Wie in jeder Branche gibt es Hypethemen. Im Online-Brief-Markt bzw. Postbearbeitungssektor brodelt es gerade rund um »De-Mail« und »E-Postbrief«. Doch von diesen Hypes hält
Raimund Schlotmann, Director Business Unit Purchase to Pay and Global Solution Marketing bei
Itella Information, in einem
ECMguide.de-Interview rund um das Thema »
Postbearbeitung« nicht allzu viel: »Ich denke, der Hype um De-Mail und E-Postbrief ist in den letzten Monaten wieder abgeflacht. Das ist aber eine ganz normale Entwicklung. Jetzt müssen sich die Lösungen in der Praxis beweisen.«
Im Hause Itella – ein Spezialist für Dokumenten- und Informationslogistik mit Fokus im Bereich der Optimierung von Rechnungsprozessen – registriert man dagegen momentan einen ganz anderen Trend. »Was wir derzeit verstärkt im Markt beobachten, ist eine Nachfrage nach ‚as a Service’-Lösungen für die Postbearbeitung, besonders für die Finanzprozesse, also Rechnungseingang und -ausgang. Gerade bei heterogenen Strukturen helfen as-a-Service-Lösungen, Prozesse zu vereinheitlichen und die Effizienz zu steigern«, erläutert Schlotmann den Trend hin zur Postbearbeitung in der Cloud. »Im Ergebnis wird der Prozess kostentransparenter und günstiger: das Unternehmen muss keine Ressourcen mehr für schwankende Rechnungsvolumina vorhalten, der Dienstleister kümmert sich auf Anfrage um die Abwicklung und, anders als beim klassischen Outsourcing, gibt das Unternehmen dabei die Kontrolle nicht aus der Hand.«
Nachfrage nach Rechnungseingangslösungen steigt
Parallel verweist Schlotmann auf den Trend, dass Unternehmen vermehrt zumindest auf den elektronischen Rechnungseingang Wert legen. »In den Prozessen rund um den Rechnungseingang liegt das größte Potenzial und die meisten Unternehmen fangen jetzt erst an, dieses zu heben«, erklärt der Itella-Manager. »Täglich gehen in deutschen Unternehmen Millionen von Rechnungen ein, und oft sind die Kosten für die interne Verarbeitung dieser Rechnungen ein weißer Fleck in der Bilanz. Den Verantwortlichen ist nicht bewusst, dass die Kosten jeder verarbeiteten Eingangsrechnung schnell bei über 12 Euro liegen können; ein vorsichtig geschätzter Wert.«
Nach Erfahrungswerten von Itella Information sind allein bei den Prozesskosten Einsparungsmöglichkeiten von 50 Prozent durch Automatisierung des Prozesses leicht zu erzielen. »Dazu kommen sofort wirksame Kosteneinsparungen zum Beispiel durch zuverlässigere Einhaltung von Skontofristen, reduzierte Mahngebühren, niedrigerer Archivierungsaufwand und Vermeidung von Fehler, die bei manuellen Eingriffen entstehen können«, betont Schlotmann.
Kompletter Verzicht auf Freigabeprozesse ist möglich
Denn eine digitalisierte Eingangsrechnung könne in elektronischen Workflows bearbeitet, zur Freigabe weitergeleitet und anschließend vollautomatisch in das Rechnungssystem eingespielt werden. »Sogar der komplette Verzicht auf Freigabeprozesse«, argumentiert Schlotmann, »ist durch einen automatischen Abgleich mit den Bestelldaten und dem Wareneingang möglich.«
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