E-Mail-Management scheint immer noch eine Baustelle zu sein: Über 300 Unternehmen wurden in einer aktuellen Studie der Unternehmensberatung Pentadoc und dem Business Application Research Center (BARC) zu diesem Thema unter die Lupe genommen. Das Ergebnis: 65 Prozent der befragten Unternehmen nutzen kein E-Mail-Management-System (ECMguide.de berichtete). Von den rund 35 Prozent der Anwender, die diese Systeme einsetzen, gebrauchen rund zwei Drittel E-Mail-Management in der Regel lediglich zur Archivierung der elektronischen Post. Dies allerdings bringt keinen echten Mehrwert für die Mitarbeiter, resümiert der Berliner ECM-Hersteller Saperion. Denn eine reine Archivierungsarbeit hilft nicht dabei, E-Mail-Fluten systematisch anzugehen.
»Ohne Integration in ein ECM-System gehen oft relevante Informationen in der Masse verloren, da reine Archivierungslösungen beispielsweise keinen Unterschied zwischen E-Mails, Spam und Viren erkennen und diese gleich behandeln«, erläutert Rudolf Gessinger, CEO von Saperion. »Im vergangenen Jahr wurden täglich über 84 Milliarden E-Mails verschickt. Die wachsende Menge an elektronischer Post beeinträchtigt die Qualität der Arbeit, wenn diese ungeordnet im E-Mail-Postfach landet. Denn dies bedeutet eine Überlastung der Mitarbeiter und teure Unterbrechungen durch steigenden, unkoordinierten E-Mail-Verkehr.« Weiterhin müsse es nach Meinung von Gessinger endlich zu einer Gleichberechtigung der E-Mail mit dem papiergebundenen Posteingang geben: »So kann es beispielsweise nicht sein, dass eine Bestellung per Brief in der Akte landet, per E-Mail aber nicht. Vor allem die Entscheidung darüber, ob eine E-Mail in der Postbox verbleibt oder in die Akte gelangt, sollte dem Anwender abgenommen werden.«
Immerhin entschieden sich laut Studie 60 Prozent der Nichtanwender dazu, in nächster Zeit ein E-Mail-Management-System einzuführen. Ein Resultat, das nicht ganz neu ist: In einer Studie aus dem vergangenen Jahr hatte BearingPoint ähnliche Zahlen veröffentlicht. E-Mail-Management scheint in deutschen Unternehmen eine untergeordnete Rolle zu spielen – ungeachtet der zahlreichen Vorteile. Vorgänge lassen sich beschleunigen und Prozesse optimieren. Die Folge: Kosten werden gesenkt und die Compliance-Konformität gewährleistet.
Für die Unternehmen liegt nach Meinung von Saperion ein großes Potenzial darin, E-Mails zukünftig den Sonderstatus zu entziehen und sie in die Geschäftprozesse zu integrieren. »Es ist erschreckend, dass die Notwendigkeit von E-Mail-Management-Systemen so unterschätzt wird«, stellt Gessinger fest. »Das liegt vor allem am mangelnden Verständnis für das unternehmerische Potenzial als ganzheitliche Informationsverwaltung. Wir sind heute weit davon entfernt, dass alle relevanten E-Mails in elektronischen Akten abgelegt werden. ECM muss sich von der Insellösung zum unternehmerischen Gesamtkonzept wandeln. Es ist an der Zeit, dass Unternehmen einen Umdenkprozess anstoßen.«
.