Sehr viele Firmen aus dem ECM-Segment fokussieren auf Lösungen beim Posteingang. So auch der Münchner B2B-Integrations-Spezialist Crossgate. Aber dieser Anbieter kann noch wesentlich mehr: Mit den »Print Services« und den »e-Invoicing Services« werden die Automatisierung sämtlicher Outbound-Prozesse wie Rechnungen, Mahnungen, Geschäftsbriefe oder Infosendungen angeboten. Crossgate verspricht, dass bereits nach einer Woche die Daten direkt aus dem ERP- oder Warenwirtschaftssystem per Druckertreiber oder als Batch versendet werden können.
Der anschließende Druck, die Kuvertierung, die Frankierung und der Versand erfolgen dann vollautomatisch. Papierlose Rechnungen werden als PDF oder EDI UstG-konform verschickt und auf Wunsch revisionssicher archiviert. Der elektronische Rechnungsausgang spart neben Porto und Versand die Bearbeitungszeit und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess, argumentiert Crossgate. Die Print-Services sind Teil der Complementary-Services von Crossgate, die sämtliche Prozesse rund um das Invoice-Management in den verschiedenen Stufen von Scan/OCR über Druck bis zu EDI abdecken.
Zum Hintergrund: Der Rechnungsausgang nimmt heute in den Unternehmen einen großen Anteil der ausgehenden Papierdokumente ein. Die Prozesse rund um Erstellung, Ausdruck und schließlich Versand der Rechnungen sind überaus zeit- und kostenintensiv. Oft fehlen einheitliche Layoutvorgaben und Portorabatte können nicht genutzt werden, Prozess- und Transaktionsmonitoring sind ebenfalls selten unternehmensübergreifend vorhanden.
Liquidität und Nachhaltigkeit »auf einen Streich«
Genau hier will Crossgate bei der Umstellung auf den papierlosen Rechnungsverkehr helfen, wobei als eine erste Stufe die Eliminierung der Print-Prozesse im Rechnungsausgang angeboten wird. Crossgate kümmert sich im Rahmen seiner Print-Services auch um die Kunden der Kunden. Letztere können selbst bestimmen, in welchem Format sie die Rechnungen erhalten wollen – vom Brief über PDF bis EDI ist hier alles möglich.
Mit seinem Roll-Out-Management will Crossgate sicherstellen, dass bei der Umstellung keinerlei Liquiditätsverluste entstehen, da der papierlose Rechnungsempfang dank dieser Wahlmöglichkeiten auf hohe Akzeptanz stoße. Und was den Anwender besonders erfreuen dürfte: Damit einher geht laut Crossgate in der Regel auch eine deutlich schnellere Bezahlung der Rechnungen.
Ziel: komplette Eliminierung des gesamten Papiers
»Die Konsolidierung aller anfallenden Print-Prozesse ist im Grunde nur der erste Schritt. Wir nehmen unseren Kunden dabei den Umgang mit dem Papier ab«, erklärt Oliver van der Linden, Vice President bei Crossgate. »Die logische zweite Stufe in diesem Prozess ist dann die komplette Eliminierung des gesamten Papiers, sowohl im Postein- als auch -ausgang. Die Print-Services sind dementsprechend der ideale Migrationspfad zur zweiten Stufe, dem umfassenden elektronischen Datenaustausch wie beispielsweise E-Invoicing oder EDI. Der Versand über unser B2B-Netzwerk garantiert den Unternehmen die einfache Abwicklung hochvolumiger Datenmengen – und ist damit der entscheidende Schritt zum komplett papierlosen Büro. Es ist für uns selbstverständlich, beide Stufen im Portfolio zu haben.«
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