Zumindest soviel ist sicher: Compliance für die E-Mail-Archivierung beginnt mit der Organisationspflicht des Vorstands für die IT-Infrastruktur eines Unternehmens.
Eine Standardsituation: Ein Kunde erkundigt sich mit einer E-Mail nach den Kosten eines Prototyps. Der Vertrieb fragt zurück, wie der Prototyp aussehen soll. Der Kunde schickt Zeichnungen. Details werden per E-Mail- Kommunikation geklärt. Das Unternehmen schickt ein Angebot. E-Mails mit Preisvorstellungen werden hin und her geschickt, bis man sich geeinigt hat. Nach einem Jahr wird für den Kunden in Serie gefertigt. Das Produkt ändert sich. Über neue Konstruktionszeichnungen, Design und Material wird per E-Mail kommuniziert. Mit diesem Fall ist die klassische Frage der E-Mail-Kommunikation gestellt: In welcher Form und wie lange müssen welche Mails archiviert werden? Dies ist die Frage nach der Rechtssicherheit der E-Mail-Kommunikation oder der E-Mail-Compliance.
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