Der DMS-Spezialist Held hat gerade einen guten Lauf in öffentlichen Verwaltungen. Neben den Landratsämtern Rhein-Neckar-Kreis, Karlsruhe, Rastatt und Freudenstadt hat sich nun auch die Kreisverwaltung Neu-Ulm für die verwaltungsweite Einführung des Dokumenten-Management-Systems »Regisafe public« entschieden.
Die Installation beim Landratsamt Karlsruhe wird laut Held innerhalb von nur zehn Monaten verwaltungsweit ausgebaut. Bis Ende 2010 nutzen dann rund 1.700 Mitarbeiter Regisafe, um sämtliches Schriftgut elektronisch zu verwalten und zu archivieren. Das Landratsrat Karlsruhe gilt als das größte DMS-Projekt Deutschlands auf Kreisebene.
Erstes Landratsamt in Bayern realisiert flächendeckende DMS-Lösung
»Mittlerweile ist Regisafe bei mehr als 2.000 kommunalen Einrichtungen erste Wahl, wenn es um ein modernes Informationsmanagement geht«, erklärt Oliver Jungbauer, Geschäftsführender Gesellschafter bei Held Beratungs; die Tochter kümmert sich in der Held-Unternehmensgruppe um die Einführung von Regisafe Public bei Groß- und Spezialkunden.
Neu-Ulm ist nach Angaben von Held das erste Landratsamt in Bayern, das in den nächsten eineinhalb Jahren den flächendeckenden Einsatz einer DMS-Lösung realisieren wird. Bis Ende 2011 installiert Held rund 300 Lizenzen von Regisafe public und schult alle Mitarbeiter des Landratsamts. Die Anwendungsgebiete umfassen neben der kompletten Schriftgutverwaltung auch die Kassen- und Kfz-Archivierung sowie die Umsetzung des Ratsinformationssystems.
Datenbestand um ein Drittel veraltete Dokumente bereinigt
Beim Landratsamt Esslingen gab es eine Besonderheit: Held musste die Integration der bisher in einem anderen Archivierungssystem abgelegten Kfz-Zulassungakten meistern. Mit Hilfe eines von Held entwickelten Migrationsprogramms konnten über einer Million Dokumente in mehr als 780.000 Zulassungsakten übernommen werden. Das Besondere an der Migration: Der Datenbestand konnte um ein Drittel veraltete Dokumente bereinigt werden.
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