In »Tinca Enterprise«, das Dokumenten-Management-System (DMS) von DMSfactory aus Rödermark, flossen in der neuen Version 4.6 wissenschaftliche Erkenntnisse der Usability-Forschung von der Hochschule Darmstadt ein. Dmsfactory betreibt zwei Jahren in Kooperation mit der Darmstadt ein »DMS Usability Lab«. Daraus ergaben sich neue Erkenntnisse zur Anwendbarkeit und über den nicht zu vernachlässigen Spaß beim Einsatz von DMS-Software. Die neue »Tinca Enterprise 4.6« soll ab August verfügbar sein. »Neben dem zweckmäßigen Einsatz sind leichte Erlernbarkeit und eine ergonomische Handhabung die wesentlichen Erfolgsfaktoren ein schnellen ROI mit DMS-Software«, sagt Manfred Forst, Mitbegründer von Dmsfactory und Erfinder des DMS-Pakets. Schon in die aktuelle Tinca-Version 4.5 seien diese Erkenntnisse eingeflossen.
In der kommenden 4.6er Version wurde zum Beispiel die Anwenderführung beim Wechseln von Dokument-Archivierung und Suche optimiert, sodass Universal-Anwender viele Klicks und damit Zeit sparen. Intuitiver zu bedienen ist auch der Anzeigebereich (Viewer) für Dokumente. Die Steuerung der Anzeige und die Auswahl von Annotationen wurden in den Viewer integriert; dies ist laut Anbieter vorteilhaft, wenn der Viewer auf einen zweiten Monitor gelegt wird.
Neue Funktionen zur Vorverarbeitung rund um das Scannen
Weiter ausgebaut wurden in der neuen Tinca-Standardversion die Funktionen zur Vorverarbeitung rund um das Scannen und Importieren. Durch weitgehende Standardisierung und Automatisierung sollen sich unterschiedlichste wiederkehrende Scan und Importaufgaben erledigen lassen, egal, ob die Dateien über Scanner, Multifunktionsgeräte oder Übergabeverzeichnisse eintreffen. Alle Einstellungen für die Vorverarbeitung werden in Profilen hinterlegt und stehen beim Scannen und Importieren zur Verfügung. Stapel werden automatisch in einzelne Dokumente aufgetrennt, für die Archivierung vorverarbeitet und automatisch archiviert. Die Schlagworte für eine spätere Suche der Dokumente in einem Archiv können dabei flexibel aus Barcodes, Systemvariablen oder einer Stammdatenbank gewonnen werden. Auf die in Profilen gespeicherten Einstellungen kann der Anwender später immer wieder zugreifen.
Mehr Übersichtlichkeit soll in der neuen Version auch die elektronische Laufmappe (Akte) bieten. Unter anderem kann die Liste der Dokumente oder Archivlinks nun nach Kriterien wie Datum der Erzeugung, Erzeuger oder beliebigen Schlagworten sortiert werden. Völlig neu geordnet wurde auch das Optionsfenster. Individuelle Einstellmöglichkeiten für alte und neue Funktionen werden nun verständlicher präsentiert; für Anwender sei es somit nun einfacher, das DMS-Paket auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen.
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