Held stellt mit »Regisafe economie« DMS für KMUs vor

Für KMUs muss es nicht immer gleich ein ECM-System sein, ein DMS (Dokumenten-Management-System) tut es auch. Gemäß dieser Philosophie stellt Held mit »Regisafe economie« eine Lösung für die Dokumentenmanagement-Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMUs) vor. Mit der Software können Anwender laut Held das gesamte Unternehmens-Wissen unter einer Oberfläche ganzheitlich und zusammenhängend organisieren. In der elektronischen Aktenstruktur sollen sich Informationen sicher und zielgerichtet ablegen und bei Bedarf schnell wiederfinden lassen – ob Rechnungen, E-Mails und Verträge oder Video- und Audio-Podcasts sowie digitale Bilder.

Held rechnet vor, dass sich dadurch durchschnittlich 20 Prozent, in Spitzen bis zu 40 Prozent an Zeit und Kosten einsparen lassen. Das neue Paket zeichne sich durch praxisorientierte Funktionen, ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis sowie einen geringen Einführungs- und Bedienungsaufwand aus. Der modulare Aufbau sorge für eine maximale Anwenderflexibilität, über Schnittstellen werde die nahtlose Integration in die gängigsten Business-Applikationen erreicht.

Kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten

»Neben den konkret in Zahlen messbaren Vorteilen«, betont Marcus Hüttmann, Geschäftsführender Gesellschafter bei Held, »bietet Regisafe auch wichtige Leistungs- und Qualitätsverbesserungen wie kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten, eine höhere Arbeitsproduktivität durch schnellere Rückgriffe sowie einen erhöhten Datenschutz durch kontrollierte Zugriffsberechtigungen.«

Ein großer Anwendervorteil der Software ist es, elektronische Informationen den Mitarbeitern schnell, einfach und vor allem vollständig und aktuell zur Verfügung zu stellen. Zu diesem Zweck nutzt das Paket eine personen- und organisationsunabhängige Ablagestruktur, die als »Findex« bezeichnet wird. Dort werden alle Informationen zentral, nur einmal, sachbezogen und unabhängig von persönlichen Denkweisen abgespeichert.

Dokumentenmanagement gemäß GDPdU

Held verweist darauf, dass das elektronische Dokumentenmanagement mit Regisafe den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bei Betriebsprüfungen entspricht. Das gilt für alle drei Arten des Datenzugriffs durch Betriebsprüfer – den unmittelbaren Lesezugriff, den mittelbaren Zugriff über Auswertungen und die Datenüberlassung in verschiedenen Formaten.

Zudem biete die Software eine hohe Sicherheit, um Informationsverluste, Manipulation sowie Dateninkonsistenz zu vermeiden. Die verfügbaren Sicherheitsfunktionalitäten beinhalten eine Benutzerzugriffs- und Versionskontrolle, ein Aktivitätsprotokoll, den Schutz des Datenspeichers, die Verschlüsselung der Daten sowie eine Datei-Integritätsprüfung und die Dateispeicher-Synchronsicherung mit WORM-Medien.

Einstiegspreis ab 275 Euro pro Benutzer

Regisafe Economie soll ab sofort erhältlich sein. Der Einstiegspreis liegt bei ca. 275 Euro pro Benutzer. Das Paket ist in zwei Versionen erhältlich: »Regisafe economie Standard« und »Regisafe economie Pro«. Funktionen wie Akten- und Dokumentenverwaltung, Findex, E-Mail-Integration, modulübergreifende Suche, Versionskontrolle und kontrollierte Benutzerzugriffe sind bereits in der Standard-Edition integriert.

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