Christian Thiede (Bild: Alfresco)
Je besser sich ein ECM-System im Einsatz bewährt, desto tiefer soll es in die IT-Infrastruktur eingebunden werden. Verknüpfungen mit E-Mail-Systemen und Collaboration-Tools sowie ERP-Anwendungen - wie auch in unserem
Online-Special »Integrierte ECM-Prozesse« zu lesen - stehen auf der Wunschliste der Anwender ganz oben. Aktuell sehr gefragt sind laut
Christian Thiede, Sales Director DACH von Alfresco, allerdings auch soziale Netzwerke: »Damit meine ich nicht nur Facebook und Twitter, sondern auch die »Business-Varianten« unterschiedlichster Anbieter, denken Sie hier an »Jive«, Salesforce.com’s »Chatter«, »Lotus Quickr«, »Liferay«, »Drupal« oder »LinkedIn««.
Dabei beobachtet Thiede, der ECMguide.de ein
ausführliches Interview zu diesem Thema gab, auch einen Trend zu prozessorientiertem ECM. Doch gerade im Umfeld von Collaboration und Social Content Management steigt seiner Meinung nach der Bedarf nach prozessunabhängigen ECM-Anwendungen. »Es hängt sehr stark von den Inhalten und Dokumenten ab. Die Herausforderung besteht darin, beide Sichten zu vereinen und auf der Grundlage der jeweiligen Dokumente die dafür passende Applikation – mit oder ohne nötige Prozessunterstützung – bereitzustellen«, so Thiede.
Allerdings ist es für die Prozessunterstützung notwendig, dass die ECM-Systeme Workflows unterstützen – und zwar systemübergreifend. Doch nicht alle Hersteller sind dazu in der Lage und potenzielle Kunden sollten sich darauf vorbereiten. »Nicht jedes System hat die Möglichkeit, Prozesse mit der gewünschten Komplexität und Flexibilität abzubilden und mit anderen Anwendungen zu interagieren. Die Verantwortlichen sollten sich dabei vorher genau anschauen, ob ein Workflow-Modul eine echte Engine ist, die genau das kann, oder nur die Aneinanderreihung »hart verdrahteter« Wenn-Dann-Aufgaben innerhalb des eigenen Systems ermöglicht«, empfiehlt Thiede. Eine Engine unterstütze auch komplexe Unternehmensprozesse unter Einbindung von Dritt-Systemen, Datenbanken, E-Mail-Clients, ERP- und CRM-Systemen.
ECM-Kopplung spart Kosten
Die Hauptvorteile, die sich aus der Verknüpfung der Systeme ergeben, liegen in der Zeit- und der damit verbundenen Kostenersparnis. In der Vergangenheit war die Pflege eines Dokumenten-Management-Systems mit zusätzlichem Aufwand für die Anwender verbunden. »Wenn heute Prozesse automatisiert und in Anwendungen richtig integriert werden, reduziert das die nötige Bearbeitungszeit und senkt gleichzeitig die Komplexität: Der Anwender arbeitet in der Oberfläche, die für ihn am bequemsten ist und ihm den größten Nutzen bietet – und wenn dies Outlook ist, dann ist es eben Outlook«, so Thiede. Das Content-Management-System kann im Hintergrund mitlaufen und beispielsweise Projektdokumente und Projekt-relevante Kommunikation gleichermaßen protokollieren.
Die Anforderungen rund um Unternehmens-Content werden immer umfangreicher und komplexer und es bedarf einer immer engeren Verzahnung von Lösungen. Kein Hersteller kann nach Thiedes Meinung die komplette Palette aller Content-relevanten Anforderungen abdecken. Gefordert sind für die Zukunft ECM-Systeme, die ein hohes Maß nativer Funktionalität mitbringen und dann die nötigen Schnittstellen haben, um mit den Unternehmens-Systemen Content jeglicher Couleur austauschen und verarbeiten zu können.