Der Berliner ECM-Spezialist Optimal Systems hat einen guten Lauf bei Mittelstandsunternehmen. Jetzt entschied sich Bayernhafen für das ECM-System (Enterprise Content Management) »OS ECM« von Optimal Systems, das in der gesamten Unternehmensgruppe eingeführt werden soll.
Zur Bayernhafen-Gruppe gehören die sechs Standorte Aschaffenburg, Bamberg, Nürnberg, Roth, Regensburg und Passau. Die Lage an wirtschaftsgeografisch bedeutenden Knotenpunkten, kombiniert mit einer effizienten Verknüpfung der Verkehrswege Wasser, Schiene und Straße, zeichnet die Standorte aus. Die Gruppe selbst beschäftigt 210 Mitarbeiter. Mit 800 Hektar Gesamthafenfläche und rund 500 angesiedelten Unternehmen mit mehr als 12.000 Beschäftigten zählt die Bayernhafen-Gruppe indes zu den größten Logistik-Netzwerken Europas.
Aufgabenstellung: schneller auf Dokumente zugreifen
»Unsere wichtigste Aufgabenstellung war einerseits die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und andererseits die wirtschaftlichere Gestaltung der Zugriffszeiten auf Dokumente«, erklärt Alexander Ochs, Prokurist bei Bayernhafen. »Der Zugriff auf Informationen soll nun unserem Leitmotto ‚Beste Verbindungen’ gerecht werden. Auschlaggebend für unsere Entscheidung zu Gunsten des Berliner ECM-Spezialisten waren die hohe Benutzerfreundlichkeit des Systems sowie das schlüssige, modular aufgebaute Gesamtkonzept. Die intensive und professionelle Vertriebsbetreuung gepaart mit einer hohen Wirtschaftlichkeit unterstützten dabei die Entscheidung zusätzlich die Entscheidung.«
OS-ECM soll schrittweise zur konzernweiten Informationsplattform ausgebaut werden. In der ersten Projektstufe werden 130 Mitarbeiter an den Standorten Aschaffenburg, Bamberg, Nürnberg und Regensburg sowie in der Hauptverwaltung der Bayernhafen-Gruppe in Regensburg das ECM-System für die Digitalisierung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen einsetzen. Die Migration von Altdaten inklusive der Digitalisierung und revisionssicheren Ablage vom alten Papierarchiv gehört ebenfalls zu der ersten Ausbaustufe.
Abschied vom Papier ist eingeplant
»Hier möchten wir uns vom vorhandenen Papier – etwa 200 laufende Meter Dokumente – gerne trennen. Und zwar vor allem in Hinsicht auf einen schnelleren und sichereren Zugriff auf die Belege«, erklärt Ingo Maschauer, Projektleiter ECM bei Bayernhafen. In den folgenden Projektstufen soll das ECM-System an das bestehende ERP-System »Dynamics NAV« von Microsoft angebunden werden.
Der Einsatz von Workflows zur Optimierung von Geschäftsprozessen, die Realisierung der Vertragsmanagement-Lösung sowie die Anbindung an Microsoft-Sharepoint, welches als Intranet laufen soll, sind ebenfalls in Planung. »Mit der Realisierung von Workflows in den nächsten Projektschritten«, erläutert Ochs, »werden wir einen wesentlich schnelleren Belegfluss im Haus und zwischen den Niederlassungen bewerkstelligen und die Freizeichnungsprozesse dynamischer gestalten.«
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