Das DMS-System »Regisafe«, das Held kürzlich in der Version 4.0 auf den Markt brachte, ist ein außerordentlich umfangreich integriertes Paket. So umfangreich, dass das Stuttgarter Unternehmen jetzt noch mal explizit darauf hinweist, dass die DMS-Lösung ebenfalls bereit für die EG-Dienstleistungsrichtlinie ist, die am 28. Dezember in Kraft tritt.
Regisafe 4.0 wurde um verschieden Module erweitert. Eines davon ist der »Zuständigkeitsfinder«, der es ermöglicht‚ den so genannten Leistungskatalog einer Behörde effizient zu erfassen und zu verwalten und damit den Bestimmungen der EG-DLRL (EG-Dienstleistungsrichtlinie) zu entsprechen. Über den »Regisafe Connector« können andere Software-Anbieter das DMS-System mit ihren Applikationen verbinden und auf diese Weise Regisafe als Archiv-Komponente nutzen.
Wie von Held bekannt gibt es das jetzige neue Paket in zwei Versionen, die auf die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe zugeschnitten sind: »Regisafe public« für die Öffentliche Verwaltung, und »Regisafe economie« für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs). Über die Behörden-Version lassen sich jetzt zentral die kommunalen Daten (Ansprechpartner, Zuständigkeiten, regionale Leistungsbeschreibungen) für die verschiedenen Zentralsysteme (Landesportale, Zuständigkeitsfinder) einheitlich organisieren und pflegen. Besonders praktisch für diese Zielgruppe dürfte sein, dass über eine Server-Verbindung automatisiert die örtlichen Angaben und Leistungen in den Länder-Zentralsystemen aktualisiert werden.
Dokumentenmanagement hört natürlich nicht beim Archivieren auf, sondern umfasst auch eine leistungsfähige Bürokommunikation. Regisafe unterstützt hierbei den Anwender mit Modulen für Terminkalender und Adressverwaltung sowie mit einem E-Mail-Client. Compliance-Anforderungen lassen sich mit der Vergabe einer qualifizierten elektronischen Signatur erfüllen, beispielsweise durch die Integration des »Governikus Integrated Signers«. Die Workflow-Engine dient zur Definition und Steuerung kompletter Arbeitsabläufe, ein CRM-Modul übernimmt das Management der Kundenbeziehungen.
Optional gibt es zudem eine Vielzahl an automatisierten Verfahrenslösungen für die öffentliche Verwaltung. Unter der Bezeichnung »KommunalPLUS« stehen Fachverfahren für Baugenehmigungen, Gewerbemeldungen, Stellenbesetzungen genauso zur Verfügung wie für die Friedhofsverwaltung oder die Organisation von Sitzungen und Sitzungsgeldern.
Verschiedene Module, die Zusatz-Funktionalitäten bieten oder spezialisierte Fachverfahren für die öffentliche Verwaltung umfassen, können je nach Bedarf zusätzlich erworben werden. Held betont, dass in preislich attraktiven Ergänzungspaketen häufig genutzte Anwendungen gebündelt sind.
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