Die Sortierung, Zuordnung und Weiterleitung von Papierdokumenten kostet viel Zeit. Diese Erfahrung machen zahlreiche Krankenkassen täglich. Aus diesem Grund hat sich die Betriebskrankenkasse Salus BKK für eine automatische Posteingangslösung von Easy Software und dem ECM-Spezialisten I.R.I.S. entschieden. Wichtige Eingangsdokumente wie Mitgliederanfragen oder Tarifwechsel werden dadurch zeitnah bearbeitet, die Aufwände der manuellen Datenerfassung und Postsortierung auf ein Minimum reduziert.
Die Salus BKK mit Hauptsitz in Neu-Isenburg hat insgesamt rund 200.000 Mitglieder und damit ein überdurchschnittlich hohes Papieraufkommen: Insgesamt vier Millionen Seiten, bestehend aus Krankmeldungen, Vertragsänderungen, Anträgen oder Rückläufern, mussten ursprünglich von den Mitarbeitern in Neu-Isenburg und dem zweiten zentralen Standort in Leipzig manuell bearbeitet und zwischen beiden Standorten hin und her gefaxt werden. Vollständigkeit und Aktualität der Mitgliederakten waren somit eingeschränkt, wichtige Eingangspost konnte nicht zeitnah vom Kunden-Service-Team erledigt werden.
Aus der Poststelle direkt in den Workflow
Für die Lösung zeichnete Easy als ECM-Lösungsanbieter und Generalunternehmer verantwortlich, I.R.I.S. als Partner war für die Klassifikation und Indexierung der Daten zuständig, und disserto management als Entwickler für Portallösung auf Basis des »Microsoft SharePoint Server 2007« (MOSS 2007). Hauptausschlaggebend für den Deal war der überzeugende Benchmark: Vor Ort wurden dem System mit der Produktplattform »IRISXtract for Documents« 50 verschiedene Dokumentenklassen aus dem aktuellen Posteingang antrainiert – an noch nicht einmal einem Tag wurde aus dem Stand heraus eine Klassifikationsrate von 88 Prozent erreicht.
Seitdem werden die eingehenden Dokumente der Salus BKK nach verschiedenen Merkmalen wie Belegart, Scan-Datum und Versichertennummer klassifiziert. In Abhängigkeit von der ermittelten Belegart werden weitere Inhalte ausgelesen und verarbeitet. Diese Werte werden entweder im weiteren Klassifizierungsprozess verwendet oder je nach Belegart als Metadaten für das Archiv dem Beleg mitgegeben.
Nach dem Scannen vorschriftskonform archiviert
Zusätzlich wurde die Lösung mit der Konvertierung von Altakten ergänzt. Im Rahmen der Erfassung werden alle Belege unmittelbar nach dem Scannen mit einer Signatur versehen und anschließend vorschriftskonform archiviert.
»Durch die Reduktion der manuellen Postsortierung und der Datenerfassung in den Fachprozessen auf ein Minimum ist die Salus BKK aufgrund der automatischen Posteingangsbearbeitung nun in der Lage, noch zeitnaher und zügiger auf Kundenanfragen zu reagieren und damit ihre Geschäftsprozesse erheblich zu verbessern«, erläutern Frank Tiedt, Partner Sales Manager bei I.R.I.S., und Axel Riemer, Sales Director Outsourcing Services bei I.R.I.S., den wesentlichen Vorteil für die Betriebskrankenkasse.
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