Moderner Kopierer mit Festplatte (Bild: Toshiba)
Sensible Unternehmensdaten geraten häufig auf unerwarteten Wegen in die falschen Hände. Denn viele Unternehmen löschen Daten von Kopierern, mobilen Geräten oder USB-Sticks nicht ausreichend, bevor sie diese zurückgeben, weiterverkaufen oder entsorgen. So lassen sich Unternehmensinterna und private Daten ohne großen Aufwand rekonstruieren. Darauf weist
Kroll Ontrack, Anbieter von Datenrettung und Datenmanagement, hin.
Die Experten von Kroll Ontrack raten deshalb dazu, nicht nur Server- und PC-Festplatten systematisch zu löschen, bevor sie das Unternehmen verlassen. Auch die internen Speicher von Kopierern und anderen Geräten sollten professionell überschrieben oder entmagnetisiert werden.
Kopierer-Leasing-Vertrag ausgelaufen – Festplatte gelöscht?
Denn über die Glasplatte eines Kopierers wandern im Lauf der Zeit die verschiedensten sensiblen Dokumente – Rechnungen, Bestellformulare, Pläne, Meeting-Unterlagen, und vielleicht auch der Lebenslauf des leichtsinnigen Mitarbeiters, der sich gerade bei einem anderen Arbeitgeber bewirbt. Professionelle digitale Kopiergeräte speichern die Images dieser Dokumente auf einer internen Festplatte ab. Sie können damit schneller mehrere Kopien erstellen und Dokumente auch einscannen, faxen oder e-mailen. Werden die Kopierer allerdings nach Ablauf des Leasing-Vertrages zurückgegeben, weiterverkauft oder entsorgt, geraten mit diesem internen Speicher eventuell Unternehmensdaten nach außen, die nicht für fremde Augen bestimmt sind.
Ähnlich verhält es sich insbesondere mit Smartphones der Unternehmensmitarbeiter, die E-Mail-Daten, Informationen zu Aufträgen oder andere Interna enthalten. USB-Sticks dienen häufig zum Transport von Vertriebs- oder internen Strategie-Präsentationen. Auch hier ist es laut Kroll Ontrack wichtig, die Speicher systematisch zu löschen, bevor die Geräte ausgemustert und entsorgt werden.
Problem: Bürogeräte werden nicht als IT-Geräte wahrgenommen
»Vielen Unternehmen ist nicht ausreichend bewusst, dass Daten nicht nur auf den Festplatten des IT-Netzwerkes zu finden sind, sondern auch auf einer Vielzahl anderer Geräte im Unternehmen«, erläutert Peter Böhret, Managing Director von Kroll Ontrack. »Gerade Kopiergeräte fallen oft durch das Raster, weil sie mehr als Büroausstattung statt als IT-Geräte wahrgenommen werden. Das entspricht aber längst nicht mehr der Realität. Bei jedem Gerät, das Unternehmensdaten speichert, sollte auf die Datensicherheit geachtet werden. Dazu gehört auch die Löschung aller Daten zum Ende der Gerätelebenszeit.«
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