellenarchitektur und der hohen Standardisierbarkeit der ECM-Lösungen gering oder gar nicht mehr ins Gewicht. Der Saperion-Umfrage zufolge wird diesem Aspekt mit 32 Prozent Nennung die geringste Relevanz zugeordnet.
»Unternehmen erkennen verstärkt den Mehrwert, den ein ECM-System bietet«, schlussfolgert Saperion-CEO Rudolf Gessinger. »Es geht nicht mehr um den rein monetären Wert, den Informationen im Unternehmen haben, sondern um die Voraussetzung, dass diese Informationen immer zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Stelle im Geschäftsprozess zur Verfügung stehen. Dies ist nur durch eine integrierte ECM-Plattform zu erreichen.«
Um Interessenten das ECM-Thema generell näher zu bringen, hat Saperion kürzlich das Buch »Wegweiser für Manager: Das papierarme Büro« herausgebracht (ECMguide.de berichtete). Es ist ein Taschenbuch, das kompakt auf 120 Seiten die Grundlagen von ECM erläutert und insbesondere auf Geschäftsprozessmanagement, die Einführung von elektronischen Signaturen und auf die Eingangspostverarbeitung eingeht. Es ist bei Saperion kostenlos beziehbar; ansonsten kostet es bei Amazon knapp 20 Euro.
Saperion >>
Aktuelles ECMguide.de-Interview mit Saperion-CEO Rudolf Gessinger über »ECM im Mittelstand« >>
»Wegweiser für Manager: Das papierarme Büro« kostenlos von Saperion >>
»Wegweiser für Manager: Das papierarme Büro« für 19,99 Euro von Amazon >>
Mehr über »ECM im Mittelstand« im ECMguide.de-Schwerpunkt >>