Neue PDF-Vorschau im »Office Manager 11.0« (Bild: Softwarebüro Krekeler)
Das Dokumenten-Management-System (DMS) »
Office Manager« ist ab sofort in der neuen Version 11.0 verfügbar. »Die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten in Unternehmen wird mit dem ‚Office Manager 11.0’ nun noch schneller, einfacher und damit noch produktiver«, fasst
Harald Krekeler, Geschäftsführer des
Softwarebüro Krekeler, die Vorteile der neuen Version zusammen. So wurden unter anderem viele Arbeitsschritte weiter verkürzt: Im Dokumenten-Archiv abgelegte E-Mail-Anlagen lassen sich nun direkt öffnen, ohne dass die entsprechende E-Mail zuvor geöffnet werden muss. Ähnliches gilt für Dateien, die in ZIP-Archiven oder anderen Kompressionscontainern enthalten sind. Eine vorherige manuelle Dekomprimierung ist hierzu nicht mehr notwendig.
Eines der Neuheiten-Highlights ist, dass das Paket nun RDX-WORM-Medien unterstützt. Im Bereich der Datensicherung hat sich seit einigen Jahren die Removable-Disk-Technology (RDX) als Alternative zu Bandlaufwerken vor allem bei kleineren und mittelständischen Unternehmen (KMU) durchgesetzt.
Tandberg entwickelte RDX weiter mit WORM-Fähigkeiten
Das Speicherformat war 2004 von ProStor Systems entwickelt worden. Der Storage-Spezialist Tandberg Data kaufte im Frühjahr die Technologie von Prostor (speicherguide.de berichtete). Mitte dieses Jahres stellte Tandberg dann die WORM-Weiterentwicklung für die RDX-Technologie vor (ECMguide.de berichtete).
Die RDX-WORM-Technologie ist deshalb so interessant, weil eine der wichtigsten Anforderungen an die Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten in Unternehmen die Revisionssicherheit ist. Sprich: Vor allem Unterlagen, die aus steuerrechtlichen Gründen über einen langen Zeitraum – in der Regel bis zu zehn Jahre – aufbewahrt werden müssen, sind im elektronischen Archiv so abzulegen, dass Manipulationen beziehungsweise Änderungen an diesen ausgeschlossen sind. Hierzu zählen Belege, Rechnungen und Quittungen ebenso wie andere Dokumente, für die die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) einschlägig sind.
Revisionssichere Langzeitarchivierung beginnt beim Datenträger
Die praktische Umsetzung dieser gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Dokumentenarchivierung beginnt bereits bei der Wahl der Datenträger, auf dem die digitalen Unterlagen für den vorgesehenen Aufbewahrungszeitraum gesichert werden. WORM steht für »Write Once Read Multiple«. Demnach können Daten auf dem Datenträger normalerweise auch nur revisionssicher gespeichert werden.
»Dank der Kombination mit der RDX-Technologie haben die neuen RDX-WORM-Speichermedien davon abweichend jedoch die Besonderheit, dass normale und revisionssichere Dokumente auf demselben Datenträger gespeichert werden können«, erklärt Krekeler. »Denn die Write-Once-Eigenschaft wird dann erst durch das Setzen des Dateiattributs ‚Schreibgeschützt’ aktiviert.« Der WORM-Modus wird im neuen Office-Manager automatisch dann aktiviert, sobald der Anwender Dokumente in die Langzeit-Archivierung überführt.
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