Unternehmen, die Rechnungen per E-Mail verschicken wollen, kennen die kleinen Probleme bei der Umsetzung. So benötigen sie bei Rechnungen an B2B-Kunden eine kostenpflichtige digitale Signatur, damit die Empfänger die Vorsteuer beim Finanzamt absetzen können. Diesen Aufwand braucht es zwar bei Endkunden nicht, doch damit die Rechnungen nicht im Spam-Ordner landen, muss der Versandserver auf der Whitelist der großen Mailversender stehen. Dennoch finden PDF-Rechnungen oft nicht die gleiche Beachtung wie eine gedruckte Rechnung. So kann es trotz schnellerer Zustellung zu Liquiditätsverzögerungen kommen. Zudem erreichen etwa fünf Prozent aller E-Mails – zum Beispiel durch Bounces, falsche Adressen oder Autoresponder – erst gar nicht den Empfänger.
Hier setzt eine Lösung von Agnitas, eines Spezialisten für Direkt- und Dialogmarketing per E-Mail, an: Eine Steuerdatei unterscheidet automatisch B2B- von Privatkunden und signiert nur die Rechnungen, bei denen dies erforderlich ist. Liegt beim Versand keine gültige E-Mail-Adresse vor, wird die Rechnung automatisch an einen Lettershop (gegebenenfalls auch an den des Kunden) zum Ausdruck und Versand weitergeleitet. Darüber hinaus sollen die Whitelist-Server von Agnitas eine sichere Zustellung garantieren.
Öffnungskontrolle überwacht »Zustellung«
Eine Öffnungskontrolle überwacht, ob die Rechnung ihren Empfänger erreicht. Wird die E-Mail nach einer definierten Zeit nicht geöffnet oder ist sie nicht zustellbar, geht die Datei automatisch an einen Lettershop, wird dort ausgedruckt und per Post versendet. Des Weiteren lassen sich mit dem Agnitas-System Mahnungen per E-Mail, Post oder sogar SMS zustellen. Über flexible Schnittstellen wird laut Anbieter zudem die Verbindung und der Datenaustausch mit CRM- und Buchhaltungssystemen sichergestellt.
Trotz der umfangreichen Features ist das Agnitas-System günstig: Durch den innovativen Versandprozess reduzieren sich die Portokosten auf bis auf 1 Cent – pro Rechnung. Wenn das für Unternehmen keine Überlegung wert ist, was dann….
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