Lösungen zur Rechnungseingangsbearbeitung haben sich bei Großunternehmen seit 2003 immer mehr durchgesetzt und sind dort nahezu überall im Einsatz. Die Einsparpotenziale sind aber sehr unterschiedlich. »Am meisten haben die Firmen profitiert, die gleich ganzheitliche Geschäftsprozesslösungen eingesetzt haben«, erläutert
Lars Thielke, Solution Sales Manager beim ECM-Spezialisten
OpenText, in einem
ECMguide.de-Interview rund um das Thema »
Postbearbeitung«.
Der Trend gehe derzeit weg von Best-of-Breed-Lösungen hin zu im ERP-System hochintegrierten Lösungen, erklärt Thielke, »die nicht nur die Rechnungserkennung, sondern auch die Verbuchung, Behandlung der arbeitsintensiven Ausnahmen (wie zum Beispiel Preis- oder Mengenabweichungen) sowie die Freigabe- und Genehmigungsprozesse in einem Produkt abbilden können.« Die Opentext-Lösung für SAP-Anwender »Vendor Invoice Management« vereine all dies Aspekte und gebe dem Manager volle Transparenz über den Prozess und Auswertungen über die Effizienz.
Digitaler Posteingang bündelt die heutigen Posteingangskanäle
Generell ist Thielke der Meinung, dass den Postbearbeitungsmarkt derzeit vor allem das Thema Digitaler Posteingang und personalisierte Kundenkommunikation bewegt. »Beim Digitalen Posteingang geht es darum, die heutigen Posteingangskanäle (Briefpost, E-Mail, Fax, FTP, etc.) zu bündeln, die Information zu digitalisieren, die eingehende Information zu klassifizieren, und dann an den richtigen Ansprechpartner im Unternehmen möglichst noch taggleich zuzustellen. Dabei können Geschäftsprozesse durch gezielte Datenextraktion schon aktiv unterstützt werden«, betont der Opentext-Manager.
Die Unternehmen könnten seiner Meinung schneller reagieren und die Kunden- und Lieferantenzufriedenheit erhöhen. »Die Postbearbeitungsstelle wird dabei zur zentralen Digitalisierungsstelle im Unternehmen«, sagt Thielke. »Personalisierte Kundenkommunikation bedeutet in kurzen Worten, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter, Zulieferer und Kunden über alle denkbaren Output-Kanäle mit für den Empfänger relevanten Informationen versorgen.«
De-Mail oder E-Postbrief? Lösung muss nur einfach sein!
Zum vieldiskutierten Thema De-Mail oder E-Postbrief reduziert Thielke auf ein paar ganz einfache, aber prägnante Punkte: »Generell steigt der digitale Informationsaustausch bereits heute über Internet und mobile Endgeräte stetig an – auch ohne De-Mail oder E-Postbrief. Die Herausforderung wird sein, dem Bürger quasi eine Art Einpostfachsystem anzubieten, in dem er seine E-Mails, Online-Briefe und sicherheitsrelevante Post (wie zum Beispiel De-Mail) verwalten kann. Letztlich muss eine Lösung nur einfach sein, dann findet sie auch Verbreitung.«
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