Wie der Öffentliche Sektor insgesamt bürgerfreundlicher und dazu sein Informations- und Archivmanagement effizienter, kostengünstiger, moderner und dennoch entsprechend der gesetzlichen Richtlinien gestalten kann, erfahren interessierte Kommunen und Behörden auf der Fachmesse »Moderner Staat« (24. und 25. November in Berlin) bei Iron Mountain. Das Angebot des Archivierungsspezialisten speziell für den Öffentlichen Sektor reicht von der physischen Archivierung von Akten, Tapes und Mikrofilmen in den hochsicheren Archivcentern von Iron Mountain über die gesamte Logistikkette bis hin zur Digitalisierung und Speicherung in einem elektronischen Archiv.
Durch die Auslagerung des Archivmanagements an einen Dienstleister wie Iron Mountain soll die öffentliche Verwaltung von zahlreichen Vorteilen profitieren: Neben der Bereitstellung von virtuellen Archivraum, den Behörden nach Bedarf nutzen und bezahlen, übernimmt Iron Mountain sämtliche Prozesse von der Abholung der Akten, der Katalogisierung und Indizierung mit modernster IT-Unterstützung, der Einlagerung in die hochsicheren Archivcenter, der Zustellung der Dokumente auf Anfrage bis hin zur dokumentierten Vernichtung. Somit stünden der Verwaltung eine bessere Archivregistratur, schnelle Prozesse und eine flächendeckende Logistik zur Verfügung. In Summe profitiere der Public-Sector von einer kostengünstigeren Lagerung und dem schnelleren Zugriff als beim Betrieb eines eigenen Archivs.
Platzprobleme, personelle Ressourcenknappheit, sehr komplexe Archiv- und Managementstrukturen, besonders lange Aufbewahrungsfristen von 50 bis 70 Jahren sowie strenge gesetzliche Regelungen wie Registraturrichtlinien, Geschäftsordnungen, interne und externe Verwaltungsverfahrensgesetze – dies sind nur einige der Herausforderungen, mit denen Kommunen, Behörden und Einrichtungen des Öffentlichen Bereichs kämpfen. Bestrebungen, moderne Standards zur Digitalisierung wie »DOMEA« (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung) und »MoReq« (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records) oder die qualifizierte digitale Signatur einzuführen, scheitern oftmals eher aufgrund der Fülle der einzuhaltenden Regelungen statt aus wirtschaftlichen Gründen. Dabei liegen Bestrebungen zur elektronischen Bearbeitung von Akten und zur Einführung durchgängiger elektronischer Prozesse im Trend, bilden sie doch die Grundlage für mehr Bürgerfreundlichkeit.
»Obwohl Bund und Länder großes Interesse daran haben, ihre Prozesse zu modernisieren und elektronische Akten einzuführen, scheitern sie oftmals an der Komplexität der Aufgabe«, erläutert Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland. »Hier kommen wir ins Spiel: Als erfahrener Dienstleister übernimmt Iron Mountain das komplette Informations- und Archivmanagement für physische Akten und auch digitale Informationen. So können sich die Verwaltungen wieder ihren Kernaufgaben widmen.«
Iron Mountain auf Moderner Staat 2009:
Halle 2, Stand 170
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