Studie: 65 Prozent ohne E-Mail-Management-System

Vermutlich fast jedes Unternehmen in Deutschland setzt E-Mail ein, aber E-Mail-Management-Systeme sind alles andere als weit verbreitet. Gerade mal 35 Prozent setzen ein System für E Mail-Management ein, ergab eine Marktstudie von Pentadoc und BARC. Das bedeutet Nachholbedarf. Wenn allerdings ein System eingesetzt wird, nutzen es bereits rund 70 Prozent zur E-Mail-Archivierung. Lediglich ein Drittel verwendet das Medium konsequent im Geschäftsprozess. Aber immerhin 60 Prozent der aktuellen Nichtanwender planen die Einführung von E-Mail-Management. Die Hauptanforderung liegt hierbei im schnelleren Wiederfinden von Informationen.

Für die Studie befragten Pentadoc und BARC über 300 Unternehmen sowie 20 Hersteller von E-Mail-Management-Systemen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Bei den Unternehmen, die planen, künftig E-Mail-Management-Systeme einzusetzen, stehen vor allem das reine Wiederfinden von E-Mails sowie die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen im Vordergrund. Die schnellere Vorgangsbearbeitung oder etwa die Verbesserung des Kundenservice durch eine schnellere Prozessverarbeitung, werden gerade einmal von gut einem Drittel der Unternehmen priorisiert.

Dabei lassen Unternehmen oft außer Acht, dass sich zusätzlich zu den Pflichtaufgaben eines fundierten E-Mail-Managements auch große Chancen ergeben: Denn die inhaltliche Relevanz einer E-Mail steht dem typischen Geschäftsbrief in der Regel nicht mehr nach und birgt besonders hinsichtlich von Prozessverbesserungen vielversprechende Potenziale.

»Wie es scheint, wird das Thema E-Mail-Management noch nicht transparent genug dargestellt und die Potenziale werden von vielen Unternehmen verkannt«, urteilt Guido Schmitz, Vorstand von Pentadoc. »Wer sich mit dem Thema E-Mail-Management beschäftigt, der sollte berücksichtigen, dass die wirklich interessanten Potenziale erst dann nutzbar werden, wenn man die E-Mail auch vernünftig in den Prozess bringt.« Und Maximilian Gantner, Analyst bei BARC, ergänzt: »Dabei muss der Fokus auf der Unterstützung der Anwender liegen. E-Mail-Management-Projekte scheitern nicht an fehlenden technischen Möglichkeiten sondern an organisatorischen Hürden im Unternehmen.«

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