Wenn sich ein Unternehmen für ein E-Mail-Archivierungssystem interessiert, dann sind es mit an erster Stelle die gesetzlichen Pflichten wegen der digitalen Archivierung von E-Mails. Neuerdings kommt ein weiterer Auslöser dazu, glaubt man im Hause dataglobal erkannt zu haben: »Es sind die zunehmende Instabilität und wachsenden Kosten des E-Mail-Systems, die übrigens durch die so genannte Archivfunktion von ‚Microsoft Exchange 2010’ eher gesteigert als vermieden wird«, meint Bernd Hoeck, VP Marketing & Business Development beim Archivierungsspezialisten Dataglobal, in einem Interview mit ECMguide.de zu Trends auf dem E-Mail-Archivierungssektor.
»Auch hier sorgt eine richtige E-Mail-Archivierung für eine deutliche Entlastung«, erläutert Hoeck. »Viele Unternehmen erkennen aber eigentlich erst nach der Einführung den mitunter größten Vorteil: die einfachere Transparenz in der E-Mail-Kommunikation und verbesserte Verzahnung mit anderen Kommunikationskanälen.«
In zehn Jahren wird Storage-Medium typischerweise zwei- bis dreimal ausgewechselt
Dataglobal ist schon lange auf dem Markt, und traut sich deshalb zu, die aktuellen Trends einschätzen zu können. »Wir liefern seit fast 20 Jahren gesetzeskonforme und revisionssichere Archivsysteme und bieten damit sicherlich eine in diesem Bereich führende Lösung an. Aus unserer Sicht sollten die Kunden bei der Auswahl auch auf die langfristige Erfahrung von Anbietern achten«, betont Hoeck. »Wenn Sie den typischen Archivzeitraum von zehn Jahren betrachten, müssen Sie davon ausgehen, dass Sie in dieser Zeit das dem Archivsystem zugrunde liegende Storage-Medium typischerweise zwei- bis dreimal auswechseln wollen. Bei dieser andauernden Migration von Archiven über die jeweils aktuellen Storage-Medien stehen neue Anbieter oft vor ungeahnten Problemen, die routinierte und erfahrene Anbieter wie wir gut im Griff haben.«
Hoeck hat ein paar Tipps parat, wenn es ums Einhalten gesetzlicher Vorschriften geht: »Wichtig ist die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen aus dem Telekommunikationsgesetzm wenn auch private Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adressen zugelassen ist. Hier ist eine große Flexibilität in der Konfiguration erforderlich. Ein plumpes Journaling, wie es manchen Hersteller anbieten, reicht da nicht aus.«
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