Die IHK Gesellschaft für Informationsverarbeitung (IHK-GfI) mit Sitz in Dortmund hat in einem weit gefächerten Auswahlverfahren einen strategischen Partner zur Umsetzung eines Dokumenten-, Workflowmanagement- und Archivsystems für die IHKs gesucht. Die Wahl fiel auf den börsennotierten Archivierungs- und ECM-Spezialisten EASY SOFTWARE mit Sitz in Mühlheim an der Ruhr. Basierend auf dem etablierten DMS-Tool des Herstellers konzipieren IHK-GfI und Easy Software jetzt die IHK-Produktsuite »EVA DMS«.
Die IHK-GfI hat unter dem Namen EVA eine integrierte ERP-Produktsuite für die IHKs auf Basis der Java-Technologie entwickelt und bundesweit in 56 IHKs eingeführt. Im nächsten Schritt werden die bestehenden Module um die Services Customer Relationship Management, Dokumenten-Management und Analytics erweitert und zu »EVA 2.0« ausgebaut.
Mit neuen EVA-Modulen wie EVA DMS unterstützt die IHK-GfI künftig auch IHK-Geschäftsfelder wie Standortpolitik, Starthilfe und Unternehmensförderung, Innovation und Umwelt, International sowie Recht und Fair Play. Für das Dokumentenmanagement setzt sie auf die strategische Partnerschaft mit Easy Software.
Ziel der Produktsuite EVA DMS ist es, eine weitgehend standardisierte und gleichzeitig für die IHK-Belange optimierte, modulare und individuell konfigurierbare Softwarelösung anzubieten. Dazu wird EVA DMS tief EVA integriert. Durch den umfassenden, standardisierten Produkt- und Betriebsansatz sowie die gebündelte Einkaufskraft der IHKs werden mit EVA DMS für die IHKs signifikante Kostenvorteile gegenüber Individual- und Projektlösungen ermöglicht.
Die einzelnen Module der EVA DMS-Suite werden die IHKs bei der Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten verschiedenster Art in den jeweiligen internen Arbeitsprozessen unterstützen. Im Fokus stehen dabei besonders diejenigen Arbeitsprozesse der IHKs, für die sich eine informationstechnische Archiv-, Dokumenten- und Workflow-Unterstützung fachlich und damit auch betriebswirtschaftlich lohnt.
Mit EVA DMS können die IHKs ihre geschäftsrelevanten Dokumente und Informationen entlang des jeweiligen Prozesses abteilungsübergreifend elektronisch verwalten und revisionssicher archivieren. Dabei werden die gesetzlichen und sonstigen regulatorischen Vorgaben - wie etwa die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) - berücksichtigt. EVA DMS wird in relevanten Anwendungen, die bereits in den IHKs eingesetzt werden, investitionsgeschützt integriert oder an die entsprechenden Produkte via DMS-Schnittstelle angebunden werden können. Dazu zählen unter anderem die zentralen Anwendungen der IHK-GfI sowie Mail und Office-Systeme. Die Einführung von EVA DMS beginnt im 1. Quartal 2010 mit der Ausbaustufe EVA Akte für sämtliche Geschäftsfelder einer IHK.
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