Koan-Solution automatisiert die Korrespondenz

Betrachtet man Massen- und Individualschreiben im Allgemeinen, so entfallen durchschnittlich 80 Prozent auf Standardisierungen und feste Formulierungen – und nur rund 20 Prozent auf individuellen Text. koan-solution hat deshalb jetzt die Lösung »koan-solution CMS« vorgestellt, die Schriftverkehr mit »einem Klick« erzeugt. Hierunter ist eine kontextbezogene Auswahl des Schriftstückes gemeint, die Prozessdaten (zum Beispiel Empfänger- und Absenderangaben) übernimmt und Sachbearbeiteroptionen durch Berechtigungskonzepte steuert.

Die PDF-basierte Korrespondenzlösung soll die Grundlage für Mitarbeiter und Vorgesetzte bieten, personalisierte Korrespondenz auf der Basis einer Vorlagenverwaltung und von freigegebenen Textbausteinen zu erstellen. Die Textbausteine unterscheiden sich in Textbausteine bei Erst-Generierung, optionale Textbausteine und Pflichtbausteine. Mitarbeiter aus dem Fachbereich können ihre Briefvorlagen laut Anbieter »schnell und effizient« erstellen und später weiter pflegen. Im Gegensatz zu Office-basierten Lösungen seien verbindlichen Elemente durch den Korrespondenz-Sachbearbeiter nicht lösch- oder modifizierbar.

Lösung basiert auf »LifeCycle ES« und LiveCycle Designer«

Die Lösung selbst besteht aus drei Komponenten und basiert auf der Adobe »LifeCycle ES«-Plattform. Der erste Baustein ist die Formular- und Briefvorlagenverwaltung. Der zweite Baustein ist ein Webinterface, das auf den Briefvorlagen aufgebaut ist und Standalone oder in andere Applikationen (zum Beispiel CRM-/ERP-System wie SAP) integriert werden kann. Der dritte Baustein ist der Adobe »LiveCycle Designer«, ein Designtool, das für die Erstellung der Formularvorlagen erforderlich ist.

In das Korrespondenzgefüge lassen sich idealerweise interaktive Formulare als Offline- und Online-Szenarien implementieren. In vielen Firmen wird der Außendienst beispielsweise durch ein ticketbasiertes CRM-System unterstützt. Diese interaktiven PDFs werden für die Stammpflege, Wartungsaufträge und weitere detaillierte Ticketinformationen verwendet. Dieser Vorgang kann als Online- und Offlineszenario implementiert werden.

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