Elektronisches Vertragsmanagement ist keine Hexerei mehr. Denn das ECM-Softwarehaus SER stellt nun für ihre ECM-Suite »Doxis4« das Solution-Package »Vertragsmanagement« vor, das sich in nur fünf Minuten in Betrieb nehmen lassen soll. Den schnellen Einsatz macht der integrierte Transport-Service möglich, der Teil der SOA-Architektur (Service Orientated Architecture) der im letzten Jahr vorgestellten ECM-Suite ist.
SER betont, dass die Out-of-the-Box-Lösung komplett vorkonfiguriert ist – auch dies mit ein Grund für die schnelle Inbetriebnahme. Die Liste der vorkonfigurierten Vertragsmanagement-Features decke die wichtigsten Anforderungen ab und ermögliche dem Anwender einen Blitzstart mit seinem neuen System. Alle Parameter der Vertragsakte seien freilich auch individuell anpassbar. Vorkonfiguriert sind unter anderem »Aktendeckel« mit Feldern für die wichtigsten Vertragsdaten, Ablage- und Recherchemasken, Registerstruktur, Prozesse für Vertragserstellung und -revision, Fristenmanager für Kündigung sowie Verlängerung und Nachverhandlung, und Benutzerverwaltung mit Gruppen und Rollen.
Doxis4-Vertragsmanagement zeichnet sich laut SER besonders durch drei Merkmale aus: Transparenz, Effizienz und Rechtssicherheit. In die elektronische Akte würden alle vertragsrelevanten Schriftstücke aufgenommen, sowohl papierbasierende als auch elektronische Dokumente. Eine ordnungsgemäße Vertragsabwicklung werde dadurch sichergestellt, dass Termine und Fristen definiert und dann durch die Workflow-Funktionalitäten (Fristenmonitor) überwacht werden können. Alle Bearbeitungsschritte würden festgehalten. Damit werde die Vertragsbearbeitung transparent und für jeden nachvollziehbar. Das einheitliche Berechtigungskonzept – sowohl benutzer- als auch gruppenbezogen – sorge dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben.
Neben dem Vertragsmanagement gibt es weitere Solution-Packages für spezielle Anwendungsbereiche wie Kunden-, Lieferanten-, Kredit-, Projekt- und HR/Personalakte.
SER ist übrigens auch Mitglied in der kürzlich gegründeten ECM Allianz Deutschland, die sich als Interessengemeinschaft »ECM jetzt!« versteht. Sie will die Thematik rund um Enterprise-Content-Management stärker beim Kunden positionieren und die Optimierungspotenziale herausheben (ECMguide.de berichtete).
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